O documento digital está, gradativamente, conquistando mais popularidade e assumindo o lugar das impressões e dos arquivos físicos. Mas será que essa evolução garante a mesma validade e segurança dos antigos papéis? Pensando nisso, preparamos este post comparando os dois modelos de documentos e mostrando como a assinatura digital permitiu agilizar processos, reduzir custos e tornar as empresas mais organizadas e sustentáveis. Tudo isso sem perder a confiabilidade e o valor dos mesmos.
A transformação digital pela qual a sociedade está passando criou grandes comodidades para todos, tanto na vida pessoal como no âmbito profissional. Se antes era preciso esperar dias para conseguir fechar contratos com empresas localizadas em outra cidade ou país, hoje em dia isso pode ser feito praticamente de forma instantânea, graças à certificação digital.
No entanto, este assunto ainda gera confusões e desconfianças. Primeiramente, é interessante esclarecer a diferença entre o documento digital e o documento digitalizado. O documento digital é gerado virtualmente e só existe como arquivo digital, podendo utilizar uma assinatura digital para garantir validade jurídica. Já o segundo é um impresso que foi escaneado, gerando um arquivo digital. Este tipo de documento é mais comum quando digitalizamos, ou seja, transformamos em arquivo digital, um documento que antes estava no papel.
A desconfiança com o documento digital geralmente recai sobre o fato de muitas pessoas acharem que ele pode ser editado após a assinatura, alterando o conteúdo original. No entanto, os formatos de arquivo que se utilizam desta aplicação, como o PDF, apontarão alterações feitas após a assinatura, garantindo a autenticidade do documento.
Por outro lado, é muito fácil alterar um documento impresso, mesmo que todas as páginas sejam rubricadas. Isso porque é relativamente fácil falsificar uma assinatura (existem até tutoriais na internet ensinando diferentes técnicas). Para fraudar um documento impresso, basta que se imprima uma nova página com as alterações desejadas e “desenhar” a assinatura ou rubrica, fazendo parecer que a pessoa assinou aquela página.
Percebendo isso, cada vez mais gestores e empresas de todos os tamanhos e ramos passaram a implementar tecnologias e soluções modernas e práticas em seus processos, como o uso do documento digital.
Como citamos acima, o aumento da segurança e a otimização dos processos são as principais vantagens da implementação do documento digital. Agora, vamos detalhar alguns desses e outros benefícios que podem ser observados em uma organização que utiliza esta tecnologia.
Segurança
A assinatura digital envolve tecnologias sofisticadas de criptografia, por exemplo, dispõe de um código que a torna única e associável ao certificado digital que a gerou e ao documento assinado. Já o certificado digital é vinculado à pessoa que o solicitou, mediante verificação das Autoridade Certificadoras dos documentos para garantir que o portador do certificado é mesmo quem ele diz ser.
Dessa forma, é muito mais difícil fraudar uma assinatura digital. E essa comprovação não necessita ser feita através de autenticação em cartório, cortando gastos e otimizando processos.
Preocupação ambiental
A sustentabilidade é uma preocupação cada vez mais latente no mercado, e já está impactando empresas públicas e privadas. Neste contexto, a adoção do documento digital se mostra um passo adiante na era sem papel. Estima-se que 50% dos resíduos gerados por empresas no mundo é papel, e a produção de uma folha de papel A4 consome cerca de 10 litros de água. Ele representa um ganho também em relação ao documento digitalizado, pois o mesmo pode ser questionado e só pode ser comprovada sua autenticidade com a apresentação do documento impresso original.
Por outro lado, o documento digital dispensa uma versão impressa, tendo validade jurídica existindo apenas de forma virtual, bastando uma assinatura digital para autenticá-lo.
Praticidade e economia
Imagine ter que buscar um documento impresso antigo em seu arquivo. Provavelmente, sua empresa precisaria de um funcionário só para isso, gastaria mais tempo e correria certos riscos, como extravios, nitidez das informações, conservação do papel, entre outros fatores.
Até 3% da receita de uma empresa é gasta em armazenamento, arquivamento, impressão e manutenção de documentos em papel, de acordo com pesquisa da Gartner. Empresas como a Crefisa economizam até 64% ao mês com documentos digitais.
Assim, no caso do documento digital, basta uma simples pesquisa na sua biblioteca para encontrá-lo da mesma forma que foi armazenado, em questão de segundos. Além disso, os envios podem ser feitos de forma online, sem depender de transportes, malotes ou coisas do tipo. Muito mais economia e tempo livre para você se preocupar com questões mais importantes!
Estes são alguns exemplos de como o documento digital pode favorecer sua empresa e garantir toda a segurança que seu negócio precisa. Com toda a certeza, essa solução não somente é confiável, mas como vantajosa em todos os aspectos. É hora de modernizar seus processos e crescer!
Sua empresa já faz uso de documentos digitais? Então, entre em contato com um de nossas especialistas e confira nossas soluções.
*Post originalmente publicado em 22 /06/2016 e atualizado em 21/06/2021.
