A transformação paperless é uma grande tendência do mercado que tem ganhado ainda mais força nos últimos anos, principalmente quando as empresas percebem que os resultados vão muito além da eliminação do papel. Mais que tornar-se sustentável, incorporar essa mudança significa reduzir custos, ter mais segurança e eficiência na gestão de documentos corporativos. É um caminho sem volta, e os benefícios podem ser notados desde o primeiro passo.
Mas, para isso, a trajetória rumo à transformação paperless deve se sustentar em três pilares: identificação, formalização e registro digital. Entenda nesse artigo o que é e qual a importância de cada um deles. Acompanhe!
Os 3 pilares da transformação paperless
1) Identificação digital
O primeiro pilar da transformação paperless é ter formas de identificar as pessoas (físicas ou jurídicas), coisas ou sistemas de maneira confiável. Isso é possível com:
- Certificado digital – O certificado digital é uma identidade no meio digital. Contém dados que comprovam a identidade do seu portador e é vinculado a um par de chaves criptográficas. Desta forma, garante a autenticidade de operações e assinaturas eletrônicas. Pode ser de dois tipos:
Corporativo. O certificado corporativo avançado é usado para comprovar a validade de uma assinatura eletrônica avançada, indicada para documentos que envolvam informações de grau de criticidade ou risco moderado. Pode ser utilizado para documentos internos, como contratos com clientes, filiais e setor de recursos humanos, por exemplo.
ICP-Brasil. É aquele reconhecido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Ele serve para realizar assinaturas eletrônicas qualificadas, que é usada para documentos com o mais alto grau de criticidade e sigilo.
- Biometria – É uma tecnologia que capta traços físicos ou comportamentais das pessoas para identificá-las de forma única. Por isso, é considerada muito confiável. Embora a técnica mais conhecida seja a impressão digital, a biometria vai muito além disso. Os sistemas de biometria também podem captar traços individuais como a face, íris, retina e voz – por exemplo. E então comparam essas características com as registradas em uma base de dados. A partir dessa comparação, o sistema autoriza ou não a continuidade do procedimento.
Por isso, essa tecnologia depende muito da confiabilidade da base de dados. Com o suporte e tecnologia adequada, as empresas podem criar a própria base de dados para validação. Dessa forma, não é preciso checar documentos físicos como identidade ou CPF, por exemplo, e é possível identificar uma pessoa de uma forma muito mais rápida e segura.
2) Formalização digital
A formalização digital diz respeito ao ato de assinatura em si. Ao assinar um documento – físico ou digital – a pessoa afirma que as informações do documento são legítimas e confirma sua integridade. Atualmente, existem três principais tipos de tecnologia para formalizar as assinaturas no meio digital, que proporcionam diferentes níveis de confiabilidade:
- Assinatura eletrônica simples: faz uma coleta de evidências, como geolocalização, e-mail, SMS de confirmação, endereço IP do computador, fotografia ou até um desenho da assinatura manuscrita. Esse conjunto de informações serve para provar o processo de geração da assinatura, mas não utiliza nenhum outro tipo de tecnologia de segurança adicional. Por conta disso, é recomendado apenas para processos de baixo risco, como documentos de marcação de consultas médicas e requerimento de informações.
- Assinatura eletrônica avançada: capaz de identificar o signatário, por meio de diferentes tecnologias, como a biometria e certificado corporativo avançado citados acima, que impedem que haja fraude e alterações posteriores no documento. Por isso, tem um nível de segurança e confiabilidade elevado. É indicada para processos com grau de criticidade e sigilo moderados, como documentos de processos internos de empresas, contratos com clientes, filiais e funcionários.
- Assinatura eletrônica qualificada: utiliza um certificado ICP-Brasil. É o mais alto nível de confiabilidade, recomendado para qualquer tipo de documento e processos. É válida juridicamente desde 2001, por meio da MP 2202. Como citamos anteriormente, essa modalidade é indicada para documentos com o grau mais elevado de sigilo e proteção legal, como assinatura de chefes de poder, notas fiscais eletrônicas e transferências de imóveis ou veículos.
3) Registro digital
Além de identificar as partes e formalizar o documento de forma confiável, é necessário fazer o registro de forma segura. O carimbo do tempo é uma forma de comprovar a data e hora com base em uma fonte confiável. Ou seja, é a tecnologia que dá temporalidade ao documento digital. Ele pode estar associado à assinatura eletrônica ou ser aplicado diretamente no documento.
Ao ‘carimbar’ a data e hora confiável do momento da assinatura, essa tecnologia elimina a possibilidade de o relógio e a data do dispositivo em que a assinatura foi emitida ter sido adulterado. Sem essa tecnologia, o documento pode ter a legitimidade contestada, uma vez que não tem como provar quando o documento foi assinado.
Cada uma dessas etapas exige uma atenção especial, mas é muito mais fácil do que parece. A BRy Tecnologia tem expertise em todos esses pilares e pode ajudar sua empresa a realizar a transformação paperless, entre em contato!
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