Uma das vantagens da digitalização de processos no setor de vendas é a possibilidade de criar contratos online, dispensando a necessidade de impressão. Desta forma, o uso de documentos eletrônicos contribui para a redução de custos e para a gestão dos arquivos, já que estes são armazenados num ambiente virtual.
No entanto, para reduzir o tempo de ciclo de vendas, é imprescindível utilizar a assinatura eletrônica para autenticar seus documentos. E se os seus contratos precisam ser assinados por diversas partes — algo comum em negócios B2B —, o ideal é integrar uma solução para coleta de assinaturas ao sistema da sua organização.
Entenda como a assinatura digital e eletrônica pode beneficiar seu setor de vendas neste artigo.
O que é contrato online?
O contrato online é um documento eletrônico utilizado para formalizar acordos por meio da internet. Em geral, é salvo no formato de PDF e autenticado com assinatura digital ou eletrônica.
Ele tem a mesma validade jurídica do que um contrato em papel, desde que cumpra alguns critérios. Continue acompanhando para saber mais.
Mas qual o jeito certo de validar um contrato online?
Para validar um contrato online é preciso utilizar um assinador digital. Esse sistema permite fazer assinaturas eletrônicas simples, avançadas ou qualificadas com segurança e validade jurídica.
Saiba mais: Tipos de assinatura digital e eletrônica
As assinaturas digitais, também conhecidas como assinatura eletrônica qualificada ou avançada, utilizam um certificado digital. Nele estão registrados todos os dados do assinante, cifrados por um par de chaves criptográficas. São elas que garantem a veracidade da identidade do assinante, ou seja, que ele é mesmo quem diz ser e quem assinou o documento.
Quem não tem um certificado digital também pode fazer a assinatura eletrônica simples, que faz uma coleta de evidências — como nome, RG/CPF, biometria, endereço IP, geolocalização — para atestar a identidade do signatário.
Ambas têm validade jurídica, mas é preciso verificar qual a mais adequada para cada tipo de contrato. Saiba mais no Whitepaper: Validade Jurídica das Assinaturas Eletrônicas
Contratos online: agilidade no fechamento de vendas
No processo de vendas, a agilidade pode ser decisiva para o fechamento de um contrato — e isso vale tanto para a negociação, quanto para a assinatura do documento.
As empresas já conseguem negociar com pessoas que estão em qualquer lugar do mundo e muitos acordos são fechados online. Porém, a assinatura de um contrato é necessária e, sem a tecnologia adequada, pode se tornar um obstáculo.
Quando um processo de formalização demora muito, o cliente tem tempo para repensar a decisão e pode acabar desistindo do acordo.
Um outro cenário, bastante comum nas vendas B2B, é o de contratos que dependem de mais de uma assinatura ou da revisão do departamento jurídico/financeiro da empresa. São etapas fundamentais para o processo, mas que também podem prolongar o fechamento de novos negócios.
A assinatura online acaba com esses entraves. O processo se torna mais simples, fluido e muito mais rápido. Por meio de um assinador digital, é possível:
- Definir uma ordem em que as assinaturas devem ser realizadas (se vai ser o setor jurídico e depois os diretores, por exemplo);
- Automatizar o envio dos contratos por e-mail, seguindo a ordem estabelecida;
- Incluir revisores e outras interessados em cópia.
Por fim, esse sistema evita que o cliente aceite fechar negócio, mas não consiga assinar o documento dentro do prazo necessário para a venda ser contabilizada na meta do mês — e, consequentemente, prejudique a comissão do vendedor e a previsão de vendas da empresa.
Assinaturas em contratos online: como funciona?
Os profissionais do setor de vendas buscam oportunidades, gerenciam acordos de confidencialidade, redigem e ajustam contratos, executam faturamento, autorizam pagamentos e financiamentos, entre tantas outras atividades.
Assim, se não tiverem à sua disposição soluções que evitem o preenchimento de papelada e permitam a assinatura eletrônica, as vendas e negociações não avançam, especialmente em organizações B2B.
A alternativa é utilizar um assinador digital como o BRy Signer, que facilita a coleta de assinatura. De modo geral, o processo conta com cinco simples etapas:
Defina quem vai assinar o contrato
A primeira etapa é definir quem são as pessoas que vão assinar o documento. O sistema tem três opções:
- “Apenas eu”
- “Eu e outros”
- “Apenas outros”
Dessa forma, além de fazer a coleta de assinatura de clientes, também é possível utilizar o sistema internamente na empresa, como no caso de um sócio que precisa enviar documentos assinados para fornecedores de serviços ou do setor de recursos humanos para assinatura de documentos trabalhistas.
Envio de dados dos assinantes
Antes de começar a coletar as assinaturas, é preciso ter os dados das pessoas envolvidas no processo. Apenas o nome e o e-mail completo são necessários, pois o sistema vai enviar a solicitação de assinatura para o endereço cadastrado, de forma automática.
No momento da configuração, também é preciso escolher qual é o tipo de assinatura daquele signatário (quem assina): assinatura eletrônica simples, avançada ou qualificada.
Adicione revisores ao processo e defina uma ordem
Os contratos podem ser revisados por outras pessoas além daquelas que vão assinar. Dessa forma, fica mais fácil e prático envolver outros times, como jurídico e financeiro. Os profissionais conseguem validar os documentos criados e garantir que está tudo certo.
Além disso, também é possível definir uma ordem para que os contratos sejam assinados, caso isso influencie no processo.
Solicite as assinaturas
Após configurar todos os detalhes das assinaturas, é hora de posicionar os dados do participante no documento. Há diversas opções de campos personalizados, que facilitam a inclusão de informações extras.
Também é possível inserir uma representação visual da assinatura no documento, para que fique mais fácil identificar que ele de fato foi autenticado.
Após essa edição final, o documento estará pronto para ser assinado. A solicitação é enviada automaticamente após o comando do solicitante.
Todas as assinaturas coletadas no sistema podem ser armazenadas e gerenciadas, assim como os contratos, contatos e outras informações.
Quais são as vantagens do contrato online?
Ao assinar contratos com assinatura eletrônica, as organizações alcançam um outro nível de maturidade digital e podem, assim, se destacar no mercado.
Veja os principais benefícios de utilizar um assinador digital para o setor de vendas:
- Agilidade: todo processo é feito online. No caso da assinatura simples, por exemplo, é possível assinar o documento usando qualquer dispositivo móvel, como smartphone, notebook ou tablet.
- Segurança: a tecnologia é totalmente segura e a assinatura online tem a mesma validade jurídica de uma tradicional.
- Automatização: é possível definir a ordem das assinaturas, de acordo com a necessidade do contratante. O próprio sistema faz o envio para as pessoas certas.
- Facilidade no acompanhamento: a gestão dos contratos online é muito mais simples. A empresa consegue acompanhar o status de cada um, receber notificações etc.
- Redução do ciclo de vendas: todo o processo de assinatura de um contrato é automatizado, portanto, as etapas são aceleradas, viabilizando acordos à distância e reduzindo os ciclos de vendas.
- Aumento da produtividade: os vendedores não precisam ir atrás da assinatura manuscrita de cada signatário, tampouco lidar com contratos impressos ou levar muito tempo buscando e preenchendo dados. Dessa forma, a produtividade e a rentabilidade aumentam.
- Redução de custos: ao utilizar contratos online e a assinatura eletrônica, você deixa de gastar com papel, taxas de cartório, traslado das vias e outras eventuais despesas relacionadas a extravio e armazenamento dos documentos.
- Vendas sem atrito: ajuda a reduzir os obstáculos para a formalização do contrato, que geralmente ocorrem por dificuldades com sistemas. Assim, a experiência do cliente se torna melhor.
Confira também: 5 motivos para usar assinatura digital em contratos
Qual solução de assinatura eletrônica é melhor para contratos online?
A melhor opção depende do contexto da empresa, tipos de necessidades e soluções que procura. No mercado, existem duas opções que são indicadas para o modelo de gestão de contratos online: a API de Assinatura Digital e o assinador digital.
Empresas que desejam integrar a assinatura digital ao próprio sistema podem contar com a API de Assinatura. Uma das maiores vantagens de usar a API é que ela dispensa o uso de um sistema externo somente para fazer a assinatura de contratos.
É uma alternativa mais rápida, segura e econômica de integrar assinatura digital. Isso porque, a empresa não precisa investir no desenvolvimento da funcionalidade do zero nem contratar e manter profissionais especializados para isso.
Já empresas que buscam uma plataforma online e intuitiva devem optar por um assinador digital como o BRy Signer.
Com ele é possível coletar assinaturas eletrônicas online, com pacotes flexíveis, cobrança por número de envios e não de assinatura/documentos. Ou seja, é possível assinar diversos documentos em um único envio ou capturar diversas assinaturas em um único documento.
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