A informatização acelerada dos últimos anos criou grandes comodidades para todos, tanto na vida pessoal como no âmbito profissional. Se antes era preciso esperar dias para conseguir fechar contratos com empresas localizadas em outra cidade ou país, hoje em dia isso pode ser feito praticamente de forma instantânea, graças à certificação digital. Apesar destes avanços tecnológicos, algumas pessoas ainda relutam em usar o documento digital, pois não acreditam na confiabilidade dos mesmos. Por isso, hoje vamos falar da segurança envolvendo arquivos digitais e impressos.
Primeiramente, é interessante esclarecer a diferença entre documento digital e documento digitalizado. O documento digital é gerado virtualmente e só existe como arquivo digital, podendo utilizar uma assinatura digital para garantir validade jurídica. Já o documento digitalizado é um documento impresso que foi escaneado, gerando um arquivo digital. Este tipo de documento é mais comum quando se quer arquivar papéis antigos.
A desconfiança com o documento digital geralmente recai sobre o fato de muitas pessoas acharem que ele pode ser editado após a assinatura, alterando o conteúdo original. No entanto, os formatos de arquivo que se utilizam desta aplicação, como o PDF, apontarão alterações feitas após a assinatura, garantindo a autenticidade do documento.
Por outro lado, é muito fácil alterar um documento impresso, mesmo que todas as páginas sejam rubricadas. Isso porque é relativamente fácil falsificar uma assinatura (existem até tutoriais na internet ensinando diferentes técnicas). Para fraudar um documento impresso, basta que se imprima uma nova página com as alterações desejadas e “desenhar” a assinatura ou rubrica, fazendo parecer que a pessoa assinou aquela página.

Questões importantes sobre o documento digital

Segurança

A assinatura digital dispõe de um código que a torna única e associável ao certificado digital que a gerou e ao documento assinado. O certificado digital, por sua vez, é vinculado à pessoa que o solicitou, mediante verificação presencial dos documentos para garantir que o portador do certificado é mesmo quem ele diz ser. Dessa forma, é muito mais difícil fraudar uma assinatura digital. E essa comprovação não necessita ser feita através de autenticação em cartório, cortando gastos e otimizando processos.

Arquivamento

Outra questão que deve se levar em conta na comparação é o arquivamento. Enquanto o documento impresso está sujeito a perda e danos causados pela ação do tempo e até por outros imprevistos, como incêndios, o documento digital pode ser armazenado em servidores externos, salvo na nuvem ou outros locais virtuais que possam ser facilmente acessados. Por outro lado, o arquivamento em papel pode ser caro e trabalhoso.

Preocupação ambiental

Em um momento que pessoas e empresas se preocupam mais com a questão ambiental, a adoção do documento digital também se mostra um passo adiante na era sem papel. Ele representa um ganho também em relação ao documento digitalizado pois o mesmo pode ser questionado e só pode ser comprovada sua autenticidade com a apresentação do documento impresso original. Por outro lado, o documento digital dispensa uma versão impressa, tendo validade jurídica existindo apenas de forma virtual, bastando uma assinatura digital para autenticá-lo.
Sua empresa já faz uso de documentos digitais? Quais foram os ganhos percebidos? Compartilhe sua experiência conosco!