Uma das vantagens da digitalização de processos no setor de vendas é a possibilidade de emitir contratos online, dispensando, assim, a necessidade de impressão. Desta forma, o uso de documentos eletrônicos contribui para a redução de custos e para a gestão dos documentos, já que estes são armazenados num ambiente virtual. 

No entanto, para reduzir o tempo de ciclo de vendas, é imprescindível utilizar a assinatura eletrônica para autenticar seus documentos. E se os seus contratos precisam ser assinados por diversas partes — algo comum em negócios B2B —, o ideal é integrar uma solução para coleta de  assinaturas ao sistema da sua organização.

Continue acompanhando o artigo e entenda como a assinatura eletrônica pode beneficiar seu setor de vendas.

Contratos online: agilidade no fechamento de vendas

Muitas empresas já estão investindo na desmaterialização de arquivos para otimizar processos e aumentar a eficiência. Tornou-se comum, por exemplo, a implantação de CRMs e Content Services para gerir documentos eletrônicos. O contrato online, portanto, é um documento em formato digital para oficializar acordos.

Porém, pouco adianta contar com sistemas de gestão e criar contratos online e não ter uma solução para assiná-los virtualmente. Por isso, é preciso utilizar uma assinatura eletrônica — tecnologia com validade jurídica e garantias de integridade e autenticidade —para fechar negócios a distância com segurança e em menor tempo.

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Coleta de assinaturas em contratos online: como funciona?

Os profissionais do setor de vendas buscam oportunidades, gerenciam acordos de confidencialidade, redigem e ajustam contratos, executam faturamento, autorizam pagamentos e financiamentos, entre tantas outras atividades. 

Assim, se não tiverem à sua disposição soluções que evitem o preenchimento de papelada e permitam a assinatura eletrônica, as vendas e negociações não avançam, especialmente em organizações B2B. 

A alternativa é integrar ao seu sistema uma coleta de assinatura eletrônica que facilita o fluxo de assinaturas através da automação. 

De modo geral, o processo conta com cinco etapas:

1. Configuração da coleta de assinaturas

Além de inserir uma descrição para a coleta, é nesta etapa que você determina o prazo para a realização da assinatura eletrônica ou digital pelos signatários. 

2. Inclusão dos signatários

Após o upload do contrato, os signatários são adicionados e o responsável pelo documento deve especificar os nomes, números dos documentos (CPF ou CNPJ) e endereço de e-mail dos envolvidos. 

3. Definição da ordem da coleta

Ao definir a ordem para a coleta das assinaturas, o signatário só irá receber a notificação para assinar o contrato quando o assinante anterior finalizar a sua. 

4. Escolha do tipo de assinatura

Você pode escolher o tipo de assinatura para o documento:

Ambas opções são juridicamente válidas e seguras. Também é possível optar pela assinatura híbrida, que permite assinar um mesmo documento com assinatura digital e eletrônica. 

5. Coleta das assinaturas

Assim que o contrato online é enviado, os signatários recebem um e-mail com um link para realizar a assinatura do documento. Quando todos os envolvidos assinarem, o responsável pelo processo é notificado.

Quais os benefícios da assinatura eletrônica de contratos

Ao assinar contratos com assinatura eletrônica, as organizações alcançam um outro nível de maturidade digital e podem, assim, se destacar no mercado.

Veja os principais benefícios da tecnologia para o setor de vendas:

  • Redução do ciclo de vendas: todo o processo de assinatura de um contrato é automatizado, portanto, as etapas são aceleradas, viabilizando acordos à distância e reduzindo os ciclos de vendas.
  • Aumento da produtividade: os vendedores não precisam ir atrás da assinatura manuscrita de cada signatário, tampouco lidar com contratos impressos ou levar muito tempo buscando e preenchendo dados. Dessa forma, a produtividade e a rentabilidade aumentam.
  • Redução de custos: ao utilizar contratos online e a assinatura eletrônica, você deixa de gastar com papel, taxas de cartório, traslado das vias e outras eventuais despesas relacionadas a extravio e armazenamento dos documentos.
  • Vendas sem atrito: a assinatura eletrônica ajuda a reduzir os obstáculos para o fechamento do negócio, que geralmente ocorrem devido a erros nas informações trocadas e no preenchimento de dados. Assim, a experiência do cliente se torna melhor.

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Integre a assinatura eletrônica ao seu sistema

Com o uso de uma API, a funcionalidade de assinatura eletrônica pode ser integrada ao seu CRM, GED, ECM ou Content Services, contribuindo para homogeneizar, proteger e elevar o nível de confiabilidade das informações da sua empresa, seguindo todas as normas vigentes. 

Saiba se a sua organização está em conformidade com as normas, regulamentos e políticas de segurança de documentos e dados eletrônicos: baixe o Guia do Compliance e veja o que fazer para se adequar.