Quando lhe disserem que é possível eliminar 100% do papel gasto nos mais diversos tipos de processos, acredite. A tecnologia chegou aos setores mais analógicos de qualquer negócio e hoje a digitalização de processos é uma prática que se tornou um diferencial para os seus clientes. Da assinatura de um contrato de empréstimo à emissão de prontuários médicos, praticamente tudo já pode ser feito sem gastar nenhuma folha de papel — basta implementar a solução correta.

Três recursos são fundamentais para viabilizar a digitalização dos processos na sua empresa: a assinatura eletrônica, o certificado digital e a assinatura digital. Em resumo, o certificado é o que identifica uma pessoa no meio digital graças a um par de chaves criptográficas (privada-pública); e a assinatura digital é uma operação realizada com esse par de chaves que valida a transação representada por um contrato, por exemplo. Já a assinatura eletrônica é uma tecnologia que dispensa o uso de um certificado digital para ter validade pois depende apenas do aceite de ambas as partes para dar credibilidade a um documento.

A digitalização de processos pode ser o primeiro passo rumo à desmaterialização, que é o estágio em que os documentos já nascem eletrônicos, sem papel. Tudo já começa no ambiente virtual e economiza ainda mais tempo, recursos operacionais e financeiros.

Graças à criação e normatização da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) em 2001, as transações certificadas digitalmente têm validade jurídica e são idênticas àquelas assinadas com papel e caneta. 

Caso 1: a digitalização de processos transforma o registro do ponto de trabalhadores

Apesar de a legislação trabalhista brasileira exigir uma série de garantias e comprovações que dependem muito do papel, a certificação digital já permite unir duas realidades ideais: o cumprimento das obrigações legais e aperfeiçoar a gestão reduzindo ou eliminando o uso de registros físicos.

Um exemplo é a necessidade que uma grande empresa brasileira, com atuação em vários segmentos, tinha: marcar o horário de entrada e saída cumprido pelos funcionários onde quer que eles estivessem. Era preciso eliminar a necessidade de que eles fossem até a sede para bater o ponto e depois se deslocassem até onde tinham alguma atividade a cumprir.

Ao mesmo tempo em que eles sabiam que a tecnologia e o próprio ponto eletrônico podiam oferecer essa flexibilidade, não queriam — nem podiam — deixar de cumprir a lei. O ponto tem que ser batido no relógio, preferencialmente com a biometria, gerar comprovante e atender uma série de outras exigências. Como, então, espalhar essa solução pelo Brasil?

Graças à implementação do BRy Carimbo do Tempo a empresa pôde vincular a cada batida de ponto uma data e hora precisas, sincronizadas com a Hora Legal Brasileira, para garantir a integridade da marcação pela internet via celular. A adesão desta tecnologia garantiu cada registro ganhasse um “lacre digital” do momento exato em que ela aconteceu, amplamente aceito pela justiça. Além da hora, o registro do ponto era feito com a coleta de outros indícios como geolocalização e reconhecimento facial do colaborador.

Caso 2: a transmissão dos resultados de pesquisas de campo sem nenhum papel

Um grande instituto de pesquisas brasileiro tem como meta fazer uma pesquisa envolvendo toda a população brasileira sem usar nenhuma folha de papel em 2020. A forma de coleta das informações já foi definida: via smartphones.

Porém, existe um desafio: como ter uma plataforma que permita que os dados sejam coletados e armazenados digitalmente com garantia de autenticidade? A solução passa por quatro recursos que operam de forma conjunta:

  • BRy ICP: essa infraestrutura permite que a instituição se torne uma autoridade certificadora corporativa e emita certificados corporativos para cada um dos pesquisadores;
  • BRy KMS: repositório seguro, baseado no uso de HSMs (Hardware Security Modules) que mantém os certificados na nuvem, acessíveis de qualquer dispositivo conectado à internet (com a devida autenticação);
  • BRy Framework: solução que permite integrar a assinatura digital na aplicação do instituto, possibilitando ao entrevistador assinar os dados coletados digitalmente;
  • BRy Carimbo do Tempo: insere a data e hora oficial garantindo que o certificado utilizado no momento da assinatura era válido, além da integridade das evidências coletadas a longo prazo.

A solução foi a aplicação das tecnologias de certificação digital para a emissão do certificado digital corporativo para cada entrevistador (mantido na nuvem do instituto) e a tecnologia de assinatura digital.

O processo já foi implementado e deve ser colocado em prática no próximo ano.

Caso 3: operações financeiras de crédito no modelo paperless

Uma grande financeira com atuação em todo o Brasil tem na concessão de crédito um dos seus maiores produtos. Para evitar que esse procedimento seja lento, burocrático e dispendioso, a utilização da assinatura eletrônica permitiu que o cliente assinasse um documento digital sem a necessidade de ter um certificado.

O lado do cliente foi resolvido por meio da assinatura eletrônica, feita num tablet. Dessa forma, ele pode ler o contrato e assiná-lo com uma caneta digital. Já a financeira utiliza seu certificado digital ICP-Brasil para assinatura do mesmo. O resultado é um conjunto de elementos que comprovam tanto a solicitação da operação por parte do cliente quanto a validade do contrato por parte da financeira. Isso tudo graças ao certificado que comprova a autenticidade da assinatura da empresa.

Para inovar nos seus processos, a financeira utilizou, além das soluções BRy KMS e BRy Framework, a BRy ACT. A BRy ACT é uma Autoridade de Carimbo do Tempo credenciada junto à ICP-Brasil para a emissão de carimbo do tempo. É o único sistema de carimbo do tempo homologado pela ICP-Brasil, ou seja, é o registro de tempo com máxima validade jurídica no mercado brasileiro.

E o resultado dessa inovação toda? Mais de cem mil contratos assinados por mês sem uma folha de papel sequer. Tudo é criado, transitado e armazenado digitalmente.

Caso 4: uso da nuvem para armazenamento de certificados digitais

A secretaria municipal de saúde de um município do sudeste brasileiro passou a emitir certificados digitais para que os médicos assinassem os prontuários dos pacientes. Afinal, são 1,8 mil profissionais circulando muito entre as 54 unidades médicas da cidade, e os certificados estavam armazenados em tokens — uma espécie de pen drive. Quando alguém esquecia o dispositivo, simplesmente não conseguia usar um computador pra autenticar ou não tinha tempo de fazer isso… 

Essa rotina foi aperfeiçoada rapidamente a partir da disponibilização de uma plataforma completa de armazenamento de certificados em nuvem. O BRy KMS armazenou os certificados digitais na nuvem, o que permitiu que os profissionais da saúde validassem os prontuários a partir de um simples login no sistema da prefeitura. 

Além do armazenamento dos certificados em nuvem, o sistema desenvolvido pelo próprio município utiliza o BRy Framework. Ele funciona como um webservice onde o sistema faz uma solicitação e recebe a assinatura digital, com segurança e rapidez.

Os médicos puderam, então, começar a assinar digitalmente documentos como laudos, atestados e receituários eletrônicos no próprio leito do paciente, por meio do uso de tablets e smartphones. Resultado: só o tempo de emissão dos laudos médicos caiu de um mês para menos de cinco dias.

Caso 5: abertura de franquias em tempo recorde por meio de processos digitalizados

Uma das maiores redes de franquia de cosméticos do país precisou reduzir o tempo necessário para a abertura de uma loja, que levava meses para ser concluído. Enquanto isso, o empreendedor não podia faturar, mas os gastos estavam lá.

Para destravar a liberação dos documentos que autorizavam a operação, a solução envolveu o uma plataforma de assinatura digital — o BRy SCAD. As solicitações passaram a ser aprovadas em menos tempo, pois passou a ser possível administrar a coleta de todas as assinaturas de forma digital. Resultado: mais lojas abertas e faturamento crescendo. A alteração deu tão certo que a novidade foi implementada também na área de suprimentos da rede. E o tempo da tramitação dos documentos para a abertura de uma franquia caiu de trinta dias para cinco.

Caso 6: otimização do fluxo de venda das seguradoras por meio da digitalização dos processos

A contratação de um seguro ainda é uma atividade que envolve muito papel. O corretor manda a cotação, o cliente aprova, assina, envia o documento novamente para o corretor, que por sua vez manda pra seguradora… 

A boa notícia é que há soluções de assinatura híbrida que ajudam muito esse trâmite. A seguradora utiliza o certificado digital e o cliente, assina eletronicamente. Uma plataforma única de gestão de assinaturas como o BRy SCAD é completo para empresas que precisam gerenciar a assinatura em documentos que exigem a firma de várias partes. A interface é simplificada e a possibilidade de criação de um fluxo de distribuição de coleta de assinaturas são diferenciais importantes.

O tempo ganho nessa dinâmica é muito grande, já que tudo pode nascer e tramitar em meio digital sem que haja a necessidade de impressão ou envio pelo correio. 

Para conhecer outras soluções relacionadas às assinaturas digitais, certificados digitais e recursos que permitam o uso reduzido de papel na sua empresa, visite o nosso site e leia o nosso blog.