Não faz muito tempo, quando um documento digital precisava ser assinado, era necessário que todas as partes o fizessem da mesma forma. Isto é: ou todos faziam assinatura digital com certificado digital, ou todos faziam a assinatura eletrônica sem o certificado digital.
Mas isso mudou: já é possível realizar uma assinatura híbrida. O modelo é uma combinação de assinatura digital e assinatura eletrônica no mesmo documento.
Quando falamos em assinatura digital de contratos ou outros documentos com múltiplos signatários, é comum que as pessoas confundam dois termos parecidos: a assinatura digital e a assinatura eletrônica.
Ambas são tecnologias que conferem mais segurança aos documentos eletrônicos, otimizam o tempo gasto com assinatura e reduzem custos com logística, quando comparadas à assinatura manual. Porém, uma não é igual à outra. Existem diferenças técnicas entre as duas. Daí a possibilidade de serem combinadas.
Mas como é possível fazer isso? E quais as vantagens de adotá-la?
Neste post, vamos explicar a diferença entre os dois tipos de assinatura e os benefícios que a utilização de ambas pode trazer à sua empresa. Depois, você conhecerá a solução da BRy para assinatura híbrida. Acompanhe!
O que é assinatura híbrida: digital e eletrônica no mesmo documento
Assinatura híbrida é a combinação de assinatura digital e assinatura eletrônica no mesmo documento. Ela permite, portanto, que cada signatário utilize o tipo de assinatura que for mais conveniente. Confira a seguir as diferenças e saiba quando é melhor utilizar cada uma:
Assinatura digital
A assinatura digital é uma marca criptográfica inserida em um documento digital. Para realizá-la, é fundamental que o usuário tenha o seu próprio certificado digital. Ele é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, também conhecido como e-CPF ou e-CNPJ.
Para obtê-lo, deve-se procurar uma Autoridade Certificadora. Esta entidade irá conferir os documentos necessários, a identidade do titular e criará o certificado digital.
O certificado, na prática, consiste em um arquivo contendo os dados referentes à pessoa ou empresa, protegidos por criptografia altamente complexa e com prazo de validade pré-determinado.
Esse arquivo pode ser armazenado em um token, smart card ou em nuvem. Na hora da assinatura, são as informações criptográficas contidas no certificado que validam e conferem legitimidade à assinatura digital, comprovando que ela foi realizada pelo dono do certificado.
Portanto, uma assinatura digital válida só é possível se o assinante possuir um certificado digital.
Assinatura eletrônica
Já para realizar uma assinatura eletrônica, não é preciso ter o certificado digital. Uma assinatura deste tipo tem a confiança determinada por outros fatores.
Na hora da assinatura, o software assinador recolhe uma série de evidências digitais que podem garantir a identidade do assinante. Essas provas podem ser: geolocalização, endereço de IP do assinante, e-mail do usuário captados no momento da assinatura.
A sua validade dependerá da força e veracidade dessas evidências, que precisarão ser comprovadas.
Este tipo de assinatura é utilizado somente nos casos em que as partes a aceitam e confiam, segundo a medida provisória 2.200-2 2001. Ou seja: documentos com assinatura eletrônica podem ser válidos juridicamente em alguns casos, somente se todos concordarem sobre sua validade.
Assim, a assinatura eletrônica é recomendada para documentos de menor criticidade ou risco.
Quais as vantagens de utilizar assinatura híbrida
A principal vantagem da assinatura híbrida é ampliar acesso à assinatura online. Ela não exclui pessoas que não possuem certificado digital, se for possível assinar eletronicamente.
Nem todos os documentos precisam ter uma assinatura digital. Aliás, para a maioria deles, basta uma assinatura simples. Já é assim no mundo do papel, em que em poucos casos a assinatura de documentos requer reconhecimento de firma.
Por isso, poucas pessoas físicas, por exemplo, têm certificado digital. Com a possibilidade de assinatura híbrida, o acesso à assinatura online de diversos tipos de contratos fica ampliada, sobretudo nesses casos.
É o que acontece com o diploma digital: o único signatário que não precisa ter certificado digital é o formando.
Há outros casos, principalmente dentro das empresas. A combinação das duas assinaturas pode ser utilizada para otimizar processos internos, se os funcionários puderem assinar documentos eletrônicos sem a necessidade de um certificado digital. A empresa poderá utilizar certificado e o funcionário assinatura eletrônica, por exemplo, em processos de contratação, solicitação de férias, documentos internos, memorandos, etc.
Dessa forma, muito mais pessoas podem assinar contratos sem sair de casa, reduzindo o tempo gasto nesse tipo de processo.
Como funciona a assinatura híbrida: passo a passo para fazer
Fazer assinaturas híbridas é ainda mais simples que o seu conceito.
A BRy Tecnologia, empresa referência em certificação digital no Brasil, é pioneira em um serviço de envio de documentos digitais para coleta de assinaturas que permite a inclusão dos dois tipos de firma em um mesmo documento: o novo BRy Signer.
Ao acessar o sistema, basta clicar em “Nova Assinatura” para iniciar a configuração de um novo “Envio” de documentos para coletar assinaturas. Veja o passo a passo:
1. Selecione quem são os participantes da nova assinatura
Para começar, você seleciona quem são os participantes envolvidos na assinatura do documento: “Somente Eu” se você for o único assinante, “Eu e outros”, se você for um dos signatários, ou “Somente outros”, se estiver organizando uma coleta apenas para outras pessoas.
2. Adicione os dados dos assinantes
Após selecionar o tipo de participantes do Envio, cadastre nome e endereço de e-mail dos assinantes.
3. Defina a ordem da coleta
Nesta fase, o organizador da solicitação define, se necessário, uma ordem de assinatura. Com isso, o signatário só vai receber a notificação de assinar na sua vez e após a assinatura anterior ter sido executada.
4. Escolha o tipo de assinatura para cada signatário
Nesta etapa, o gestor da coleta define os tipos de assinatura que cada assinante irá utilizar. Por padrão, o sistema adota a assinatura eletrônica. Caso queira utilizar outro tipo, basta acessar o Menu nos três pontinhos de cada assinante > Configurações. São três possibilidades:
- Assinatura eletrônica simples, sem certificado digital
- Assinatura eletrônica avançada, com certificado digital corporativo
- Assinatura eletrônica qualificada, com certificado digital ICP-Brasil
Cada assinante pode fazer um tipo de assinatura diferente, ou seja: o documento será autenticado com uma assinatura híbrida.
5. Adicione os documentos
Selecione os documentos a assinar e faça o upload.
6. Configure as informações adicionais da coleta
O sistema também tem a opção de adicionar um título do processo de assinatura, escrever uma nota e uma data limite para finalizar o processo.
7. Posicione o selo da assinatura
O selo é uma representação visual da assinatura digital ou eletrônica. Ele serve para posicionar e registrar as informações dos signatários no documento. Lembrando que esta etapa é apenas uma confirmação visual, a assinatura em si na verdade são dados vinculados ao documento num processo criptográfico.
8. Solicite a assinatura
Com o Envio configurado, clique em “Solicitar assinatura”. Os signatários vão receber um e-mail com um link para a plataforma de assinatura. Ao acessar, eles serão direcionados para assinar o documento.
Os participantes que assinarem digitalmente deverão utilizar a extensão da BRy para navegador que identifica o certificado digital na plataforma, caso ainda não tenham feito, e realizar a assinatura digital normalmente.
Já quem realiza a assinatura eletrônica precisará apenas permitir a assinatura e a coleta de dados de geolocalização do computador.
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Assinatura em Grupo: como integrar a funcionalidade
Para integrar rapidamente a funcionalidade de assinatura híbrida ao sistema da organização e aumentar a qualidade da experiência dos usuários, a BRy disponibiliza APIs.
Saiba mais: Como funciona uma API de sistema de Assinatura Digital
A API vai permitir que o seu sistema interaja com o sistema da BRy, levando a requisição dos usuários e devolvendo a resposta. Há alguns benefícios relacionados a elas, como:
- foco da equipe de TI no negócio;
- menor complexidade em termos de desenvolvimento;
- investimento inicial menor;
- menor time-to-value;
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- compliance.
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