Paperless: como eliminar ou reduzir o uso de papel nas empresas

Por mais que nos últimos anos muitas empresas tenham tentado ser paperless, ou seja, reduzir o uso de papel em suas atividades, a realidade é que enormes quantidades de papel são gastas todos os dias nas rotinas das organizações.

Segundo números do The World Count, só nos escritórios empresariais dos Estados Unidos, 12,1 trilhões de folhas de papel são usadas anualmente. Mais do que isso: 50% dos resíduos gerados por empresas no mundo é papel.

Todo esse uso tem custos ambientais muito grandes: o mesmo instituto aponta também que a indústria do papel é a terceira que mais polui a água, o ar e o solo. Caso esses argumentos não sejam suficientes, analisemos pela ótica financeira: quase 3% do lucro de um negócio é gasto em armazenamento, arquivamento, impressão e manutenção de documentos, segundo a consultoria internacional Gartner.

Felizmente, buscar soluções para reduzir o uso de papel nas empresas tem se provado um bom investimento econômico: já há empresas como a Crefisa, que economiza até 64% ao mês com o uso de documentos digitais.  

Neste post vamos apresentar algumas ações que sua empresa pode adotar para eliminar ou reduzir o uso de papel no dia a dia e como fazer isso com segurança jurídica. Boa leitura!

Paperless: como eliminar ou reduzir o uso de papel nas empresas

Promova uma mudança cultural

É claro que muita gente dentro e fora da empresa ainda dá valor ao documento em papel. O tradicional “preto no branco” é tido como a única forma válida de se formalizar qualquer operação, registrar episódios, fatos e tornar juridicamente aceitável praticamente qualquer coisa. Mas isso não é uma verdade única.

Os documentos em papel ainda têm seu valor, mas mais do que eles, há soluções equivalentes, mais práticas e eficazes que podem colocá-los definitivamente no passado. Adotá-las só depende da cultura organizacional da empresa.

Incentive nos grupos de trabalho o “pensamento do dono”, que se traduz numa preocupação constante em fazer as coisas com mais racionalidade e economia. Isso pode começar com a forma como os documentos nascem.

Muitos dos papéis que transitam pelos diferentes setores da empresa não precisariam ter sido impressos. São memorandos, e-mails, orientações em geral e textos diversos que teriam o mesmo efeito prático se fossem lidos em uma tela de computador ou smartphone.

A substituição desse hábito em uma prática moderna se traduz na criação de materiais em plataformas de compartilhamento facilitado, todas baseadas na computação em nuvem, que permitem não só a edição conjunta das peças como o acesso por vários colaboradores em tempo real e de forma simultânea. E mais: se é importante para sua organização ou para processos específicos garantir autoria, autenticidade, data e hora de tramitação, recebimento, leitura e aceite destes materiais, existem ferramentas no mercado que cumprem estas funções de forma fácil e segura. O documento nasce digital, tramita digital e é armazenado digitalmente. Pense nesse tipo de atitude antes de clicar no botão “Imprimir” da sua tela.

Digitalize os documentos físicos — e crie novos já no ambiente digital

Claro que há papéis que já foram impressos há muito tempo e são importantes demais para serem jogados fora. Em casos assim, a sugestão é apostar na digitalização e impedir que eles se deteriorem ou sejam extraviados. Isso facilita inclusive a catalogação e a localização dos materiais.

Aqui vale lembrar um conceito trabalhado pelo futurista Peter Diamandis: os 6 Ds dos exponenciais. A primeira etapa do ciclo é a digitalização, quando grandes volumes de são convertidos em bytes — isso pode ocorrer por meio de mutirões e até do uso de equipamentos modernos que digitalizam muitas folhas rapidamente. O importante é compreender o conceito: quando um produto é digitalizado, ele ganha um poder exponencial. Isso significa que ele passa a ter a capacidade de ser disseminado a uma velocidade impressionante e se tornar disponível a qualquer pessoa do mundo, para ser reproduzido, consumido e compartilhado.

Outra solução é tramitar os documentos sempre de maneira digital, sem a necessidade de impressão.Isso evita que seja preciso perder tempo com retrabalhos futuros, porque não haverá mais a necessidade de converter o que está impresso. Se a tendência é que a tecnologia domine cada vez mais as rotinas e processos, não há motivo para insistir na tramitação analógica.

Além disso, tudo o que é digitalizado é passível de ser disponibilizado a qualquer pessoa do mundo para ser reproduzido e compartilhado. No mundo dos documentos digitais, essa situação é ainda garantida pelo uso de estratégias eficazes de criptografia e certificação digital. Ou seja: você ganha em capilaridade e segurança a partir de uma mudança de hábito.

Leia mais: O que é mais confiável: documento digital ou impresso?

Reutilize e/ou recicle os papéis sempre que possível

Se algum papel foi impresso de um só lado ou ainda possui algum espaço em branco, use-o como folha de rascunho ou como bloco de notas para recados. Se não conseguir utilizá-los dessa maneira, ao menos busque reciclá-los. Essa é uma forma de mostrar que sua empresa tem preocupações ambientais, o que, cada vez mais, é visto como algo positivo no mercado.

Adote os 3 pilares da Transformação Paperless

Além das dicas que você leu até aqui, há outra — imbatível e que promove a verdadeira transformação digital de operações no seu negócio: o uso de tecnologia por meio de soluções de identificação, formalização e registro digital.  Entenda mais sobre cada um desses pilares:

1) Identificação digital

O primeiro pilar é ter formas de identificar as pessoas (físicas ou jurídicas), coisas ou sistemas de maneira confiável. Isso é possível com certificado digital e biometria. 

Leia mais: Certificado digital corporativo: o que é e quais as vantagens para sua empresa

2) Formalização digital

A formalização digital diz respeito ao ato de assinatura em si. Ao assinar um documento –  físico ou digital – a pessoa afirma que as informações do documento são legítimas e confirma sua integridade. Atualmente, existem três principais tipos de tecnologia para formalizar as assinaturas no meio digital, que proporcionam diferentes níveis de confiabilidade: assinatura eletrônica simples,  assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica qualificada. 

Leia mais: Tipos de assinatura digital: saiba quais são as modalidades, padrões e artefatos

3) Registro digital

Além de identificar as partes e formalizar o documento de forma confiável, é necessário fazer o registro de forma segura. O carimbo do tempo é uma forma de comprovar a data e hora com base em uma fonte confiável.  Ou seja, é a tecnologia que dá temporalidade ao documento digital.  Ele pode estar associado à assinatura eletrônica ou ser aplicado diretamente no documento.

Leia mais: 4 vantagens de utilizar o carimbo do tempo em documentos digitais

Todas essas tecnologias proporcionam: 

• Integridade do seu documento; 
• Garantia de autenticidade; 
• Garantia de autoria; 
• Redução do uso de recursos como papel, tinta para impressão; 
• Redução de custos; 
• Agilidade nos processos;
• Segurança tecnológica;
• Compartilhamento seguro;
• Compliance de privacidade; 
• Segurança jurídica;

Empresas que adotaram soluções de identificação, formalização e registro digital, conseguiram reduzir o orçamento anual dedicado à compra de papel em mais de R$ 80 mil na comparação com o período anterior.

Além da economia de papel e do uso consciente de recursos, documentos assinados digitalmente são muito mais seguros. Diferentemente da assinatura de próprio punho, em que é possível alguém com relativa habilidade caligráfica falsificá-las, a assinatura digital usa informações únicas e criptografia de ponta para impedir que alguém não autorizado assine um documento ou altere algo em um material já validado. 

Veja como esta tecnologia é válida nos mais diversos tipos de rotina administrativa e em organizações de todos os tipos:

• governo: diferentes órgãos públicos podem eliminar o tráfego físico de documentos importantes em malotes, carrinhos e até por meio de deslocamentos urbanos concentrando tudo em uma plataforma de gestão e assinatura de documentos digitais;
• empresas: a necessidade de esperar que determinada pessoa esteja in loco para assinar um documento pode atrasar prazos e limitar entregas importantes. Usando a assinatura digital, o signatário pode fazer isso de onde quer que esteja com a mesma segurança e garantia de autenticidade, basta ter acesso a internet e possuir um certificado digital em nuvem;

• indústria: não importa a qual distância uma planta fabril esteja de outra nem da sede administrativa. A transferência segura de documentos digitais e a assinatura deles por meio de recursos avançados reduz significativamente os prazos e antecipa o fechamento dos negócios.

Qualquer forma de contratualização, não apenas em operações internas, seja ela financeira, compra e venda, comércio eletrônico, envio e entrega, pode tramitar completamente no meio digital com validação jurídica. 

Recursos como o BRy Cloud, plataforma para a coleta de assinaturas em documentos digitais, e o BRy para Devs, APIs de integração dos serviços de assinatura, certificação, biometria e carimbo do tempo, impactam não apenas na redução dos custos que já citamos, mas também na facilidade com que esses dados são acessados pelas pessoas autorizadas, além de terem fácil integração com outros sistemas.

Agora que você já sabe como eliminar o consumo de papel e multiplicar a segurança dos documentos da sua empresa, promova essa nova cultura e veja os resultados aumentarem.