O que empresas de todos os setores têm em comum?
Seus departamentos administrativo, financeiro, jurídico e de RH lidam diariamente com um grande volume de documentos impressos, assinaturas e reconhecimento de firma. Sem contar todo o tempo — e dinheiro — dedicado ao envio de contratos para cada parte interessada assinar.
Provavelmente isso faz parte da rotina da sua empresa, não é mesmo? Que tal, então, facilitar todo o trâmite com o uso do certificado digital corporativo?
As assinaturas digitais são tão confiáveis quanto assinatura no papel, mas você precisa implantar tecnologias que garantam sigilo, veracidade e eficiência na troca e compartilhamento de informações para, assim, realizar no ambiente digital as operações que antes só podiam ser executadas com papel e caneta.
O certificado digital é uma dessas soluções.
Neste artigo, entenda o que é certificado digital corporativo, para que serve e quais as vantagens de investir nessa tecnologia para a sua organização. Acompanhe!
O certificado digital é um arquivo eletrônico criptografado que funciona como um documento de identificação no meio digital. Ele é equivalente ao RG, CPF ou CNPJ, e serve para confirmar, de forma inequívoca, a identidade de seu portador. Por meio dessa tecnologia é possível assinar digitalmente documentos eletrônicos com total segurança e validade jurídica.
Funciona da seguinte forma: o certificado digital contém diversas informações do proprietário — nome, CPF/CNPJ, e-mail e dados biométricos, por exemplo. Essas informações são atreladas a um par de chaves criptográficas individuais, geradas aleatoriamente por funções matemáticas.
Uma delas é privada e fica sob posse do proprietário, a outra é pública e serve para verificação em bases de dados. Elas trabalham em conjunto para confirmar e validar operações, como a assinatura digital de documentos.
O uso de certificados digitais foi regulamentado no Brasil pela MP 2.200 de 2001. Ela cria a Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil — ICP Brasil, e também dita as normas para a autenticação de documentos eletrônicos.
Desde então, é possível utilizar essa tecnologia para realizar diversas transações online, como:
A MP 2.200 também regulamentou o uso de certificados digitais corporativos, que nada mais é que um tipo de certificado digital indicado para conferir segurança e validade jurídica a processos internos de empresas.
Para isso, de acordo com a legislação, basta que haja um acordo prévio entre as partes envolvidas.
Esse acordo é firmado no momento da emissão e as informações do portador do certificado — nome, e-mail, RG e CPF, por exemplo — podem ser validadas pelo próprio RH da empresa.
Assim, as partes firmam uma relação de confiança, o que possibilita a autenticação da mesma forma que qualquer outro certificado — inclusive com tecnologia criptográfica.
A partir desse mecanismo, a empresa pode emitir certificados digitais corporativos para os funcionários, parceiros, franqueados e filiais.
Desta forma, todas as documentações da empresa podem ser assinadas digitalmente, o que otimiza processos, diminui custos e confere total segurança aos documentos.
Como mencionamos acima, a validade jurídica é garantida pela MP 2.200. Mas, de acordo com a legislação, uma empresa pode assinar digitalmente com certificado digital corporativo mediante um acordo entre as partes envolvidas.
Depois que as informações são validadas, se alguém contestar a veracidade do documento, essa pessoa terá que comprovar que houve alteração ou fraude.
Por isso, comparado a outras tecnologias, como a assinatura eletrônica, o certificado digital é vantajoso. Mas, afinal, o que diferencia uma assinatura eletrônica de uma assinatura digital? Entenda, a seguir:
Essa solução utiliza um certificado digital para validar uma operação no meio eletrônico.
Quando alguém faz a assinatura digital de um documento, a vontade é expressa pela autorização de uso da chave criptográfica privada. Assim, a pessoa não pode negar ter assinado.
Se a assinatura for contestada, a pessoa ou empresa tem presunção de legalidade e o acusador fica com o ônus da prova.
Não utiliza certificado digital. Se baseia na coleta e registro de um conjunto de evidências — como geolocalização, endereço IP, e-mail e senhas, por exemplo — para validar a operação.
Logo, a manifestação da vontade é apenas testemunhada por essas evidências. Consequentemente, em caso de contestação judicial, não há presunção de legalidade e o ônus da prova é do acusado, e não do acusador.
Dessa forma, a pessoa ou empresa terá que provar — por meio da verificação das evidências utilizadas — que, de fato, foi ela quem fez a assinatura.
Graças ao certificado digital, a assinatura digital é mais segura. Ele utiliza uma tecnologia muito mais robusta do que a coleta de evidência de uma assinatura eletrônica.
As chaves criptográficas garantem a autenticidade e a integridade das informações presentes nos documentos assinados digitalmente. É uma ferramenta amparada juridicamente e que colabora para o cumprimento das normas de compliance das empresas.
Saiba mais: Criptografia: como é aplicada na assinatura digital
No entanto, a melhor solução para assinatura de documentos eletrônicos depende do contexto e objetivo. Há casos, inclusive, que a assinatura digital e eletrônica são utilizadas em conjunto num mesmo documento. É o que chamamos de assinatura híbrida.
O certificado digital corporativo é indicado para processos internos das empresas. Serve para assinar digitalmente documentos eletrônicos e pode ser aplicado a diversos contextos e necessidades.
Confira, abaixo, alguns exemplos e casos de sucesso:
Um uso bastante comum é no setor de recursos humanos, onde contribui para agilizar o processo de assinaturas das documentações de contratação, avisos de férias, atestados médicos, termos de uso de imagem e retirada de equipamentos, rescisões e qualquer outro documento.
A assinatura digital elimina a necessidade de papel, torna os trâmites muito mais ágeis e facilita a organização e arquivamento desses documentos.
A Flex BPO, uma empresa do mercado de Gestão de Relacionamentos com cerca de 10 mil colaboradores distribuídos em 14 unidades operacionais nos estados de São Paulo, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, criou uma plataforma para envio de documentos digitalizados e, com isso, agilizar processos.
Seus colaboradores utilizam certificado corporativo para assinar os documentos eletrônicos e enviá-los pela plataforma. Com isso, a empresa conseguiu:
Saiba mais no e-book:
RH ágil: como grandes empresas podem otimizar processos internos
O certificado digital corporativo também pode ser utilizado para contratos com fornecedores e parceiros.
A assinatura digital garante a validade jurídica dos documentos, que pode ser potencializada quando associada a outras tecnologias, como o carimbo do tempo.
Os contratos online facilitam e aceleram a negociação e a contratação. Dessa forma, o consumo de papel diminui, processos são otimizados e os custos reduzidos.
A AMAGGI atua há 40 anos no setor agrícola e é uma das maiores empresas de commodities da América Latina, com operações na Argentina, Brasil, Paraguai, Suíça, Holanda, Noruega e China.
Antes de adotar o certificado corporativo, o tempo de espera para a conclusão de todas as assinaturas das partes envolvidas em contratos, com reconhecimento de firmas, podia chegar até 30 dias. Com o uso da tecnologia, a AMAGGI conseguiu:
Acesse o case completo:
AMAGGI proporciona mais agilidade e facilidade no campo com assinatura digital em contratos
Um outro processo que também melhora bastante com certificado digital corporativo é a abertura de franquias ou transações com filiais.
Isso porque, com o uso de arquivos eletrônicos, não é preciso gastar tempo e dinheiro com o envio de documentos pelos correios ou transportadoras. Tudo é feito de forma rápida e prática, pela internet, com total segurança.
Além desses exemplos, o certificado digital corporativo pode ser aplicado em qualquer outro processo interno que envolva assinatura de documentos.
Também é possível utilizar a tecnologia criptográfica para dar ainda mais segurança ao registro no ponto eletrônico e ao acesso a sistemas da empresa.
Como vimos nos exemplos acima, empresas que adotam a certificação digital ganham eficiência nos processos e conseguem excelentes resultados. Veja a seguir outras vantagens dessa tecnologia.
É uma opção economicamente viável para empresas que desejam contar com certificados digitais e tornar os trâmites internos mais seguros, tanto em termos tecnológicos quanto jurídicos. Especialmente para aquelas que precisam assinar um grande volume de documentos ou que sofrem com a burocracia e demora nos processos.
O mercado já dispõe de plataformas na nuvem que permitem às empresas emitir certificado digital para todos os funcionários, parceiros e demais envolvidos nas transações digitais que realizar.
Só é preciso acessar o site do provedor, preencher dados cadastrais e enviar documentos de identificação para solicitar a emissão do certificado.
O uso de certificado corporativo possibilita a desmaterialização de documentos, ou seja: tudo pode ser feito digitalmente.
Isso torna os processos muito mais práticos e rápidos. Ao eliminar burocracias e otimizar o tempo, a produtividade da equipe aumenta.
Como já explicamos anteriormente, uma das maiores vantagens do certificado digital corporativo é manter os processos internos da empresa em conformidade jurídica e de acordo com as normas de compliance. Os documentos ficam protegidos e têm amparo legal.
Os documentos eletrônicos assinados digitalmente são “anti fraude” e têm uma confiabilidade superior. Isso porque qualquer alteração realizada no arquivo após a assinatura invalida o documento. Logo, as informações ficam 100% protegidas.
A desmaterialização dos processos também tem a vantagem de reduzir o uso de papel. Além de ser mais sustentável, isso diminui gastos com compra de papel, impressão, transporte e armazenamento. A empresa se adequa à cultura paperless.
Saiba como atender a lei e garantir a segurança dos seus documentos e informações digitais:
Guia do Compliance: o que fazer para garantir a adequação de documentos eletrônicos
É possível emitir certificados digitais corporativos de duas formas:
No primeiro caso, a emissão de certificados digitais é feita por meio do BRy Cloud, nossa plataforma de assinatura e certificação digital na nuvem. Lá disponibilizamos diversos serviços, como:
Veja como emitir um certificado digital corporativo no BRy Cloud:
Pronto! A plataforma é intuitiva e simples. Se todos os dados e documentos forem enviados corretamente, o processo é finalizado em no máximo duas horas.
Há a opção de armazenar o certificado digital corporativo na nuvem. Desta forma, é possível acessá-lo pela internet por meio de qualquer equipamento — inclusive em dispositivos móveis, e não apenas aquele onde o certificado está instalado. Portanto, você não precisa utilizar tokens ou smartcards. Esta é a maneira mais simples, flexível e prática de fazer a assinatura digital.
A outra possibilidade para emitir os certificados digitais corporativos é se tornar uma Autoridade Certificadora Corporativa (ACC).
Isso significa que a empresa é responsável por todo o processo de emissão e gestão dos certificados digitais, seguindo um regimento interno próprio. O BRy ICP é a solução que possibilita isso.
Entre as vantagens estão a autonomia, hospedagem completa e controle dos documentos, integração aos sistemas da empresa e possibilidade de oferecer essa hospedagem da ACC a seus clientes.
O certificado digital corporativo é a melhor solução para otimizar processos sem deixar de lado a segurança e validade jurídica dos documentos. Ao emiti-lo na nuvem, você otimiza ainda mais a rotina da sua organização. Faça um teste grátis do BRy Cloud — ganhe créditos para utilizar na plataforma — e entenda melhor como funciona a solução.
Caso queria saber como implantar o certificado digital corporativo da melhor maneira na sua empresa, converse com nossos especialistas! Podemos ajudá-lo a escolher a solução mais adequada à sua realidade. Preencha o formulário abaixo e fale com um consultor da BRy Tecnologia:
