Toda empresa busca otimizar processos para ganhar eficiência e diminuir os custos de operação. 

Os contratos – com clientes, fornecedores ou mesmo de RH – são um gargalo comum, pois geralmente envolvem burocracia, trâmites demorados e geram gastos com papel, transporte e armazenamento. Uma solução para isso é a assinatura de contratos online.  

A tendência da desmaterialização de documentos ainda é recente, mas já começou a ser implementada no mundo corporativo. 

Trata-se de transformar um processo que utiliza papel – como assinatura de contratos – em um processo 100% eletrônico. Ela também é conhecida como transformação paperless, ou sem papel. 

Diferente da digitalização, que transforma um documento físico em digital, a ideia da desmaterialização é que todos os documentos sejam eletrônicos desde a origem. 

Porém, para isso, é preciso contar com uma solução de assinatura digital. Neste artigo, você vai ver como assinar contrato online com validade jurídica e eliminar a necessidade de usar papel na sua empresa. 

Assinatura digital e eletrônica de documentos com validade jurídica

A maior dúvida quando se fala em assinatura de contratos online é se os documentos terão validade jurídica, ou se esse processo é seguro. 

A resposta é: sim, desde que feito da forma correta, contando com a tecnologia de criptografia. Não basta digitalizar um documento assinado no papel ou inserir uma imagem no arquivo digital — essas são práticas arriscadas, mas que muitas pessoas ainda acreditam ser eficazes.  

A assinatura digital é vinculada a um certificado digital uma espécie de CPF eletrônico, que vincula uma pessoa física ou jurídica a um par de chaves criptográficas. Isso a torna 100% segura e garante a validade jurídica, com ônus da prova. 

Baixe nosso infográfico e saiba tudo sobre assinatura digital 

Já a assinatura eletrônica pode ser feita sem um certificado digital, mas só é válida juridicamente quando é estabelecido um acordo entre as partes. 

Ela confere autenticidade às assinaturas por meio de uma série de evidências, como geolocalização, endereço IP ou biometria, por exemplo. 

A partir da Lei 14.063/20, novas classificações foram criada para as assinaturas digitais e eletrônicas:

  • Assinatura eletrônica simples:  identifica o signatário pela associação ao seus dados eletrônicos, como um login e senha, por exemplo. É equivalente à assinatura eletrônica. 
  • Assinatura eletrônica avançada: identifica e é associada sem ambiguidades ao signatário por meio de certificados digitais não validados pela ICP-Brasil e outros meios, desde que sejam admitidos pelos envolvidos. É equivalente à assinatura digital. 
  • Assinatura eletrônica qualificada: identifica o signatário por meio de certificado digital validado pela ICP-Brasil. É equivalente à assinatura digital. 

As empresas podem utilizar essas tecnologias para assinar os contratos online, eliminando burocracias e gastos com papel. Isso pode ser feito por meio de um assinador digital, como o BRy Signer

A seguir, vamos ver como assinar contratos online é simples e rápido. 

Passo a passo: como assinar contrato online?

O processo para assinar um contrato online com o BRy Signer é bem simples. Em 4 passos rápidos é possível finalizar todo o processo.

Passo 1: Quem irá assinar o documento

No BRy Signer, a assinatura do contrato pode ser feita por três tipos de perfil diferente:

  • Somente eu: você será o único signatário do documento;
  • Eu e outros: você e outros signatários estão envolvidos;
  • Somente outros: você não assina o documento e envia para outros signatários.

Depois de definir qual o tipo de processo de coleta de assinatura, o sistema solicita a inclusão do nome e do e-mail dos assinantes. 

Tipo de assinatura

Ao lado do campo de adição do e-mail, você consegue selecionar o tipo de assinatura desejada para cada signatário. Ou seja, é nesse local que você vai definir se a assinatura é simples, avançada ou qualificada.  

Autenticação de acesso

Nesse mesmo menu, você pode “Solicitar autenticação de acesso aos documentos” para controlar quem pode ou não ter acesso ao contrato.

Revisores de contrato

O BRy Signer também permite que você adicione os revisores do contrato. Isso é feito nos botões correspondentes abaixo dos campos para inserir assinantes. 

Com esse recurso, é possível incluir os assessores, profissionais do time financeiro ou jurídico para validar os contratos e garantir a segurança no processo. 

Participantes em cópia

Além dos revisores, também é possível adicionar participantes em cópia. Assim, eles recebem os documentos e podem acompanhar o processo das coletas de assinatura, mesmo que não sejam revisores ou signatários.

Ordem das assinaturas

Caso seja necessário, também é possível definir a ordem das assinaturas. Basta selecionar o modo “Definir ordem de assinaturas”. Ao lado dos nomes dos assinantes vão aparecer números. É só arrastar e alterar de acordo com a ordem desejada.

Passo 2: Inserindo os documentos no sistema

Em seguida, adicione os documentos em PDF, com limite total de 25 MB. É possível fazer a assinatura de diversos documentos de uma só vez — recurso chamado de assinatura em lote. 

O sistema permite que o documento seja adicionado ao arrastá-lo para dentro da plataforma, pelo botão de selecionar arquivos e também via Google Drive. Uma janela vai abrir no computador, para que você selecione o documento desejado.

Passo 3: Definindo as configurações adicionais

Nas “Configurações adicionais”, é possível criar algumas definições:

  • editar o título do processo de assinatura (isso vai facilitar a gestão posteriormente);
  • adicionar uma nota (com observações que somente você tem acesso); 
  • solicitar confirmação de e-mail de usuários não autenticados;
  • definir uma data limite para que os documentos sejam assinados.

Passo 4: Revise e assine

Por fim, a última etapa é a de revisão e assinatura. É nesse momento que você pode editar ou alterar dados como e-mails dos assinantes, documentos para assinar e configurações da assinatura.

Na fase de revisão, depois que tudo estiver validado, você pode ir até “Posicionar assinaturas” para determinar onde elas devem ser feitas. Para isso, selecione um signatário, e clique ou arraste os seus campos para adicionar ao documento: 

  • assinatura
  •  rubrica
  •  nome
  •  e-mail
  • campo de texto 

Você pode inserir selos de assinatura e outras opções de personalização.

Os campos adicionados ao documento podem ou não ser preenchidos pelo criador da coleta. Caso não sejam, o sistema solicitará ao signatário para adicioná-los. Além disso, você também pode incluir uma caixa para inserir o rodapé da assinatura. 

Com as assinaturas devidamente posicionadas, clique em “Solicitar assinaturas”. O sistema vai enviar uma solicitação por e-mail para os signatários, que receberão um link para assinar.

Quando não há mais signatários além de você, é só finalizar o processo e fazer o download do documento assinado. 

Gerencie suas assinaturas

O BRy Signer também permite a gestão das assinaturas coletadas. 

Na aba de “Minhas assinaturas”, você consulta as assinaturas solicitadas e verifica seus dados, como a data limite, seu papel naquela assinatura, se você é criador, assinante ou ambos e o status da solicitação. 

As suas assinaturas podem estar em:

  • Minha revisão
  • Rascunho
  • Assinatura de Terceiros
  • Revisão de Terceiros
  • Concluída
  • Minha Assinatura
  • Em ajuste
  • Cancelada

Por que utilizar o BRy Signer para assinar online?

O BRy Signer torna o processo de assinatura mais ágil, simples e fácil, permitindo o controle e a gestão de contratos. 

A assinatura de contratos online dispensa o uso de papel e o trâmite de documentos, o que representa uma economia para a empresa. Os documentos eletrônicos são extremamente seguros, com garantia da integridade e validade jurídica. 

Os documentos assinados em lote economizam tempo e dinheiro da empresa, uma vez que a cobrança é feita por envio, e não por número de assinaturas ou de documentos. Assim, é possível assinar múltiplos documentos e incluir múltiplos signatários no mesmo envio.

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