Os documentos eletrônicos – em PDF, DOC e outros formatos – já fazem parte da rotina das empresas e profissionais autônomos. Contabilidade,  advocacia, governo,recursos humanos, saúde. Praticamente todas as áreas aproveitaram a tecnologia, digitalizaram documentos e passaram a ser mais produtivas. 

No entanto, a validade jurídica desses arquivos ainda gera muitas dúvidas. Como garantir a autenticidade e integridade dos contratos? A assinatura digital tem validade jurídica? Ela é equivalente à assinatura em papel? A desmaterialização dos documentos é realmente segura? Neste artigo, vamos responder todas essas questões. Acompanhe! 

Validade jurídica para contratos e documentos eletrônicos

Os arquivos eletrônicos e a comunicação em rede trouxeram uma infinidade de benefícios: facilitaram o acesso e gestão das informações, otimizaram processos de criação, tramitação e armazenamento de documentos e reduziram o uso de papel. 

Mas, ao mesmo tempo, geraram preocupações sobre a segurança, uma vez que os documentos podem ficar vulneráveis a fraudes. Era um desafio identificar o signatário e ter a garantia de que foi ele quem, de fato, assinou. Outra questão era ter um registro confiável da data e hora da assinatura e saber se as informações não tinham sido alteradas posteriormente. 

Leia também: O que é mais confiável: documento digital ou impresso?

A solução encontrada foi a criptografia de alta complexidade. É ela que está por trás do certificado digital, do carimbo do tempo e da assinatura digital. Essas tecnologias dão total segurança aos arquivos eletrônicos e processos realizados no meio virtual. A partir delas, surgiram em todo o mundo regulamentações para padronizar e atestar a veracidade dos documentos eletrônicos, da mesma forma que ocorre com os documentos físicos.

Legislação sobre assinatura digital no mundo

O uso de assinatura digital em documentos eletrônicos é regulamentado em diversos países. As principais legislações são o E-Sign Act e UETA nos Estados Unidos, o PIPEDA no Canadá e a eIDAS na União Europeia. 

A Comissão das Nações Unidas sobre Direito Comercial Internacional (UNCITRAL) também definiu regras que regulamentam as assinaturas eletrônicas em contratos internacionais. Tais regulamentações foram motivadas sobretudo pela necessidade de estabelecer relações de comércio em âmbito internacional.

Legislação sobre assinatura digital no Brasil

No Brasil, a assinatura digital tem validade jurídica desde 2001, quando foi publicada a Medida Provisória 2.200-2. Ela regulamenta a certificação digital no país e cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituição conhecida como ICP Brasil. Vamos ver detalhes sobre as determinações da MP adiante. 

Outro marco legal de relevância no país foi a aprovação da Lei 11.419, de 2006, em que o uso de documentos eletrônicos passou a ser aceito pelo Poder Judiciário, quando assinados digitalmente. A lei representa a manifestação favorável ao uso do documento eletrônico, pela própria Justiça, acolhendo-os em todos os seus efeitos jurídicos e legais.

Assinatura digital vale da mesma forma que assinatura no papel?

Embora cada uma das normas tenha suas peculiaridades e terminologias específicas, todas têm um ponto comum: determinam que assinaturas digitais recebam o mesmo tratamento dado às manuscritas, realizadas em papel. Elas estabelecem ainda, em termos gerais, critérios mínimos a serem cumpridos para que determinado procedimento seja considerado uma assinatura digital. 

No caso da legislação brasileira, a assinatura digital é aquela realizada com um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora vinculada à ICP-Brasil. Ele deve obedecer às normas de segurança estabelecidas pela instituição, a fim de assegurar a identidade do portador. Para isso, é preciso verificar documentos como RG e CPF, fazer a coleta de dados biométricos e vincular essas informações a um par de chaves criptográficas. 

Com isso, a assinatura digital confere ao documento:

  • Autenticidade: a assinatura digital está vinculada ao certificado digital do signatário, que é o equivalente ao CPF. 
  • Integridade: qualquer alteração feita no documento após a assinatura digital invalida a autenticação. 
  • Não repúdio: como o signatário manifesta a vontade ao utilizar o certificado digital, ele não pode negar ter realizado a assinatura. 

Desta forma, os documentos eletrônicos se tornam tão seguros quanto os documentos em papel. Eles têm a mesma validade jurídica do que uma assinatura manuscrita e autenticada em cartório. 

Para dar ainda mais segurança aos documentos, é possível aplicar um carimbo do tempo. Essa tecnologia registra a data e hora em que a assinatura foi realizada, a partir de uma fonte confiável – que não pode ser alterada -, como o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Assim, assegura a tempestividade, ou seja, determina se o documento está dentro de um prazo legal estabelecido.  

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Qual a validade jurídica da assinatura digital e eletrônica?

A assinatura digital com certificado digital ICP-Brasil não é a única tecnologia de autenticação de documentos eletrônicos amparada juridicamente pela MP 2.200-2. De acordo com o artigo 10 da MP 2.200-2/2001:

“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

Isso quer dizer que assinaturas digitais feitas com certificados corporativos e assinaturas eletrônicas também têm validade jurídica, desde que seja estabelecido um acordo prévio entre as partes. 

Lei 14.063

A lei 14.063/20  cria novas classificações para as assinaturas eletrônicas, conferindo-lhes graus de segurança diferentes. Antes da sua publicação, órgãos públicos não podiam fazer uso de certificados digitais não emitidos pela ICP-Brasil. Esta lei regulamentou uma nova classificação de assinaturas — simples, avançada e qualificada — , e definiu as situações em que cada uma delas pode ser utilizada. Mesmo tendo uma relevância maior para os órgãos públicos, a norma dá ainda mais respaldo para o uso de assinaturas eletrônicas em empresas privadas.

 

Validade jurídica da assinatura digital

Como vimos anteriormente, a assinatura digital conta com a tecnologia criptográfica do certificado digital para garantir a autenticidade, integridade e não repúdio. 

Ao utilizar um certificado digital para assinar um documento eletrônico, é como se o signatário apresentasse o RG – um documento único e intransferível – para reconhecer a firma em cartório. Com isso, confirma a identidade e expressa a vontade de assinar o documento. Logo, não pode negar ter feito a assinatura. 

O mesmo acontece com a assinatura digital que utiliza o certificado digital corporativo. A única diferença é que este tipo de certificado não é emitido pela ICP-Brasil e, por isso, precisa de um acordo prévio entre as partes envolvidas para ter validade jurídica. Ele é indicado para processos internos das empresas, como a documentação de RH, contratos com filiais e parceiros. 

Em ambos os casos há presunção de legalidade. Assim, caso ocorra o questionamento da autenticidade das assinaturas digitais, o ônus da prova cabe ao acusador. Isso significa que ele precisará provar que a assinatura foi fraudada. 

Validade jurídica da assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica não requer que o signatário possua um certificado digital. Neste caso, é como se a pessoa não tivesse um RG e não pudesse reconhecer a firma em cartório. Assim, é preciso buscar outras formas de comprovar a identidade e testemunhar a expressão da vontade. 

Para isso, o sistema utilizado para realizar a assinatura faz a coleta de uma série de evidências – como geolocalização, endereço IP do computador, e-mail ou SMS de confirmação, fotografia ou um desenho da assinatura manuscrita. Esse conjunto de informações serve como evidência probatória do processo de geração da assinatura. 

Diferente da assinatura digital, a assinatura eletrônica não tem presunção de legalidade. Logo, caso a autenticidade seja questionada, o ônus da prova é do acusado, e não do acusador. Ou seja: o signatário terá que provar que de fato foi ele quem assinou aquele documento. Por este motivo é importante usar sistemas que coletam um conjunto forte de evidências, capazes de sustentar e comprovar a autenticidade da assinatura. Quanto maior a força das evidências, mais segura a assinatura eletrônica. A assinatura eletrônica da BRy, por exemplo, acompanha carimbo do tempo. 

A força probatória das assinaturas eletrônicas em documentos digitais

Ao realizar uma operação digital é possível assegurar força probatória através da assinatura desse processo ou de um documento eletrônico — como um contrato, um cheque, uma transferência monetária —, você atesta que aquela operação é legítima, válida e pode até confirmar a identidade de quem a realizou. É possível escolher três tecnologias para fazer isso:

 Assinatura eletrônica simples

Método de identificação do signatário: não identifica o signatário.
Nível de segurança: baixo.
Recomendação de uso: processos de baixo risco. Sua segurança jurídica é garantida por lei mediante acordo prévio entre os envolvidos.

Assinatura eletrônica avançada

Método de identificação do signatário: tecnologias como biometria e certificado digital corporativo.
Nível de segurança: médio.
Recomendação de uso: processos internos com grau de criticidade e sigilo moderados. Sua segurança jurídica é garantida por lei mediante acordo prévio entre os envolvidos.

Assinatura eletrônica qualificada

Método de identificação do signatário: certificado digital validado pela ICP-Brasil.
Nível de segurança: alto.
Recomendação de uso: processos internos e externos com grau mais elevado de sigilo e proteção legal. Sua segurança jurídica é regulamentada pela MP 2.200 e também pela Lei 14.063/20.

Assinatura digitalizada não tem validade jurídica

Um assinatura digitalizada nada mais é do que uma imagem digital, gerada por fotografia ou scanner, de uma assinatura manuscrita em papel. Algumas pessoas acreditam que inserir essa imagem em documentos eletrônicos equivale a uma assinatura digital ou eletrônica. No entanto, a assinatura digitalizada não tem validade jurídica – e, além disso, é bastante vulnerável à fraudes. 

A tecnologia é a melhor solução para dar segurança aos documentos e processos da sua empresa, além de proteger as informações e garantir a conformidade jurídica. Para ver como funciona a assinatura digital na prática, faça um teste grátis! Se você quiser saber qual a melhor opção para o contexto do seu negócio, entre em contato com nossos consultores.