A assinatura eletrônica é uma das formas mais eficientes de autenticar documentos no meio digital. Fácil, rápida, segura e econômica, ela é cada vez mais utilizada por pessoas ou empresas que desejam otimizar processos. Mas você sabe o que é assinatura eletrônica? 

Apesar de parecer simples, esse conceito ainda gera muita confusão. Isso porque há diversas formas de fazer a assinatura de um documento eletrônico – e, dependendo da tecnologia adotada, o grau de segurança das informações e a validade jurídica do documento variam. 

Neste post, você vai entender o conceito de assinatura eletrônica e saber tudo sobre essa tecnologia. Confira! 

O que é assinatura eletrônica?

Segundo a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, o conceito de assinatura eletrônica é amplo: é qualquer conjunto de dados eletrônicos associado a outro conjunto de dados eletrônicos que confira sua autenticidade ou autoria. 

A definição parece complicada, mas significa que assinatura eletrônica é toda forma de subscrição que possa ser vinculada, de alguma maneira, a um signatário. Essa vinculação pode ser feita de várias formas como: biometria, login e senha, endereço de IP do dispositivo, localização, e-mail e certificado digital. 

Todos esses são mecanismos que ajudam a identificar alguém no meio digital, com maior ou menor nível de segurança. 

Na prática, chamamos de assinatura eletrônica aquela que é feita sem um certificado digital e de assinatura digital a que é realizada com um certificado digital ICP-Brasil ou um certificado corporativo

Assim, toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Vamos explicar melhor a diferença a seguir. Acompanhe! 



Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Para entender o que é assinatura eletrônica e o que é assinatura digital, veja as características de cada uma: 

Assinatura Digital 

Como vimos, a assinatura digital é aquela que utiliza um certificado digital para identificar o signatário. Essa tecnologia funciona como um CPF ou CNPJ no meio digital e é a forma mais segura de autenticar documentos. 

As possibilidades são duas:

Uma é usar o certificado digital ICP-Brasil, que possui o mais alto nível de segurança. Quando utiliza esse tipo de certificado, a assinatura digital se enquadra como assinatura eletrônica qualificada – de acordo com a Lei 14.063/20

A outra é usar o certificado digital corporativo, emitido por autoridades certificadoras corporativas. Ele tem as mesmas características do certificado digital ICP-Brasil e é mais indicado para processos internos de empresas. Quando utiliza esse tipo de certificado, a assinatura digital se enquadra como uma assinatura eletrônica avançada

Assinatura Eletrônica

Nesse caso, se refere ao tipo de assinatura que não utiliza certificado digital, e sim um conjunto de evidências que ajudam a identificar o signatário. A assinatura eletrônica se enquadra como uma assinatura eletrônica simples na classificação da Lei 14.063/20. 

Alguns exemplos de informações coletadas são: 

  • Endereço IP do dispositivo
  • Localização
  • E-mail
  • Login e senha
  • Assinatura manuscrita

Saiba mais sobre as diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica no vídeo abaixo: 

Como funciona a assinatura eletrônica

Para fazer a assinatura eletrônica é preciso utilizar um software assinador que atrela ao documento os dados relacionados ao signatário, isto é, as evidências coletadas no ato da assinatura. 

Há opções de softwares na nuvem, em desktop e também API de Assinatura Eletrônica para integrar a funcionalidade a qualquer outro software. 

Para realizar a assinatura, basta fazer o upload do arquivo no software, criar a representação visual da assinatura e clicar em “Assinar”. Com esse processo simples, o documento estará autenticado. 

É importante destacar que a representação visual da assinatura não é o que garante a autenticidade, mas sim os dados atrelados ao documento. 

Leia também: Posso imprimir um documento assinado digitalmente?

Assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Uma questão comum é: as assinaturas eletrônicas têm validade jurídica?

A legislação brasileira – na MP 2.200-2/2001 – reconhece a validade jurídica não apenas da assinatura digital, mas também de assinaturas eletrônicas, pautada no princípio da liberdade da forma de celebração de negócios. Pela Lei 14.063/20, válida para órgãos públicos, a assinatura eletrônica é enquadrada como assinatura eletrônica simples.

O que varia é a força probatória de cada modalidade de assinatura. Funciona assim:

  • Assinaturas digitais com certificado digital ICP-Brasil: têm presunção de validade e de legalidade em relação aos signatários. Assim, se forem contestadas, cabe a quem acusa o ônus da prova da fraude.
  • Assinaturas digitais com certificados não emitidos pela ICP-Brasil (corporativos): são válidas desde que haja acordo prévio entre as partes.
  • Assinatura eletrônica sem certificado digital: validade garantida por informações sobre a identidade do signatário, assim como evidências do ato de assinatura, que conferem força vinculante e probatória. Porém, diferentemente da assinatura digital, não têm presunção de legalidade. Assim, se questionadas, o ônus da prova fica com o acusado, não com o acusador. A coleta de um conjunto forte de evidências, suficientes para sustentar a prova da autenticidade da assinatura, portanto, faz a diferença nesse caso. 

Qual assinatura devo utilizar?

Agora que você já sabe o que é assinatura eletrônica e a diferença em relação à assinatura digital, é provável que esteja pensando sobre qual a melhor opção para o que você precisa.  

Basta pensar nos documentos que costumamos assinar para notar que a maioria deles não precisa de reconhecimento de firma. A assinatura eletrônica poderá ser usada nos mesmos casos em que é aceita a assinatura manuscrita simples. 

Além de ajudar a desmaterializar processos que ainda estão no papel, a assinatura eletrônica conta com uma vantagem adicional sobre a assinatura manuscrita, pois coleta várias evidências de sua realização que não podem ser fraudadas. 

Outros benefícios desse tipo de assinatura são a praticidade – não é necessário ter um certificado digital, logo qualquer pessoa pode assinar a qualquer momento – e o valor reduzido em relação à assinatura digital.

Apenas documentos com maior grau de criticidade, como diplomas universitários, laudos e receitas médicas, vão precisar de evidências mais fortes e da autenticação do certificado digital para serem considerados válidos.

Assinatura eletrônica: praticidade e segurança para seus documentos

Como vimos, a assinatura eletrônica é um conceito amplo, que engloba inclusive a assinatura digital. Mas, na prática, ela é o tipo de assinatura feita sem certificado digital. 

Ela pode ajudar você e sua empresa a ganhar mais eficiência, economizar nos gastos com compra e trâmite de papel e digitalizar processos. Tudo isso com segurança jurídica. 

Se você quer saber mais sobre qual tipo de assinatura é mais adequado às suas necessidades, leia também o e-book Guia do Compliance: o que fazer para garantir a adequação de documentos eletrônicos.