O que é mais confiável: documento digital ou impresso?

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A informatização acelerada dos últimos anos criou grandes comodidades para todos, tanto na vida pessoal como no âmbito profissional. Se antes era preciso esperar dias para conseguir fechar contratos com empresas localizadas em outra cidade ou país, hoje em dia isso pode ser feito praticamente de forma instantânea, graças à certificação digital. Apesar destes avanços tecnológicos, algumas pessoas ainda relutam em usar o documento digital, pois não acreditam na confiabilidade dos mesmos. Por isso, hoje vamos falar da segurança envolvendo arquivos digitais e impressos.

Primeiramente, é interessante esclarecer a diferença entre documento digital e documento digitalizado. O documento digital é gerado virtualmente e só existe como arquivo digital, podendo utilizar uma assinatura digital para garantir validade jurídica. Já o documento digitalizado é um documento impresso que foi escaneado, gerando um arquivo digital. Este tipo de documento é mais comum quando se quer arquivar papéis antigos.

A desconfiança com o documento digital geralmente recai sobre o fato de muitas pessoas acharem que ele pode ser editado após a assinatura, alterando o conteúdo original. No entanto, os formatos de arquivo que se utilizam desta aplicação, como o PDF, apontarão alterações feitas após a assinatura, garantindo a autenticidade do documento.

Por outro lado, é muito fácil alterar um documento impresso, mesmo que todas as páginas sejam rubricadas. Isso porque é relativamente fácil falsificar uma assinatura (existem até tutoriais na internet ensinando diferentes técnicas). Para fraudar um documento impresso, basta que se imprima uma nova página com as alterações desejadas e “desenhar” a assinatura ou rubrica, fazendo parecer que a pessoa assinou aquela página.

Questões importantes sobre o documento digital

Segurança

A assinatura digital dispõe de um código que a torna única e associável ao certificado digital que a gerou e ao documento assinado. O certificado digital, por sua vez, é vinculado à pessoa que o solicitou, mediante verificação presencial dos documentos para garantir que o portador do certificado é mesmo quem ele diz ser. Dessa forma, é muito mais difícil fraudar uma assinatura digital. E essa comprovação não necessita ser feita através de autenticação em cartório, cortando gastos e otimizando processos.

Arquivamento

Outra questão que deve se levar em conta na comparação é o arquivamento. Enquanto o documento impresso está sujeito a perda e danos causados pela ação do tempo e até por outros imprevistos, como incêndios, o documento digital pode ser armazenado em servidores externos, salvo na nuvem ou outros locais virtuais que possam ser facilmente acessados. Por outro lado, o arquivamento em papel pode ser caro e trabalhoso.

Preocupação ambiental

Em um momento que pessoas e empresas se preocupam mais com a questão ambiental, a adoção do documento digital também se mostra um passo adiante na era sem papel. Ele representa um ganho também em relação ao documento digitalizado pois o mesmo pode ser questionado e só pode ser comprovada sua autenticidade com a apresentação do documento impresso original. Por outro lado, o documento digital dispensa uma versão impressa, tendo validade jurídica existindo apenas de forma virtual, bastando uma assinatura digital para autenticá-lo.

Sua empresa já faz uso de documentos digitais? Quais foram os ganhos percebidos? Compartilhe sua experiência conosco!

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Sergio Roberto de Lima e Silva

Mestre em Ciências da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina e doutorando do Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção da UFSC, desenvolvendo projeto na área de facilitação do comércio por meio do uso de documentos digitais. Tem 15 anos de experiência no mercado de criptografia, segurança, assinatura digital e carimbo do tempo, com amplo conhecimento da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e legislação atual do uso da certificação digital.

Comentários (2)

  1. Interessante, não sabia que era possível digitalizar um documento e dispensar a versão impressa. Isso vale para qualquer documento, sem exceções? Por exemplo, contrato de locação, escrituras, etc? Quais as exceções?




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    1. Olá, Daniel!

      A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 respalda legalmente a realização de transações eletrônicas seguras e valida juridicamente os documentos digitais. Mas existem exceções como, por exemplo, prontuários médicos. Eles devem ser mantidos na via física original durante toda a vida do paciente, não sendo permitido o seu descarte.

      Entretanto, já há legislação que permite o nascimento do prontuário médico no meio eletrônico, sem a necessidade do papel. Neste caso, o prontuário nasce eletrônico, tramita eletrônico e é armazenado digitalmente. A validade jurídica de todos os documentos digitais deve ser garantida pela assinatura digital com certificado digital ICP-BRASIL e Carimbo do Tempo.

      Esperamos ter ajudado,
      Equipe BRy Tecnologia




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