Quando lhe disserem que Ć© possĆvel eliminar 100% do papel nos mais diversos tipos de processos, acredite.Ā
A tecnologia chegou aos segmentos mais tradicionais e hoje a digitalização de processos Ć© vista como uma prĆ”tica essencial para os negócios, contribuindo para o gerenciamento de custos, desenvolvimento de novos produtos e entrada em novos mercados.Ā
Assim, desde a assinatura de um contrato à emissão de uma receita médica, praticamente tudo jÔ pode ser feito sem gastar nenhuma folha de papel.
A digitalização de processos Ć© o primeiro passo rumo Ć desmaterialização ā estĆ”gio em que os documentos jĆ” nascem eletrĆ“nicos ā e, ainda, Ć formação de ecossistemas e redes e parceiros.Ā
Esse, aliĆ”s, jĆ” Ć© um dos objetivos de muitos executivos brasileiros que, em sua maioria, impulsionados pelas novas demandas da pandemia, planejam priorizar a transformação digital atĆ© 2022.Ā
Para fazer essa transformação de forma segura, é preciso investir em identificação, formalização e registro digital, adotando tecnologias como o certificado digital, a assinatura digital ou eletrÓnica e o carimbo do tempo. Neste artigo, conheça 10 casos de sucesso com essas soluções.
A digitalização de processos nĆ£o se restringe Ć eliminação do papel. HĆ” outros benefĆcios, como a otimização de processos, aumento de produtividade e redução de custos.Ā
No entanto, para que as atividades no meio digital ocorram com seguranƧa e os documentos eletrĆ“nicos tenham validade jurĆdica, Ć© preciso investir em tecnologias de certificação digital.Ā
Assim, se vocĆŖ precisa assinar um contrato com um cliente de Singapura, por exemplo, Ć© possĆvel garantir a integridade e autenticidade do documento mesmo Ć distĆ¢ncia.Ā
Saiba mais: 3 pilares da transformação paperless: identificação, formalização e registro digital
Funciona como um CPF ou CNPJ no meio digital, pois armazena os dados que comprovam, de forma inequĆvoca, a identidade do signatĆ”rio. Ć vinculado a duas chaves criptogrĆ”ficas, uma pĆŗblica e outra privada. Podem ser de dois tipos:
Tecnologia para captação e comparação de traƧos fisiológicos ā como impressĆ£o digital ā ou comportamentais de uma pessoa com os dados armazenados num banco de dados com o objetivo de validar um procedimento.
Refere-se ao ato da assinatura em si, quando a pessoa ou organização signatÔria atesta que as informações de um documento são verdadeiras e confirma sua integridade. De acordo com a Lei n° 14.063 de 2020, são classificadas em três tipos:
Trata-se de uma tecnologia de referência temporal fundamental para garantir que a data e hora da assinatura de um documento estão corretas e que o certificado digital utilizado estava vÔlido. Para isso, a solução recorre a uma terceira fonte confiÔvel: a Autoridade do Carimbo do Tempo (ACT).
Para consolidar a digitalização de processos e impulsionar a transformação digital, algumas empresas decidiram investir em soluções da Bry para identificação, formalização e registro digitais, ou seja, implantaram nossas plataformas de certificado digital, assinatura eletrÓnica e carimbo do tempo. Confira 10 casos de sucesso:
Apesar de a legislação trabalhista brasileira exigir uma série de garantias e comprovações que dependem muito do papel, a certificação digital jÔ permite unir duas realidades ideais: o cumprimento das obrigações legais e aperfeiçoar a gestão reduzindo ou eliminando o uso de registros impressos.
Um exemplo era o desafio que uma grande empresa brasileira, com atuação em vĆ”rios segmentos e por todo o paĆs: marcar o horĆ”rio de entrada e saĆda cumprido pelos funcionĆ”rios onde quer que eles estivessem. Era preciso eliminar a necessidade de que eles fossem atĆ© a sede para registrar o ponto e depois se deslocassem atĆ© onde tinham que trabalhar.
Ao mesmo tempo em que eles sabiam que a tecnologia e o próprio ponto eletrĆ“nico podiam oferecer essa flexibilidade, nĆ£o queriam ā nem podiam ā deixar de cumprir a lei. O ponto tem que ser batido no relógio ā preferencialmente com a biometria ā, gerar comprovante e atender uma sĆ©rie de outras exigĆŖncias. Como, entĆ£o, espalhar essa solução pelo Brasil?
GraƧas Ć implementação do Bry Carimbo do Tempo a empresa pĆ“de vincular a cada registro de ponto uma data e hora precisas, sincronizadas com a Hora Legal Brasileira, para garantir a integridade da marcação pela internet via celular.Ā
A adesĆ£o desta tecnologia garantiu que cada registro ganhasse um ālacre digitalā do momento exato em que foi feito, amplamente aceito pela justiƧa. AlĆ©m da hora, o registro do ponto era feito com a coleta de outros indĆcios como geolocalização e reconhecimento facial do colaborador.
Um grande instituto de pesquisas brasileiro tinha como meta, em 2020, realizar uma pesquisa com toda a população brasileira sem usar nenhuma folha de papel. A forma de coleta das informações jÔ foi definida: via smartphones.
Porém, um desafio persistia: como ter uma plataforma que permita que os dados sejam coletados e armazenados digitalmente com garantia de autenticidade? A solução passa por quatro recursos que operam de forma conjunta:
A solução foi a aplicação das tecnologias de certificação digital para a emissão do certificado digital corporativo para cada entrevistador (mantido na nuvem do instituto) e a tecnologia de assinatura digital.
Uma grande financeira com atuação em todo o Brasil tem na concessão de crédito um dos seus maiores produtos. Para evitar que esse procedimento seja lento, burocrÔtico e dispendioso, a utilização da assinatura eletrÓnica permitiu que o cliente assinasse um documento digital sem a necessidade de ter um certificado.
O lado do cliente foi resolvido por meio da assinatura eletrƓnica, feita num tablet. Dessa forma, ele pode ler o contrato e assinƔ-lo com uma caneta digital. JƔ a financeira utiliza seu certificado digital ICP-Brasil para assinatura do mesmo.
O resultado é um conjunto de elementos que comprovam tanto a solicitação da operação por parte do cliente quanto a validade do contrato por parte da financeira. Isso tudo graças ao certificado que comprova a autenticidade da assinatura da empresa.
Para inovar nos seus processos, a financeira utilizou, alĆ©m das soluƧƵes Bry KMS e Bry Framework, a Bry ACT. A Bry ACT Ć© uma Autoridade de Carimbo do Tempo credenciada junto Ć ICP-Brasil para a emissĆ£o de carimbo do tempo. Ć o registro de tempo com mĆ”xima validade jurĆdica no mercado brasileiro.
E o resultado dessa inovação toda? Mais de cem mil contratos assinados por mês sem uma folha de papel sequer. Tudo é criado, transitado e armazenado digitalmente.
A secretaria municipal de saĆŗde de um municĆpio do sudeste brasileiro passou a emitir certificados digitais para que os mĆ©dicos assinassem os prontuĆ”rios dos pacientes.Ā
Afinal, sĆ£o 1,8 mil profissionais circulando muito entre as 54 unidades mĆ©dicas da cidade, e os certificados estavam armazenados em tokens ā uma espĆ©cie de pen drive. Quando alguĆ©m esquecia o dispositivo, simplesmente nĆ£o conseguia usar um computador para autenticar ou nĆ£o tinha tempo de fazer isso.
Essa rotina foi aperfeiƧoada rapidamente a partir da disponibilização de uma plataforma completa de armazenamento de certificados em nuvem. O Bry KMS armazenou os certificados digitais na nuvem, o que permitiu que os profissionais da saĆŗde validassem os prontuĆ”rios a partir de um simples login no sistema da prefeitura.Ā
AlĆ©m do armazenamento dos certificados em nuvem, o sistema desenvolvido pelo próprio municĆpio utiliza a API de Assinatura de Assinatura Digital. Ela integra a funcionalidade ao sistema,Ā o que permite fazer a solicitação e receber a assinatura digital com seguranƧa e rapidez.
Os médicos puderam, então, começar a assinar digitalmente documentos como laudos, atestados e receituÔrios eletrÓnicos no próprio leito do paciente, por meio do uso de tablets e smartphones. Resultado: só o tempo de emissão dos laudos médicos caiu de um mês para sete dias.
Uma das maiores redes de franquias de cosmĆ©ticos do paĆs precisou reduzir o tempo necessĆ”rio para a abertura de uma loja, que levava meses para ser concluĆda. Enquanto isso, o empreendedor nĆ£o podia faturar, mas os gastos estavam lĆ”.
Para destravar a liberação dos documentos para autorizar a operação, a solução envolveu uma plataforma de assinatura digital ā o Bry SCAD. As solicitaƧƵes comeƧaram a ser aprovadas em menos tempo, pois se tornou possĆvel administrar a coleta de todas as assinaturas de forma digital.Ā
Resultado: mais lojas abertas e faturamento crescendo. A alteração deu tão certo que a novidade foi implementada também na Ôrea de suprimentos da rede. E o tempo da tramitação dos documentos para a abertura de uma franquia caiu de trinta dias para cinco.
A contratação de um seguro ainda é uma atividade que envolve muito papel. O corretor manda a cotação, o cliente aprova, assina, envia o documento novamente para o corretor, que por sua vez manda para a seguradora.
A boa notĆcia Ć© que hĆ” soluƧƵes de assinatura hĆbrida que ajudam muito nesse trĆ¢mite. A seguradora utiliza o certificado digital e o cliente, assina eletronicamente.Ā
Uma plataforma única de gestão de assinaturas, como o Bry SCAD, é completa para empresas que precisam gerenciar a assinatura em documentos que exigem a firma de vÔrias partes. A interface é simplificada e a possibilidade de criação de um fluxo de distribuição de coleta de assinaturas são diferenciais importantes.
O tempo ganho nessa dinĆ¢mica Ć© muito grande, jĆ” que tudo pode nascer e tramitar em meio digital sem que haja a necessidade de impressĆ£o ou envio pelo correio.Ā
Pioneira na emissĆ£o de certificados de conclusĆ£o de curso em formato digital, uma Instituição de Ensino Superior (IES) do Sul do paĆs queria tornar esse processo mais rĆ”pido e, assim, acabar de vez com a emissĆ£o de diplomas impressos. A ideia foi investir em uma plataforma que fosse escalĆ”vel e acessĆvel de qualquer computador.
A IES iniciou então uma parceria com a Bry e após um projeto piloto onde mais de 45 formandos puderam enviar por e-mail os documentos necessÔrios e solicitar a emissão do certificado com sucesso, a solução foi definitivamente implantada.
Resultado: a universidade ā que conta com mais de 30 mil alunos matriculados ā reduziu de 120 para 15 dias o tempo para emissĆ£o do diploma digital e ainda diminui os custos desse processo em mais de 70%: cerca de R$305,00, por certificado, sĆ£o economizados.Ā
Uma fornecedora de prontuĆ”rios eletrĆ“nicos que tem como clientes o Hospital das ClĆnicas da Faculdade de Medicina da Universidade Federal de SĆ£o Paulo, Pfizer e a Apsen FarmacĆŖutica foi surpreendida pela liberação das modalidade de telemedicina em 2020 por conta da pandemia e precisava implantar uma solução de assinatura digital em suas soluƧƵes.
A saĆda encontrada foi a API de assinatura digital da Bry, que foi entĆ£o integrada ao próprio sistema da empresa. Trata-se de uma ferramenta em compliance com as normas do Conselho Federal de Medicina (CFM), Conselho Federal de FarmĆ”cia (CFF) e Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), e, ainda, da ICP-Brasil.
Com a adoção da API, a empresa começou a oferecer a assinatura digital aos seus clientes em abril de 2020, sendo uma das primeiras a se adaptar à telemedicina, o que também acelerou os planos de fornecer mais serviços e produtos digitais para médicos.
Uma empresa com mais de 40 anos de história ingressou no mercado de tecnologia para oferecer software para gestĆ£o de documentos digitais. Pensando em oferecer uma solução mais robusta para seus clientes ā e acabar com os desafios de tramitar documentos apenas no ambiente digital ā a organização decidiu investir numa solução de assinatura eletrĆ“nica.
Mas em vez de desenvolver o produto, a empresa incluiu no seu sistema a API da assinatura eletrĆ“nica da Bry, alĆ©m da API de diploma digital para atender seus clientes da Ć”rea de educação.Ā
Os resultados não poderiam ser melhores: a carteira de clientes cresceu 20%, superando os 10 milhões de faturamento e ampliando sua participação em mercados, como educação, financeiro e saúde.
Com operaƧƵes no Brasil, Holanda, Argentina, Paraguai, SuĆƧa, Noruega e China, uma grande empresa de commodities da AmĆ©rica Latina precisava tornar a formalização de negócio e a contração de bens e serviƧos mais Ć”gil. O processo como um todo poderia chegar a atĆ© 30 dias.
A empresa contratou então soluções da Bry para emitir certificados digitais corporativos, emitir e verificar assinaturas eletrÓnicas de documentos. A organização também implantou o carimbo do tempo para aumentar a segurança e a tempestividade dos contratos.
Hoje, todos os diretores da empresa usam a tecnologia da Bry ā jĆ” contam com aproximadamente 140 certificados digitais ā e o tempo de espera pela assinatura diminuiu drasticamente. No futuro, a companhia espera que seus mais de 6 mil colaboradores tambĆ©m faƧam uso das soluƧƵes para eliminar o uso de papel.
Nosso propósito Ć© garantir a seguranƧa na digitalização de processos e uso de documentos eletrĆ“nicos, por isso somos uma referĆŖncia em soluƧƵes de certificação, assinatura, protocolização e datação digital. Mais de 2 bilhƵes de assinaturas jĆ” foram realizadas com nossos softwares.Ā
Fornecemos tecnologias inovadoras e eficientes para atender exatamente o que você precisa, contribuindo para impulsionar a digitalização de processo e a transformação digital na sua empresa. Para saber como podemos ajudar sua empresa, fale com um de nossos consultores.