Quem acompanha os setores administrativo, financeiro e de RH das empresas já sabe o processo: pilhas e pilhas de papéis arquivados, várias assinaturas e reconhecimento de firma em cartórios. Fora todo o trabalho de enviar os contratos para a outra parte assinar, sejam colaboradores, franqueados ou clientes. Por que, então, não facilitar todo o trâmite com o uso do certificado digital corporativo?

Em meio ao turbilhão de dados, as informações precisam ser ainda mais validadas com segurança. Hoje, os atestados de autenticidade virtuais são tão confiáveis quanto assinaturas no papel. Para cumprir a finalidade do que antes pertencia ao papel e à tinta, é preciso lançar mão de tecnologias que garantam sigilo, veracidade e eficiência em termos de troca de informações. Em um mercado cada vez mais competitivo, reduzir tempo e custos com os processos é uma necessidade. 

Certificado digital 

A definição de certificado digital é bastante simples: trata-se da identidade eletrônica para pessoas ou empresas e é equivalente à uma carteira de identidade do mundo virtual. Por meio dele, é possível assinar digitalmente documentos eletrônicos que requeiram a comprovação da identidade de seu emissor. 

Dessa forma, é estabelecida uma relação eficiente e transparente entre empresas e órgãos responsáveis por processos burocráticos como obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Além disso, a certificação digital facilita transações bancárias, trâmites contratuais e traz vantagens insuspeitas, como o fato de ser mais sustentável ao meio ambiente.

No certificado digital estão presentes diversas informações que buscam identificar de forma inequívoca  o seu proprietário. Estas informações são associadas a um par de chaves, de modo que, a chave privada é armazenada pelo proprietário do certificado em um local seguro, enquanto a chave pública faz parte da estrutura do próprio certificado. Essa associação entre os atributos do certificado digital e o seu par de chaves é de suma importância para diversos órgãos governamentais, e foi definida em  o 2001, quando foi criada a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e é válida para todo o território nacional

Certificado digital corporativo

A mesma MP 2200 que regulamentou a certificação digital na ICP-Brasil também permitiu a criação do certificado digital corporativo. Esse certificado não ICP-Brasil pode ser utilizado por corporações de diversos segmentos e tem um escopo mais reduzido, atendendo apenas às finalidades específicas da organização.  

Assim, uma empresa pode se tornar uma autoridade certificadora corporativa e assinar documentos com o uso de um certificado digital corporativo, mantendo o respaldo jurídico deles. Para isso, é necessário que haja um acordo entre as partes envolvidas para emissão do certificado digital corporativo

De forma geral, o processo é similar à emissão dos certificados ICP-Brasil do ponto de vista tecnológico e de segurança. Os documentos assinados têm as mesmas características criptográficas, e são válidos desde que haja acordo entre as partes. Por isso, acaba sendo mais comum, o uso do certificado digital corporativo dentro da organização

Portanto, toda a tramitação legal dos documentos a partir desse acordo é feita com assinaturas digitais, sem a  necessidade da impressão e assinatura física. Isso reduz o uso de papéis, simplifica todo o processo de emissão e utilização dos certificados  e ainda garante a agilidade na tramitação. 

Vantagens do uso do certificado digital corporativo

Algumas empresas já utilizam o certificado digital corporativo para gestão de atestados médicos de colaboradores. Outras, conseguem diminuir o tempo de abertura de lojas franqueadas com a assinatura digital, por exemplo. Entre as vantagens do uso estão:

  • custo menor do que os certificados digitais ICP-Brasil, diminuindo em pelo menos até um terço o valor gasto;
  • segurança  e validade das informações;
  • otimização do tempo de tramitação dos documentos;
  • redução do risco de fraudes até em atestados médicos;
  • eliminação da burocracia.

O uso do certificado digital corporativo já é uma realidade para contadores de Florianópolis. Por meio de uma parceria entre entidades do município, é possível utilizar certificado corporativo para contadores no processo de entrega de prestações de contas ao sistema eletrônico de declaração do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). 

A partir de uma plataforma online, é emitido o certificado corporativo para contadores em cerca de uma hora, sem a necessidade de que o profissional vá até um escritório físico de uma autoridade certificadora fazer a comprovação dos dados apresentados na solicitação inicial.

Como se tornar uma autoridade certificadora corporativa?

Está interessado em diminuir os custos com emissão de certificados digitais? Ou de impressão, armazenamento e logística dos contratos da empresa? Hoje é possível emitir certificados corporativos da seguinte forma:

  • você pode contratar uma Autoridade Certificadora (AC) corporativa, como a BRy, e emitir os certificados da sua organização; 
  • tornar-se propriamente uma Autoridade Certificadora corporativa, garantindo a hospedagem completa dos seus documentos e a emissão dos seus certificados próprios;
  • e até oferecer essa hospedagem da Autoridade Certificadora corporativa a seus clientes.

Ficou interessado no assunto? O primeiro passo é procurar por uma empresa que seja capaz de oferecer preços e condições adequadas à sua necessidade