A digitalização e desmaterialização de documentos já começou em muitas empresas. Atentas à transformação paperless, elas vêm adotando tecnologia para eliminar o uso de papel, reduzir os custos operacionais e agilizar os processos internos. No entanto, manter a segurança das informações, garantir a validade jurídica e seguir as normas de compliance exige cuidados e a escolha das ferramentas adequadas.
Quando se trata de assinatura de documentos digitais e outras operações eletrônicas, o certificado digital aparece como a melhor solução para preservar as informações e dar respaldo jurídico. Protegido por chaves criptográficas, ele é uma identidade digital que contém uma série de informações para identificar de forma inequívoca o seu proprietário. Assim, é o equivalente a um CPF ou CNPJ no meio virtual e serve para comprovar a identidade da pessoa ou empresa que está realizando algum procedimento virtual.
Neste artigo, vamos ver por que adotar o certificado digital corporativo na sua empresa. Acompanhe!
O que é um certificado corporativo?
O certificado digital corporativo é um tipo de certificado digital indicado para conferir segurança e validade jurídica a processos internos de empresas. Pode ser utilizado para assinatura de documentos relacionados a:
- Recursos Humanos
- Fornecedores e parceiros
- Concessão de crédito ou seguro
- Filiais
- Franquias
E qualquer outro processo interno. Além disso, é possível aplicar no ponto eletrônico e no acesso a sistemas, funcionando da mesma forma que um login e senha, mas com uma camada de segurança extra por conta da criptografia.
A validade jurídica está garantida pela Medida Provisória 2.200, que regulamenta a certificação digital no Brasil. De acordo com a legislação, uma empresa pode assinar digitalmente documentos com um certificado digital corporativo desde que haja um acordo entre as partes envolvidas. Em geral, este acordo é firmado no momento da emissão do certificado e as informações são validadas pelo próprio RH, por exemplo. Com isso, passa a ter o ônus da prova – ou seja: caso alguém conteste a veracidade do documento, precisará comprovar que a empresa forjou ou cometeu fraude.
O certificado digital corporativo é vantajoso se comparado a outras tecnologias como a assinatura eletrônica, por exemplo. A seguir, vamos ver por que vale a pena investir nessa solução para os processos internos da sua empresa.
Por que adotar o certificado digital corporativo
1. Tecnologia viável
O certificado digital corporativo é uma opção economicamente viável para empresas que têm processos complexos e precisam assinar um grande volume de documentos. Com ele, é possível contar com tecnologia de ponta para garantir segurança e cumprir normas de compliance.
Além disso, por eliminar a necessidade de papel, transporte e armazenamento, reduz o custo operacional. Empresas como a Flex BPO deixaram de usar cerca de 30 mil folhas de papel por mês com a desmaterialização de processos de RH.
2. Emissão simples
Por meio de uma plataforma na nuvem como o BRy Cloud, as empresas podem emitir certificado digital para todos os funcionários, parceiros e demais envolvidos nas transações digitais que realizar.
Isso é feito de forma simples e rápida: basta acessar o site da plataforma, preencher dados cadastrais e enviar documentos de identificação. A verificação de autenticidade feita a partir de uma série de fatores – como fotografia e validação de e-mail e senha – para garantir a segurança. Após a assinatura do termo de titularidade, o certificado já pode ser utilizado.
Se os dados e documentações estiverem corretos, o processo de emissão é finalizado em no máximo duas horas.
3. Validade jurídica
Como vimos anteriormente, se houver um acordo firmado entre as partes, o certificado digital corporativo tem validade jurídica, conforme determinado pela Medida Provisória 2.200.
Por conta disso, ele é uma opção muito mais segura do que uma assinatura eletrônica. Esta também pode ser feita virtualmente, mas não utiliza um certificado digital para assegurar a identidade. Em vez disso, é se baseia na coleta e registro de um conjunto de evidências – como geolocalização, endereço IP, e-mail e senhas, por exemplo – que buscam confirmar a identidade da pessoa.
Quando alguém faz a assinatura digital de um documento utilizando um certificado digital corporativo, a vontade é expressa pela autorização de uso da chave criptográfica privada. Na assinatura eletrônica, por outro lado, a manifestação da vontade é apenas testemunhada pelo conjunto de evidências coletadas pelo sistema. Logo, se for contestada, a pessoa ou empresa precisa comprovar a autenticidade dessas evidências. Ou seja: não tem o ônus da prova.
Assim, a validade jurídica do certificado digital corporativo e da assinatura digital é mais garantida, obedecendo normas de compliance e dando respaldo jurídico aos processos internos da empresa.
4. Praticidade e agilidade nos processos internos
Utilizar certificado corporativo facilita a assinatura de documentos eletrônicos. Logo, não é necessário criar documentos físicos, enviar por transportadoras ou correios, aguardar os trâmites de assinatura e ter retrabalho por erros de informação ou extravio.
Todos os processos podem ser feitos com documentos eletrônicos, do início ao fim, com praticidade e agilidade. Além de economizar, a empresa ganha produtividade e otimiza o trabalho.
BRy Cloud: certificado corporativo para empresas
Para emitir certificados corporativos e realizar assinaturas digitais, sua empresa pode utilizar o BRy Cloud, a plataforma de certificação digital em nuvem da BRy Tecnologia. Lá estão disponíveis diversos serviços, entre eles:
Certificado Corporativo BRy-C1
Este é o serviço indicado para uso interno das organizações. Por meio do BRy Cloud, a empresa pode emitir certificados corporativos para todos os colaboradores, parceiros ou franqueados.
Como a plataforma é intuitiva, todos podem obter o certificado com facilidade: basta preencher o cadastro e enviar a documentação. A aprovação é feita pela Autoridade de Registro sem a necessidade de validação presencial. Com este certificado é possível assinar documentos digitalmente e utilizar todos os serviços do BRy Cloud.
Certificado Corporativo BRy- Dev
A BRy também oferece o serviço de integração de assinatura digital via API. Para empresas que desejam integrar essas funcionalidades aos próprios sistemas, há a opção de obter um certificado corporativo para testes de desenvolvimento.
A aprovação, neste caso, é feita a partir da confirmação de e-mail. É possível utilizar o certificado para testes, treinamento ou demonstração de uso.
Se você quiser entender melhor como funciona o BRy Cloud, faça agora mesmo um teste grátis – ao se cadastrar, você ganha créditos para utilizar na plataforma. Caso queira saber como adotar o certificado corporativo no contexto da sua empresa, entre em contato e converse com nossos especialistas, podemos ajudá-lo a escolher a melhor solução.
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