Toda empresa busca otimizar processos para ganhar eficiência e diminuir os custos de operação. Os contratos – com clientes, fornecedores ou mesmo de RH – são um gargalo comum, pois geralmente envolvem burocracia, trâmites demorados e geram gastos com papel, transporte e armazenamento. Uma solução para isso é a assinatura de contratos online, que utiliza arquivos eletrônicos.
A tendência da desmaterialização de documentos ainda é recente, mas já começou a ser implementada no mundo corporativo. Trata-se de transformar um processo que utiliza papel – como assinatura de contratos – em um processo 100% eletrônico. Ela também é conhecida como cultura paperless, ou sem papel. Diferente da digitalização, que transforma um documento físico em digital, a ideia da desmaterialização é que todos os documentos sejam eletrônicos desde a origem. Porém, para isso, é preciso contar com uma solução de assinatura digital.
Neste artigo, você vai ver como assinar contrato online com validade jurídica e eliminar a necessidade de usar papel na sua empresa.
Assinatura digital e eletrônica de documentos com validade jurídica
A maior dúvida quando se fala em assinatura de contratos online é se os documentos terão validade jurídica, ou se esse processo é seguro. A resposta é: sim, desde que feito da forma correta, contando com a tecnologia de criptografia. Não basta digitalizar um documento assinado no papel ou inserir uma imagem no arquivo digital – essas são práticas arriscadas, mas que muitas pessoas ainda acreditam ser eficazes.
A assinatura digital é vinculada a um certificado digital – uma espécie de CPF eletrônico, que vincula uma pessoa física ou jurídica a um par de chaves criptográficas. Isso a torna 100% segura e garante a validade jurídica, com ônus da prova.
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Já a assinatura eletrônica pode ser feita sem um certificado digital, mas só é válida juridicamente quando é estabelecido um acordo entre as partes. Ela confere autenticidade às assinaturas por meio de uma série de evidências, como geolocalização, endereço IP ou biometria, por exemplo.
As empresas podem utilizar essas tecnologias para assinar os contratos online, eliminando burocracias e gastos com papel. Isso pode ser feito por meio de uma plataforma de assinatura como o BRy Cloud. A seguir, vamos ver como assinar contratos online é simples e rápido.
Passo a passo: como assinar contrato online?
1. Acesse a plataforma BRy Cloud
Acesse cloud.bry.com.br e clique no link “Cadastre-se”. Você poderá escolher entre o perfil de pessoa física ou jurídica. Preencha os dados e siga as instruções para confirmar o cadastro por e-mail. Após finalizar este processo, você poderá acessar o BRy Cloud inserindo login e senha.
Também é possível entrar utilizando um certificado digital. Para isso, clique na aba “Entre com um certificado digital” e depois em “Instalar”.
2. Selecione o serviço de Assinatura em Grupo
No painel inicial do BRyCloud você poderá visualizar todos os serviços disponíveis. Para assinar um contrato online, vá no módulo “Assinaturas em Grupo”, que permite fazer a coleta de assinaturas envolvendo múltiplas partes. Clique no botão “Acessar” para ir ao Painel de Controle de Coleta de Assinaturas.
3. Crie uma Nova Coleta de Assinatura
A coleta de assinatura funciona como uma pasta, na qual podem ser inseridos até 15 documentos para serem assinados. Os participantes convidados têm acesso a essa pasta. Para começar o processo, clique no botão “Criar coleta” no menu superior. Você será direcionado para a página “Nova coleta de assinatura”.
4. Identifique e configure a coleta
- Nome da coleta e descrição – São campos importantes para identificação da coleta pelos participantes. Na descrição, geralmente, é inserido o objeto do contrato. Essas informações são incluídas automaticamente no e-mail enviado aos convidadas para assinar.
- Data limite – Determina até quando os participantes convidadas poderão realizar a assinatura. Você pode deixar o prazo em branco, caso a data fique em aberto.
- Configurações: Selecione as opções conforme necessidade. É possível exigir que as partes façam o download dos documentos para o computador, proibir a rejeição – para o caso das partes já terem concordado com a minuta do contrato – e permitir acesso ao relatório de assinatura por todos os participantes.
5. Adicione os Participantes da Coleta
- Selecione a opção “Sou um participante da coleta” se este for o seu caso.
- No campo “Adicionar pessoa ou grupo”, digite nome ou CPF/CNPj para identificar e incluir participantes. É preciso apenas nome, CPF/CNPj e e-mail.
- Não há limite para o número de participantes envolvidos.
6. Escolha a ordem da coleta ou permita assinatura simultânea do contrato
Determine se os participantes podem assinar simultaneamente o contrato ou se a coleta de assinaturas deve seguir uma ordem específica. No segundo caso, um participante só recebe o convite para assinar o contrato quando o anterior finalizar o processo. Utilize os ícones de flechas para ordenar a coleta.
7. Indique o Tipo de Assinatura: digital ou eletrônica
A plataforma BRy Cloud é híbrida. Ou seja: suporta tanto a assinatura digital (com certificado digital) quanto eletrônica (sem certificado digital) em um mesmo contrato. No menu suspenso, selecione a opção ideal para cada participante.
Vale lembrar que, na assinatura de contrato online, não é possível discriminar quem é assinante ou quem é testemunha, por exemplo. Logo, a diferenciação de qualificação dos participantes deve estar contida no próprio documento. Todas as assinaturas no meio eletrônico são feitas no documento inteiro.
8. Faça o upload do contrato
A plataforma permite fazer o upload de até 15 documentos. Selecione os arquivos e faça o upload.
É possível selecionar em qual formato deseja que os documentos estejam após a assinatura. As opções de formato são: PDF, PAdES e CADES. Caso possua dúvidas sobre a diferença entre eles, ao selecioná-los, é apresentada uma breve descrição.
9. Cadastre a Coleta de Assinatura
Cheque as configurações, participantes e documentos. Se tudo estiver correto, clique em “Cadastrar Coleta” para finalizar o processo de criação.
10. Configure a posição da assinatura
Antes de enviar o contrato para os participantes assinarem, é preciso posicionar as assinaturas no documento digital. Para isso, clique no botão “Configurar posição das assinaturas.”
Depois, clique sobre o nome do participante e arraste o selo de assinatura no documento para posicionar no local desejado. Clique no botão “Concluir” para finalizar o posicionamento.
É importante destacar que esse selo não é a assinatura em si, uma vez que esta, como mencionamos anteriormente, é feita no documento inteiro. O selo é apenas uma indicação visual de que o documento foi assinado e uma diferenciação, no caso de haver assinaturas eletrônicas e digitais.
11. Envie o contrato para assinatura
Com tudo pronto, é hora de enviar o contrato para os participantes assinarem. Clique no botão “Iniciar coleta de assinatura” para disparar a coleta.
12. Assine o contrato online
Os participantes receberão por e-mail o link para acessar a coleta e assinar o contrato por meio do BRy Cloud.
Ao clicar no link, o participante será direcionado para a plataforma, onde realizará a assinatura. No caso da assinatura eletrônica, basta configurar as opções de assinatura – texto, manuscrito ou arquivo de imagem – e depois clicar no botão “Assinar”
Para fazer a assinatura digital, basta selecionar o certificado que deseja utilizar. Ele pode estar armazenado na nuvem ou no seu computador. Depois de escolher o certificado, clique em “Assinar”.
13. Finalize a assinatura
Uma janela de autorização para utilizar o seu certificado digital irá aparecer. Clique em “Autorizar”, insira sua senha e, para finalizar, em “Assinar”.
Uma mensagem de “Assinatura realizada com sucesso!” confirmará que o processo foi concluído.
Um e-mail de confirmação também será enviado.
Depois que todos os participantes concluírem o processo, o contrato estará assinado e passa a ter validade jurídica. Qualquer alteração posterior realizada neste arquivo invalidará as assinaturas. Logo, não há como fraudar informações e o contrato está 100% seguro.
Você pode acompanhar o andamento das coletas no Painel de Controle de Coleta de Assinaturas do BRy Cloud. Por meio dele, é possível acompanhar as coletas pendentes, finalizadas e expiradas. A plataforma também permite criar grupos de participantes e gerar relatórios.
Assim, o processo de assinatura é agilizado e fica muito mais fácil fazer a gestão de contratos. Além disso, a assinatura de contratos online dispensa o uso de papel e o trâmite de documentos, o que representa uma economia para a empresa. Os documentos eletrônicos são extremamente seguros, com garantia da integridade e validade jurídica.
O BRy Cloud é uma plataforma completa com diversos serviços de certificação digital. Além das assinaturas em grupos, ele oferece as opções de assinatura individual, verificação de assinaturas digitais, emissão de certificado digital ICP-Brasil, certificados corporativos, carimbo do tempo, API e muito mais. Crie sua conta grátis e ganhe 10 créditos para testar. Para saber mais sobre como assinar contratos online na sua empresa, entre em contato com nossos consultores.
