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Certificado digital corporativo: o que é e quais as vantagens para sua empresa

Quem acompanha os setores administrativo, financeiro e de RH das empresas já conhece o processo: pilhas e pilhas de papéis arquivados, várias assinaturas e reconhecimento de firma. Fora todo o trabalho de enviar os contratos para a outra parte assinar, sejam colaboradores, franqueados ou clientes. Por que, então, não facilitar todo o trâmite com o uso do certificado digital corporativo?

Hoje, as assinaturas digitais são tão confiáveis quanto assinaturas no papel. Para cumprir a finalidade do que antes pertencia ao papel e à tinta, é preciso lançar mão de tecnologias que garantam sigilo, veracidade e eficiência em termos de troca de informações. Em um mercado cada vez mais competitivo, reduzir o tempo e os custos dos processos internos é uma necessidade. 

Neste artigo, você vai entender o que é um certificado digital corporativo e quais as vantagens de investir nessa tecnologia para a sua empresa. Boa leitura! 

O que é um certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico criptografado que funciona como um documento de identificação no meio digital. Ele é o equivalente ao RG, CPF ou CNPJ, e serve para confirmar, de forma inequívoca, a identidade de seu portador. Por meio dele, é possível assinar digitalmente documentos eletrônicos com total segurança e validade jurídica. 

Funciona da seguinte forma: o certificado digital contém diversas informações do proprietário – nome, CPF/CNPJ, e-mail e dados biométricos, por exemplo. Essas informações são atreladas a um par de chaves criptográficas individuais, geradas aleatoriamente por funções matemáticas. Uma delas é privada e fica sob posse do proprietário, a outra é pública e serve para verificação em bases de dados. Elas trabalham em conjunto para confirmar e validar operações, como a assinatura digital de documentos

O uso de certificados digitais foi regulamentado no Brasil pela MP 2.200 de 2001. Ela cria a Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil – ICP-Brasil, e também dita as normas para a autenticação de documentos eletrônicos. Desde então, é possível utilizar essa tecnologia para realizar qualquer transação online, como assinatura de contratos, operações bancárias e processos burocráticos relacionados a obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

O que é um certificado digital corporativo?

A MP 2.200 também regulamentou o uso de certificados digitais corporativos. Ele é um tipo de certificado digital indicado para conferir segurança e validade jurídica a processos internos de empresas. Para isso, de acordo com a legislação, basta que haja um acordo prévio entre as partes envolvidas

Este acordo é firmado no momento da emissão e as informações do portador do certificado – nome, e-mail, RG e CPF, por exemplo – podem ser validadas pelo próprio RH da empresa. Assim, as partes firmam uma relação de confiança, que possibilita a autenticação da mesma forma que qualquer outro certificado – inclusive com tecnologia criptográfica. 

A partir desse mecanismo, a empresa pode emitir certificados digitais corporativos para os funcionários, parceiros, franqueados e filiais, por exemplo. Desta forma, todas as documentações da empresa podem ser assinadas digitalmente, o que otimiza processos, diminui custos e confere total segurança aos documentos. Além disso, traz uma série de vantagens que veremos adiante. 

Qual a validade jurídica do certificado corporativo?

Como mencionamos acima, o uso de certificado digital corporativo na assinatura digital de documentos é regulamentado e válido juridicamente, desde que haja um acordo entre as partes. No entanto, uma dúvida bastante comum é: qual a vantagem em relação à assinatura eletrônica?

Antes, é preciso entender a diferença entre uma assinatura digital e uma assinatura eletrônica. Em resumo: 

  • Assinatura digital: utiliza um certificado digital para validar a operação. Quando alguém faz a assinatura digital de um documento, a vontade é expressa pela autorização de uso da chave criptográfica privada. Assim, a pessoa não pode negar ter assinado. Se for a assinatura for contestada, a pessoa ou empresa tem presunção de legalidade e o acusador fica com o ônus da prova. Ou seja: ele tem que apresentar provas de que houve fraude. 
  • Assinatura eletrônica: não utiliza certificado digital. Se baseia na coleta e registro de um conjunto de evidências – como geolocalização, endereço IP,  e-mail e senhas, por exemplo – para validar a operação. Logo, a manifestação da vontade é apenas testemunhada por essas evidências. Consequentemente, em caso de contestação judicial, não há presunção de legalidade e o ônus da prova é do acusado, e não do acusador. Desta forma, a pessoa ou empresa terá que provar – por meio da verificação das evidências utilizadas – que, de fato, foi ela quem fez a assinatura. 

Graças ao certificado digital, a assinatura digital é mais segura. Ele utiliza uma tecnologia muito mais robusta do que a coleta de evidência de uma assinatura eletrônica. As chaves criptográficas garantem a autenticidade e a integridade das informações presentes nos documentos assinados digitalmente. É uma ferramenta amparada juridicamente e que colabora para o cumprimento das normas de compliance das empresas. 

No entanto, a melhor solução para assinatura de documentos eletrônicos depende do contexto e objetivo. Há casos, inclusive, que a assinatura digital e eletrônica são utilizadas em conjunto num mesmo documento, que é a da assinatura híbrida

Para que serve um certificado digital corporativo?

O certificado digital corporativo é indicado para processos internos das empresas. Ele serve para assinar digitalmente documentos eletrônicos e pode ser aplicado a diversos contextos e necessidades. Confira abaixo alguns exemplos e casos de sucesso. 

Documentação de RH

Um uso bastante comum é no setor de recursos humanos, para agilizar o processo de assinaturas das documentações de contratação, avisos de férias, atestados médicos, termos de uso de imagem e retirada de equipamentos, rescisões e qualquer outro documento. A assinatura digital elimina a necessidade de papel, torna os trâmites muito mais ágeis e facilita a organização e arquivamento desses documentos. 

A Flex BPO é uma empresa do mercado de Gestão de Relacionamentos que possui cerca de 10 mil colaboradores, distribuídos em 14 unidades operacionais localizadas nos estados de São Paulo, Santa Catarina e Rio Grande do Sul. Para agilizar os processo de RH, criou uma plataforma para envio dos documentos digitalizados, como atestados, contratos e aviso de férias. Os colaboradores utilizam certificado corporativo para assinar os documentos eletrônicos e enviar por meio da plataforma. Com isso, a empresa conseguiu:

certificado digital corporativo

Saiba mais no e-book: RH ágil: como grandes empresas podem otimizar processos internos

Contratos com fornecedores e parceiros

O certificado digital corporativo também pode ser utilizado para contratos com fornecedores e parceiros. A assinatura digital garante a validade jurídica dos documentos, que pode ser potencializada quando associada a outras tecnologias, como o carimbo do tempo. Os contratos online facilitam e aceleram a negociação e contratação. Desta forma, os processos são otimizados e há redução de custos, além de diminuir o uso de papel. 

A AMAGGI atua há 40 anos no setor agrícola e é uma das maiores empresas de commodities da América Latina. Tem operação no Brasil, Holanda, Argentina, Paraguai, Suíça, Noruega e China. Faz compra, venda e beneficiamento de grãos de soja e milho, além de importação e comercialização de insumos agrícolas. Antes de adotar o certificado corporativo, o tempo de espera para a conclusão de todas as assinaturas das partes envolvidas em contratos, com reconhecimento de firmas, podia chegar até 30 dias. Com o uso da tecnologia, a AMAGGI conseguiu: 

Acesse o case completo: 
AMAGGI proporciona mais agilidade e facilidade no campo com assinatura digital em contratos

Abertura e gerenciamento de franquias 

Um outro processo que também melhora bastante com certificado digital corporativo é a abertura de franquias ou transações com filiais. Isso porque, com o uso de arquivos eletrônicos, não é preciso gastar tempo e dinheiro com o envio de documentos pelos correios ou transportadoras. Tudo é feito de forma rápida e prática, pela internet, com total segurança. 

Além desses exemplos, o certificado digital corporativo pode ser aplicado em qualquer outro processo interno que envolva assinatura de documentos. Também é possível utilizar a tecnologia criptográfica para dar ainda mais segurança ao registro no ponto eletrônico e ao acesso a sistemas da empresa. 

Quais as vantagens de usar o certificado corporativo?

Tecnologia viável

É uma opção economicamente viável para empresas que desejam contar com a tecnologia do certificados digitais e tornar os trâmites internos mais seguros. Especialmente para aquelas que precisam assinar um grande volume de documentos ou que sofrem com a burocracia e demora nos processos. 

Praticidade e agilidade nos processos internos

O uso de certificado corporativo possibilita a desmaterialização de documentos, ou seja: tudo pode ser feito digitalmente. Isso torna os processos muito mais práticos e rápidos. Ao eliminar burocracias e otimizar o tempo, a produtividade da equipe aumenta. 

Conformidade jurídica

Como já explicamos anteriormente, uma das maiores vantagens do certificado digital corporativo é manter os processos internos da empresa em conformidade jurídica e de acordo com as normas de compliance. Os documentos ficam protegidos e têm amparo legal. 

Segurança e validade das informações

Os documentos eletrônicos assinados digitalmente são “anti fraude”. Isso porque qualquer alteração realizada no arquivo após a assinatura invalida o documento. Logo, as informações ficam 100% protegidas. 

Redução de papel

A desmaterialização dos processos também tem a vantagem de reduzir o uso de papel. Além de ser mais sustentável, isso diminui gastos com compra de papel, impressão, transporte e armazenamento. A empresa se adequa à cultura paperless

Como é o processo de emissão do certificado corporativo?

É possível emitir certificados corporativos de duas formas:

BRy Cloud: plataforma de certificação digital 

No primeiro caso, a emissão de certificados digitais é feita por meio do BRy Cloud, nossa plataforma de assinatura e certificação digital na nuvem. Os passos são os seguintes:

Pronto! A plataforma é intuitiva e simples. Se todos os dados e documentos forem enviados corretamente, o processo é finalizado em no máximo duas horas

Há a opção de armazenar o certificado corporativo em nuvem. Desta forma, é possível acessá-lo pela internet por meio de qualquer equipamento, inclusive em dispositivos móveis, e não apenas aquele onde o certificado está instalado. Também não é preciso utilizar tokens ou smartcards. Esta é a maneira mais simples, flexível e prática de fazer a assinatura digital. 

Como se tornar uma autoridade certificadora corporativa?

A outra possibilidade para emitir os certificados digitais corporativos é se tornar uma Autoridade Certificadora Corporativa (ACC). Isso significa que a empresa é responsável por todo o processo de emissão e gestão dos certificados digitais, seguindo um regimento interno próprio. O BRy ICP é a solução que possibilita isso.  

Entre as vantagens estão a autonomia, hospedagem completa e controle dos documentos, integração aos sistemas da empresa e possibilidade de oferecer essa hospedagem da Autoridade Certificadora Corporativa a seus clientes.

O certificado digital corporativo é a melhor solução para otimizar processos sem deixar de lado a segurança e validade jurídica dos documentos. Se você quiser saber como essa tecnologia pode ser aplicada da melhor forma na sua empresa, entre em contato conosco!

Carlos Francisco Tatara

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