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Vantagens de uma plataforma única de gestão de assinaturas

por Rafael Godinho
publicado em 5 de setembro de 2019

Assinar documentos digitalmente é uma funcionalidade indispensável para empresas, profissionais liberais e pessoas físicas, independente da área de atuação delas. Graças ao estabelecimento de políticas claras definidas pela Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), os documentos são reconhecidos por órgãos oficiais e aceitos no caso de processos judiciais, ou em qualquer outra circunstância que exija algum tipo de comprovação.

Para organizar e universalizar esse tipo de operação, há sistemas modernos de gestão de assinatura que seguem as diretrizes da ICP-Brasil e facilitam muito a rotina de quem não pode perder tempo com tratativas burocráticas.

Serviço de coleta de assinaturas da BRy: plataforma única para a gestão de assinatura

Um sistema de coleta de assinatura digital é um software que foi desenvolvido especialmente para organizar essa atividade. Ele funciona como uma interface que gerencia a distribuição e a coleta de assinaturas em documentos digitais, o que agiliza a tramitação de contratos e dispensa a distribuição física dos documentos.

A solução mais adequada para os seus negócios é aquela que permite a criação de um fluxo para recolher as assinaturas junto às partes interessadas de forma simples. Basta definir quais documentos precisam ser assinados, confirmar os endereços de e-mail, nome, CPF ou CNPJ de cada parte envolvida e atribuir uma ordem de coleta — quem deve assinar primeiro, por exemplo. Também é possível não atribuir esse critério e permitir a assinatura em ordem aleatória.

O sistema cuida do fluxo da coleta, notifica os participantes por e-mail e informa que eles precisam assinar determinado documento. Outra possibilidade é assinar vários documentos ao mesmo tempo, na modalidade de lote, ou ainda determinar revisores para os documentos que serão assinados.

A plataforma também permite coletar assinaturas híbridas, presentes quando o documento a ser assinado tem assinaturas digitais e eletrônicas. Elas se diferem entre si porque as digitais precisam de um certificado digital para serem validadas. As eletrônicas dispensam o certificado e a confiança é determinada por outros fatores — evidências como o endereço IP do dispositivo, e-mail do usuário, geolocalização e outros.

Agilidade

Com o serviço da coleta de assinaturas disponível no BRy Cloud, é possível fazer todos esses ajustes. A necessidade de rubricar páginas e mais páginas de documentos é eliminada, e os envolvidos que efetuaram o cadastro acompanham em tempo real o status de cada firma.

A plataforma permite o acompanhamento sobre quais partes já assinaram a coleta e quais ainda estão pendentes, possibilitando reenviar o convite para os assinantes envolvidos.

Facilidade de acesso

Para utilizar o BRy Cloud, você pode utilizar tanto o seu certificado digital quanto simplesmente digitar seu login e senha. Todos os serviços estão disponíveis a qualquer momento na plataforma e funcionam com planos de assinatura mensais com bônus ou carga de créditos. Você é quem decide quanto deseja investir e o valor que quer creditar na sua conta.

É possível utilizar o BRy Cloud tanto como pessoa física quanto como pessoa jurídica, e o sistema permite que você controle todas as operações realizadas na sua conta e nos perfis dos colaboradores da sua empresa.

A assinatura digital tem o poder de reduzir custos e o tempo gasto com burocracia. E com a ajuda do BRy Cloud, isso pode ser mais simples do que parece; tudo de maneira fácil e sustentável, com segurança e valor legal. 

Certificado digital na nuvem: ainda mais praticidade

Graças à possibilidade de armazenamento de certificados digitais em nuvem, não é necessário carregar tokens e smartcards por onde quer que você vá, nem depender de uma conexão USB ou leitor específico para utilização do documento.

Quando é armazenado na nuvem, o certificado — conjunto de dados criptografados que dão credibilidade a uma pessoa física ou jurídica — é mantido em um servidor HSM (sigla para Hardware Security Module), de altíssima segurança. Esse equipamento pode ser mantido no datacenter de uma empresa ou organização ou em um prestador de serviços de confiança e se caracteriza por possuir camadas de segurança que impedem o acesso indevido do certificado mantido lá.

Trata-se do mesmo tipo de equipamento utilizado pelas autoridades certificadoras e que têm ainda um código PIN de acesso individual: é isso que confere a possibilidade de os usuários o acessarem remotamente para autenticar documentos a partir do certificado lá armazenado, mesmo que estejam fora da empresa ou em redes externas.

Além da segurança, essa tecnologia permite a utilização em qualquer sistema sem a necessidade de distribuição ou instalação de softwares ou drivers específicos. É muito mais mobilidade para as suas atividades.

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