Não faz muito tempo, quando um documento digital precisava ser assinado, era necessário que todas as partes o fizessem da mesma forma. Isto é: ou todos faziam assinatura digital com certificado digital, ou todos faziam a assinatura eletrônica sem o certificado digital. 

Mas isso mudou: já é possível realizar uma assinatura híbrida. O modelo é uma combinação de assinatura digital e assinatura eletrônica no mesmo documento

Quando falamos em assinatura digital de contratos ou outros documentos com múltiplos signatários, é comum que as pessoas confundam dois termos parecidos: a assinatura digital e a assinatura eletrônica. 

Ambas são tecnologias que conferem mais segurança aos documentos eletrônicos, otimizam o tempo gasto com assinatura e reduzem custos com logística, quando comparadas à assinatura manual. Porém, uma não é igual à outra. Existem diferenças técnicas entre as duas. Daí a possibilidade de serem combinadas.

Mas como é possível fazer isso? E quais as vantagens de adotá-la? 

Neste post, vamos explicar a diferença entre os dois tipos de assinatura e os benefícios que a utilização de ambas pode trazer à sua empresa. Depois, você conhecerá a solução da BRy para assinatura híbrida. Acompanhe!

O que é assinatura híbrida: digital e eletrônica no mesmo documento

Assinatura híbrida é a combinação de assinatura digital e assinatura eletrônica no mesmo documento. Ela permite, portanto, que cada signatário utilize o tipo de assinatura que for mais conveniente. Confira a seguir as diferenças e saiba quando é melhor utilizar cada uma:

Assinatura digital

A assinatura digital é uma marca criptográfica inserida em um documento digital. Para realizá-la, é fundamental que o usuário tenha o seu próprio certificado digital. Ele é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, também conhecido como e-CPF ou e-CNPJ. 

Para obtê-lo, deve-se procurar uma Autoridade Certificadora. Esta entidade irá conferir os documentos necessários, a identidade do titular e criará o certificado digital.

O certificado, na prática, consiste em um arquivo contendo os dados referentes à pessoa ou empresa, protegidos por criptografia altamente complexa e com prazo de validade pré-determinado. 

Esse arquivo pode ser armazenado em um token, smart card ou em nuvem. Na hora da assinatura, são as informações criptográficas contidas no certificado que validam e conferem legitimidade à assinatura digital, comprovando que ela foi realizada pelo dono do certificado. 

Portanto, uma assinatura digital válida só é possível se o assinante possuir um certificado digital.

Assinatura eletrônica

Já para realizar uma assinatura eletrônica, não é preciso ter o certificado digital. Uma assinatura deste tipo tem a confiança determinada por outros fatores

Na hora da assinatura, o software assinador recolhe uma série de evidências digitais que podem garantir a identidade do assinante. Essas provas podem ser: geolocalização, endereço de IP do assinante, e-mail do usuário captados no momento da assinatura. 

A sua validade dependerá da força e veracidade dessas evidências, que precisarão ser comprovadas.

Este tipo de assinatura é utilizado somente nos casos em que as partes a aceitam e confiam, segundo a medida provisória 2.200-2 2001. Ou seja: documentos com assinatura eletrônica podem ser válidos juridicamente em alguns casos, somente se todos concordarem sobre sua validade. 

Assim, a assinatura eletrônica é recomendada para documentos de menor criticidade ou risco. 

Quais as vantagens de utilizar assinatura híbrida

A principal vantagem da assinatura híbrida é ampliar acesso à assinatura online. Ela não exclui pessoas que não possuem certificado digital, se for possível assinar eletronicamente. 

Nem todos os documentos precisam ter uma assinatura digital. Aliás, para a maioria deles, basta uma assinatura simples. Já é assim no mundo do papel, em que em poucos casos a assinatura de documentos requer reconhecimento de firma.

Por isso, poucas pessoas físicas, por exemplo, têm certificado digital. Com a possibilidade de assinatura híbrida, o acesso à assinatura online de diversos tipos de contratos fica ampliada, sobretudo nesses casos. 

É o que acontece com o diploma digital: o único signatário que não precisa ter certificado digital é o formando.

Há outros casos, principalmente dentro das empresas. A combinação das duas assinaturas pode ser utilizada para otimizar processos internos, se os funcionários puderem assinar documentos eletrônicos sem a necessidade de um certificado digital. A empresa poderá utilizar certificado e o funcionário assinatura eletrônica, por exemplo, em processos de contratação, solicitação de férias, documentos internos, memorandos, etc.

Dessa forma, muito mais pessoas podem assinar contratos sem sair de casa, reduzindo o tempo gasto nesse tipo de processo.

Como funciona a assinatura híbrida: passo a passo para fazer

Fazer assinaturas híbridas é ainda mais simples que o seu conceito. 

A BRy Tecnologia, empresa referência em certificação digital no Brasil, é pioneira em um serviço de envio de documentos digitais para coleta de assinaturas que permite a inclusão dos dois tipos de firma em um mesmo documento: o novo BRy Signer.

Ao acessar o sistema, basta clicar em  “Nova Assinatura” para iniciar a configuração de um novo “Envio” de documentos para coletar assinaturas. Veja o passo a passo:

1. Selecione quem são os participantes da nova assinatura

Para começar, você seleciona quem são os participantes envolvidos na assinatura do documento: “Somente Eu” se você for o único assinante, “Eu e outros”, se você for um dos signatários, ou “Somente outros”, se estiver organizando uma coleta apenas para outras pessoas. 

2. Adicione os dados dos assinantes

Após selecionar o tipo de participantes do Envio, cadastre nome e endereço de e-mail dos assinantes. 

3. Defina a ordem da coleta

Nesta fase, o organizador da solicitação define, se necessário, uma ordem de assinatura. Com isso, o signatário só vai receber a notificação de assinar na sua vez e após a assinatura anterior ter sido executada. 

4. Escolha o tipo de assinatura para cada signatário

Nesta etapa, o gestor da coleta define os tipos de assinatura que cada assinante irá utilizar. Por padrão, o sistema adota a assinatura eletrônica. Caso queira utilizar outro tipo, basta acessar o Menu nos três pontinhos de cada assinante > Configurações. São três possibilidades:

  • Assinatura eletrônica simples, sem certificado digital
  • Assinatura eletrônica avançada, com certificado digital corporativo
  • Assinatura eletrônica qualificada, com certificado digital ICP-Brasil

Cada assinante pode fazer um tipo de assinatura diferente, ou seja: o documento será autenticado com uma assinatura híbrida. 

5. Adicione os documentos

Selecione os documentos a assinar e faça o upload.

6. Configure as informações adicionais da coleta

O sistema também tem a opção de adicionar um título do processo de assinatura, escrever uma nota e uma data limite para finalizar o processo. 

7. Posicione o selo da assinatura

O selo é uma representação visual da assinatura digital ou eletrônica. Ele serve para posicionar e registrar as informações dos signatários no documento. Lembrando que esta etapa é apenas uma confirmação visual, a assinatura em si na verdade são dados vinculados ao documento num processo criptográfico.

8. Solicite a assinatura

Com o Envio configurado, clique em “Solicitar assinatura”. Os signatários vão receber um e-mail com um link para a plataforma de assinatura. Ao acessar, eles serão direcionados para assinar o documento. 

Os participantes que assinarem digitalmente deverão utilizar a extensão da BRy para navegador que identifica o certificado digital na plataforma, caso ainda não tenham feito, e realizar a assinatura digital normalmente.

Já quem realiza a assinatura eletrônica precisará apenas permitir a assinatura e a coleta de dados de geolocalização do computador. 

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Assinatura em Grupo: como integrar a funcionalidade

Para integrar rapidamente a funcionalidade de assinatura híbrida ao sistema da organização e aumentar a qualidade da experiência dos usuários, a BRy disponibiliza APIs

Saiba mais: Como funciona uma API de sistema de Assinatura Digital

A API vai permitir que o seu sistema interaja com o sistema da BRy, levando a requisição dos usuários e devolvendo a resposta. Há alguns benefícios relacionados a elas, como:

  • foco da equipe de TI no negócio;
  • menor complexidade em termos de desenvolvimento;
  • investimento inicial menor;
  • menor time-to-value;
  • oferta de uma solução completa para os usuários;
  • melhor usabilidade; e
  • compliance.

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A assinatura híbrida amplia os casos de uso da validação online, já que aceita assinatura digital e eletrônica no mesmo documento. Quer ver agora mesmo essa funcionalidade funcionando? Então, faça um teste grátis no BRy Signer.