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Documento Digital: O que é, Benefícios e Validade

por Carlos Francisco Tatara
publicado em 3 de outubro de 2024

Introdução

A transformação digital revolucionou diversos aspectos do cotidiano, e a gestão de documentos não é uma exceção. O documento digital emerge como uma solução eficaz para empresas e indivíduos que buscam otimizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência.

Diferentes dos documentos físicos, que exigem espaço físico e recursos para armazenamento e manuseio, os documentos digitais oferecem a conveniência de serem acessados, compartilhados e gerenciados de forma rápida e segura.

Neste contexto, a implementação de assinaturas digitais também se destaca, garantindo a autenticidade e integridade dos documentos em um ambiente cada vez mais conectado.

O que é Documento Digital?

Um documento digital é uma representação eletrônica de informações que pode ser criada, armazenada, transmitida e manipulada em formato digital.

Esse tipo de documento pode incluir textos, imagens, gráficos e outros tipos de dados, e é frequentemente utilizado em ambientes empresariais, acadêmicos e pessoais.

Os documentos digitais podem ser criados em diversos formatos, como PDF, DOCX, TXT, entre outros, e podem ser acessados por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets e smartphones.

Documento Digital é o Mesmo que Documento Digitalizado?

Não. Quando considerado digital, o documento foi criado originalmente em formato eletrônico. Isso significa que ele é gerado por meio de software, como um processador de texto, planilha ou apresentação, e existe apenas em formato digital (por exemplo, arquivos PDF, DOCX, etc.).

Os documentos digitais podem incluir elementos interativos, como links, formulários e multimídia. Eles são projetados para serem manipulados e editados digitalmente.

Um documento digitalizado, por outro lado, é uma versão digital de um documento físico. Isso ocorre quando um documento impresso é convertido em formato digital por meio de um scanner ou câmera.

Essas diferenças também impactam na segurança dos documentos e na possibilidade de usá-los oficialmente, como em contratos empresariais.

AspectoDocumento DigitalDocumento Digitalizado
AutenticidadeAssinaturas digitais garantem autenticidade e integridade.Sem método intrínseco de autenticação, mais suscetível a falsificações.
Controle de AcessoOferece controle de acesso robusto, permitindo acesso restrito.Menos controle, dependente da segurança física do armazenamento.
Registro de AuditoriaInclui registros de auditoria que rastreiam acessos e edições.Geralmente não possui registros de auditoria integrados.
Proteção contra AlteraçõesProtegido por criptografia e assinaturas digitais.Mais vulnerável a alterações não autorizadas.
Armazenamento SeguroPode ser armazenado em servidores seguros com backups.Requer gerenciamento adequado para evitar perda ou acesso não autorizado.
Vulnerabilidade à AlteraçãoMenos suscetível a alterações não autorizadas.Mais suscetível a alterações, especialmente se armazenado como imagem.
AutenticaçãoCriptografia e assinaturas digitais garantem a autenticidade.Exige medidas adicionais para verificação de autenticidade.
Tecnologia de ProteçãoUtiliza tecnologias avançadas como criptografia e controle de versão.Geralmente depende de práticas de gerenciamento e segurança física.

Documentos Digitais são Confiáveis?

documento digital confiáveis

A desconfiança com os documentos digitais geralmente recai sobre o fato de muitas pessoas acharem que o documento digital pode ser editado após a assinatura, alterando o conteúdo original.

No entanto, os formatos de arquivo que se utilizam desta aplicação, como o PDF, apontarão alterações feitas após a assinatura, garantindo a autenticidade do documento.

Como é Garantida a Validade do Documento Digital?

A validade jurídica dos documentos digitais é garantida por meio de diversas tecnologias e práticas, entre as quais se destacam:

  1. Assinatura digital: Utiliza criptografia para garantir a autenticidade e integridade do documento. A assinatura digital é vinculada ao conteúdo do documento e ao signatário, tornando impossível a alteração do documento sem invalidar a assinatura.
  2. Certificação digital: Um certificado digital é emitido por uma autoridade certificadora e serve como uma identidade eletrônica, atestando que a assinatura digital pertence a uma pessoa ou entidade específica.
  3. Registro em blockchain: Algumas soluções utilizam a tecnologia blockchain para registrar documentos digitais, garantindo que eles não possam ser alterados ou falsificados.

Como Assinar um Documento Digital?

documento digital assinar

A assinatura pode ser feita com auxílio de um software ou serviço. São seus passos básicos:

  1. Escolher um software de assinatura: Existem diversas ferramentas com serviços de assinatura digital oferecidos por autoridades certificadoras, como a Bry.
  2. Carregar o documento: Após escolher a plataforma, o usuário deve abrir o software e carregue o documento que deseja assinar.
  3. Adicionar a assinatura: O usuário escolhe a opção para assinar o documento. Ele pode ter a opção de desenhar sua assinatura, usar uma assinatura pré-salva ou inserir uma assinatura digital.
  4. Verificar e confirmar: A revisão do documento serve para garantir que tudo está correto. Após isso, o usuário pode confirmar a assinatura.
  5. Salvar e compartilhar: Após a assinatura, resta salvar o documento assinado e compartilhá-lo conforme necessário. O documento geralmente incluirá informações sobre a assinatura, como data e hora, decorrentes do carimbo do tempo, além de um registro de auditoria.

Quais são as Vantagens do Documento e da Assinatura Digital para Empresas?

documento digital vantagens

A adoção de documentos digitais oferece inúmeros benefícios para empresas e, por isso, deve ser considerada como uma oportunidade de modernização para o negócio.

Redução de Custos

A utilização de documentos digitais e das assinaturas digitais elimina a necessidade de impressão, envio físico e armazenamento de papel, resultando em uma significativa redução de custos operacionais para as empresas.

Aumento da Eficiência

Documentos digitais e assinaturas digitais permitem que processos sejam concluídos mais rapidamente, facilitando a criação, a edição e a aprovação de documentos de forma ágil e colaborativa.

Acesso Remoto

documento digital remoto

Com documentos digitais e assinaturas digitais, os funcionários podem acessar e assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, promovendo a flexibilidade e o trabalho remoto.

Melhoria na Segurança da Informação

Documentos digitais podem ser protegidos por criptografia e assinaturas digitais, garantindo a autenticidade e integridade das informações, além de reduzir o risco de fraudes.

Sustentabilidade

A adoção de documentos e assinaturas digitais contribui para a redução do uso de papel, promovendo práticas empresariais mais sustentáveis e alinhadas com a responsabilidade ambiental.

Facilidade de Armazenamento e Organização

Documentos digitais podem ser armazenados de forma organizada em sistemas de gerenciamento, enquanto assinaturas digitais facilitam a verificação e o rastreamento de documentos importantes.

Melhor Rastreabilidade

documento digital facilidade

A digitalização de documentos e o uso de assinaturas digitais permitem um melhor rastreamento de alterações e aprovações, proporcionando maior transparência e controle sobre os processos internos da empresa.

Documentos digitais e assinaturas digitais são frequentemente reconhecidos legalmente, garantindo que as empresas possam cumprir regulamentações e normas, facilitando auditorias e processos legais.

Como Assinar Documentos com Certificado Digital: Bry

A Bry é sinônimo de inovação e segurança para a criação e validação de assinaturas digitais nos padrões da ICP-Brasil. Somos a escolha definitiva para empresas e pessoas que buscam soluções sem riscos de fraude para assinar documentos online. 

Somos trust tech, usamos tecnologias que promovem a confiança em transações digitais, como blockchain e criptografia. Elas garantem a segurança, transparência e a autenticidade das interações online, reduzindo fraudes e aumentando a confiança entre usuários e plataformas.

Com um compromisso inabalável com a validação de documentos eletrônicos, a Bry é referência no Brasil em certificação, assinatura, biometria e carimbo do tempo. 

documento digital Bry

Nossos produtos exclusivos, como Bry SignerBry TimestampBry ID e Bry Cert, oferecem uma gama diversificada de ferramentas para atender às necessidades específicas de cada empresa, ou indivíduos que precisam assinar documentos digitalmente.

O nosso suporte de alto nível garante que nossos clientes tenham a assistência necessária em cada etapa do processo, proporcionando tranquilidade e confiança em diversas operações digitais. 

Quer saber mais sobre como podemos ajudá-lo? Entre em contato conosco pelo formulário e agende uma conversa agora mesmo!

Confie na Bry para contar com o que há de melhor em termos de criptografia e para fazer suas assinaturas eletrônicas!

Conclusão

Os documentos digitais representam uma evolução significativa na forma como as informações são criadas, gerenciadas e compartilhadas, trazendo uma série de benefícios para empresas e indivíduos.

A adoção desse tipo de documento reduz custos e aumenta a eficiência operacional, além de melhorar a segurança da informação e promover práticas sustentáveis. Além disso, a possibilidade de acessar e assinar documentos digitalmente facilita o trabalho remoto e a colaboração entre equipes, tornando os processos mais ágeis e transparentes.

Perguntas Frequentes sobre Documento Digital

A assinatura digital utiliza criptografia para garantir a autenticidade e a integridade de um documento. Quando um documento é assinado digitalmente, uma chave privada é usada para criar uma assinatura que é única para o conteúdo do documento. Essa assinatura pode ser verificada por qualquer pessoa que tenha acesso à chave pública correspondente, confirmando que o documento não foi alterado desde a

Sim, documentos digitais e assinaturas digitais têm validade legal em muitos países, desde que atendam a certos requisitos estabelecidos por legislações específicas, como a Lei de Assinaturas Eletrônicas. É importante usar uma assinatura digital emitida por uma autoridade certificadora reconhecida para garantir a conformidade legal.

As vantagens incluem redução de custos com impressão e armazenamento, aumento da eficiência nos processos de trabalho, acesso remoto facilitado, maior segurança das informações, e contribuições para práticas sustentáveis ao diminuir o uso de papel. Além disso, a digitalização melhora a rastreabilidade e a organização dos documentos, tornando o gerenciamento de informações mais eficaz.

Carlos Francisco Tatara
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