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O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é uma tecnologia utilizada para autenticar documentos eletrônicos, como arquivos em PDF, por exemplo. Ela utiliza as chaves criptográficas de um certificado digital para identificar os signatários, proteger as informações e conferir validade jurídica. Pode ser aplicada a contratos, procurações, laudos médicos, atestados e diversos documentos ou transações online. Neste artigo, você vai entender o que é assinatura digital, como funciona e quais as vantagens. Confira! 

O que é assinatura digital

A assinatura digital é uma técnica que utiliza criptografia para conferir segurança e integridade a documentos eletrônicos. Com a expansão da informática, grande parte dos arquivos em diversas áreas do mercado migrou para o ambiente digital. A partir disso, surgiu a necessidade de autenticar todo esse volume de informações, da mesma forma que as assinaturas manuscritas validam contratos e outros conteúdos em papel.

Com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, em 2001, os documentos digitais passaram a ter validade jurídica em todo Brasil e podem substituir totalmente o papel, desde que assinados digitalmente. 

Imagine um contrato de prestação de serviços entre duas empresas, representadas na forma de pessoas jurídicas (CNPJ). Para assiná-lo, seria necessário que pelo menos um colaborador de cada uma delas se deslocasse até um cartório, investindo tempo e energia nessa tarefa. Se as partes estivessem em cidades diferentes, o processo ficaria ainda mais demorado e caro. 

Em um mundo cada vez mais conectado e com muitos serviços disponíveis na rede, esse tipo de atividade representa um esforço desnecessário para o colaborador e um gasto com baixo retorno para a empresa. Com a assinatura digital, é possível garantir a mesma segurança e validade jurídica de um documento autenticado em cartório a um arquivo eletrônico em PDF, DOC ou outros formatos. Veja a seguir como isso é possível. 

Certificado digital: primeiro passo para fazer assinatura digital

Para assinar digitalmente um documento, é necessário, antes de tudo, possuir um certificado digital. Ele é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, também conhecido como e-CPF ou e-CNPJ. Para obtê-lo, deve-se procurar uma Autoridade Certificadora, que equivale a órgãos de emissão de documentos como o DETRAN ou a SSP. Esta entidade irá conferir os documentos necessários, a identidade do titular e criará a identidade digital.

O certificado, na prática, consiste em um arquivo contendo os dados referentes à pessoa ou empresa, protegidos por criptografia altamente complexa e com prazo de validade predeterminado. Esse arquivo pode ser armazenado em um pendrive, smartcard, no computador, ou na nuvem.

Os elementos que protegem as informações do arquivo são duas chaves de criptografia, uma pública e outra privada. Elas são geradas aleatoriamente por funções matemáticas de alta complexidade e são fundamentais para realizar um processo de assinatura digital com segurança. Elas são únicas, e uma só funciona em conjunto com a outra, como um encaixe. A chave privada é guardada sob a posse do usuário, enquanto a pública é compartilhada com quem o usuário desejar no formato de certificado digital. 

Leia também: O que é um certificado digital corporativo e quais as vantagens para sua empresa

Existem diversos tipos de certificado digital, cada um com finalidades, níveis de segurança e prazos de validade específicos. Para a assinatura digital, o popular é o tipo A1, válido por um ano. Os tipos A3/S3/T3 podem ser usados por até cinco anos, e alguns ainda possuem recursos de segurança extra, como o carimbo do tempo. 

Após obter um certificado digital, você estará pronto para fazer uma assinatura digital. 

Como fazer a assinatura digital de documentos

Para assinar um arquivo eletrônico é preciso utilizar um assinador digital. Trata-se de um software que vincula os elementos criptográficos do certificado digital aos documentos que serão validados. 

Leia também: Passo a Passo: como assinar contrato online com validade jurídica

O assinador equivale à caneta que assina o papel no mundo analógico. Existem diversas opções pagas e gratuitas disponíveis na rede, de uso simples e intuitivo, e que também incluem uma função de verificação para comprovar a autenticidade de conteúdos já assinados. 

Para empresas que necessitam assinar um grande volume de documentos com frequência, também é possível integrar sistemas e contar com essa funcionalidade no próprio software. Isso pode ser feito de forma prática e confiável com uma API de Assinatura Digital. A solução agiliza a tramitação e facilita o processo, proporcionando maior produtividade e economia. 

Como funciona a assinatura digital de documentos

Ao fazer o upload do documento eletrônico no assinador digital, o software vai ler o documento e associá-lo às chaves criptográficas do certificado digital. Ele emprega uma primeira função matemática, conhecida como resumo criptográfico ou hash, para produzir uma representação reduzida e única do conteúdo a ser assinado. É sobre esse identificador que se aplica um segundo procedimento, usando a chave privada do usuário para produzir a assinatura digital. Por fim, é gerado um pacote assinado contendo o documento, a assinatura e o certificado do assinante. Este pacote será utilizado para verificar o processo.


Verificação de assinatura digital 

Quem recebe o documento deve verificar a sua validade. Para isso, o software vai utilizar a chave pública contida no certificado digital para reverter o processo de criptografia, obtendo novamente o hash calculado pelo assinante. Tirando um novo hash do documento recebido e comparando com o obtido no passo anterior, o verificador tem a certeza de que se trata do mesmo conteúdo assinado. Qualquer alteração mínima produzirá um resumo completamente diferente e invalidará a assinatura e o documento. 

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

É muito comum confundir a assinatura digital com a assinatura eletrônica. Ambas são realizadas no meio virtual, mas possuem diferenças fundamentais. 

A assinatura digital só pode ser realizada com um certificado digital. Como vimos anteriormente, ele utiliza tecnologia criptográfica para atestar a identidade do signatário, garantir a integridade das informações e validar os documentos eletrônicos. 

A assinatura eletrônica, por outro lado, não exige um certificado digital. Neste caso, a segurança é determinada por outros fatores. O sistema utilizado para assinar faz a coleta de uma série de evidências para comprovar a identidade do signatário: geolocalização, endereço IP do equipamento utilizado, fotografia, assinatura manuscrita e outros recursos. Se for contestada juridicamente, não há presunção de legalidade e o signatário precisará provar que realizou a assinatura. Por isso, quanto mais confiáveis forem essas evidências, mais segura. 

O contexto e necessidade de cada empresa deve ser considerado na escolha da melhor tecnologia para autenticar os documentos eletrônicos. É possível, inclusive, utilizar assinatura digital e assinatura eletrônica juntas em um mesmo documento, o que caracteriza uma assinatura híbrida. Ela é uma boa opção para facilitar a gestão de contratos, por exemplo.


Validade jurídica da assinatura digital

A Medida Provisória 2.200 de 2001 regulamenta a certificação digital e a assinatura de documentos eletrônicos, e também cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.

De acordo com a MP, os documentos eletrônicos assinados digitalmente, utilizando certificado digital emitido pela ICP-Brasil, têm a mesma validade jurídica do que documentos em papel com assinatura manuscrita e autenticados em cartórioAssim, caso seja contestada juridicamente, há presunção de legalidade. Ou seja: o ônus da prova cabe ao acusador e ele precisará provar que a assinatura foi fraudada. O mesmo vale para assinaturas digitais que utilizam certificados corporativos, desde que haja um acordo prévio entre as partes envolvidas. Para entender melhor essa questão, assista o vídeo abaixo:

A assinatura eletrônica, por outro lado, não tem a presunção de legalidade. Ela também é válida, desde que haja um acordo prévio entre as partes. No entanto, se for contestada juridicamente, o ônus da prova é do acusado, que precisará provar que de fato realizou a assinatura. Por isso, é importante usar um assinador digital que colete evidências confiáveis. 

Vantagens da assinatura digital de documentos 

A assinatura digital tem diversas vantagens para empresas ou profissionais autônomos. Já é amplamente utilizada nos setores de recursos humanos, contabilidade, direito e saúde. Pode ser aplicada a qualquer tipo de documento, por exemplo: 

  • Contratos com clientes, parceiros, fornecedores e franquias;
  • Prontuários, prescrições e atestados médicos;
  • Procurações, protocolos e processos; 
  • Declarações e certificados;
  • Propostas e apólices de seguros;
  • Concessão de crédito.

Confira a seguir os principais benefícios de utilizar a assinatura digital. 

Otimização de processos

A tramitação de documentos e coleta de assinaturas é muito mais rápida com assinatura digital, uma vez que os documentos são eletrônicos e tudo pode ser feito à distância pela internet. Não é preciso enviar os documentos por correios ou por transportadoras, nem se deslocar até cartórios para autenticação. Assim, o esforço e tempo de espera para formalização de documentação são reduzidos drasticamente. Os processos são otimizados e a produtividade aumenta. Além disso, o arquivamento dos documentos e a gestão da informação é facilitada. 

Conformidade jurídica e compliance

Muitas empresas já utilizam documentos eletrônicos para agilizar os processos. Uma prática ainda comum é digitalizar documentos em papel para enviar por e-mail, ou aplicar uma assinatura digitalizada. No entanto, além de deixar os documentos e informações vulneráveis a fraudes, isso não é válido juridicamente. 

A assinatura digital é a tecnologia que proporciona a segurança e conformidade jurídica da documentação que tramita no meio virtual. Ela garante a autenticidade e integridade dos documentos. Assim, é a melhor forma de cumprir normas de compliance e adequar os processos ao meio digital com confiança. 

Redução de custos

A desmaterialização dos documentos também tem a vantagem de reduzir custos operacionais. O investimento em materiais de escritório, como papel e cartuchos para impressão, pode ser reduzido ou mesmo eliminado. Da mesma forma, gastos com deslocamento, correios e transportadora, estacionamento, autenticação em cartório e arquivamento de documentos são dispensados. 

Sustentabilidade

De acordo com o The World Count, 50% dos resíduos gerados por empresas no mundo é papel. Somente nos escritórios empresariais dos Estados Unidos, 12,1 trilhões de folhas de papel são usadas anualmente. Adotar documentos eletrônicos e assinatura digital é uma forma de colaborar para reduzir esse número e tornar a empresa mais sustentável, alinhada à cultura paperless

Agora que você já sabe tudo sobre assinatura digital, que tal experimentar? Faça um teste grátis no BRy Cloud, a plataforma de certificação digital da BRy Tecnologia. Se tiver qualquer dúvida sobre como aplicar ao seu negócio, entre em contato com nossos especialistas

Cristian Thiago Moecke

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