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Como organizar uma coleta de assinatura digital

A gestão da coleta de assinatura digital é um desafio diário para os gestores de contratos em empresas. Apesar da adoção da certificação digital contribuir muito para aumentar a agilidade e reduzir custos nos processos burocráticos, garantir que um mesmo documento digital seja assinado corretamente por diversas partes ainda pode ser uma tarefa complicada.

É necessário enviar, individualmente, cada contrato para cada uma das partes assinantes, e ter certeza de que os arquivos corretos foram anexados. Além disso, é preciso confirmar o recebimento, monitorar quem já realizou a assinatura. Se o documento exigir uma ordem específica de firma, a tarefa se torna ainda mais complexa.

Felizmente, existem boas práticas e ferramentas tecnológicas que ajudam organizar a coleta de assinatura digital de múltiplas partes e facilitam esse processo. Continue a leitura para saber mais!

 

Organizando uma coleta de assinatura digital

Quando um documento precisa ser assinado por múltiplas partes, o primeiro passo é definir e coletar o endereço de e-mail de cada pessoa. É necessário checar se todos os endereços de e-mail estão corretos. Dessa forma, evita-se o trabalho de enviar os arquivos para endereços que não existem ou para pessoas que não deveriam ter acesso a documentos confidenciais, por exemplo.

Em seguida, é preciso conferir se existe uma ordem específica para esta coleta de assinatura digital. Alguns tipos de contratos, por exemplo, só serão válidos caso haja uma ordem para a assinatura. É recomendável conferir essa informação, para programar o envio dos documentos de acordo com a sequência necessária e garantir a validade jurídica do documento.

Quando começar a enviar os contratos, certifique-se de que o arquivo certo foi enviado para o destinatário. Peça aos assinantes que confirmem o recebimento do e-mail, e estipule um prazo, proativamente, para assinatura. Isso contribui para que as pessoas priorizem a assinatura do documento e não demorem tanto em retornar.

Em uma coleta de assinatura digital complexa, com mais de três partes assinantes, você pode organizar as informações em um tabela. Nela, é possível realizar o controle de quais documentos foram enviados, para quem, quando, etc. A partir desse controle, você poderá cobrar os participantes que ainda não realizaram a assinatura.

Essas dicas citadas acima funcionam como boas práticas, e com certeza podem ajudar a organizar uma coleta de assinatura digital. No entanto, para organizações com alta demanda de assinatura de documentos eletrônicos, elas podem não ser suficientes. Nestes casos, o mais indicado é investir em um sistema de coleta de assinatura digital.

 

O que é um sistema de coleta de assinaturas

Um sistema de coleta de assinatura digital é um software desenvolvido especialmente para organizar esta atividade. Ele funciona como uma interface que gerencia a distribuição e a coleta de assinaturas em documentos digitais. Utilizar um sistema como esse representa um grande ganho em agilidade no fechamento de contratos, já que colhe as assinaturas na ordem correta e dispensa a distribuição dos documentos de mão em mão.

Um bom sistema permite a criação de um fluxo de distribuição para recolher as assinaturas junto às partes interessadas de forma simples. O gestor da coleta pode, facilmente, criar essa sequência, definindo quais são as partes assinantes e em qual ordem os documentos devem ser assinados.

O sistema cuida de toda a organização do fluxo da coleta. Notifica os participantes por e-mail, informando que eles precisam assinar determinado documento. O organizador da coleta de assinatura digital pode, inclusive, definir um prazo limite para a assinatura de cada uma das partes. Além disso, também é possível assinar documentos em lote, ou seja, diversos arquivos ao mesmo tempo. Uma funcionalidade como essa economiza muito tempo para os assinantes, uma vez que elimina-se a necessidade de assinar e rubricar individualmente dezenas de páginas.

Outra finalidade importante do sistema é ter um bom painel de visualização da coleta de assinaturas. Nele, o gestor poderá acompanhar quem já efetuou a assinatura e quem ainda está com a firma pendente. Tudo em tempo real.

Além disso, um bom software também deve incluir a opção de assinatura eletrônica dos documentos, em conjunto com a assinatura digital. A junção dessas duas funcionalidades pode ser chamada de assinatura híbrida. A assinatura eletrônica fornece uma possibilidade de formalização entre as partes sem a necessidade de uso de certificado digital. Isso pode ser muito útil quando alguma das partes não é é usuária frequente do sistema de coleta de assinatura digital.

Apesar de não requerer o uso do certificado, a assinatura eletrônica também é segura e pode ser válida. Suas garantias de autenticidade são diversas informações coletadas do computador de quem assina o documento, como endereço de IP, localização GPS. Esses dados são capturados pelo sistema e validados com a aplicação de um carimbo do tempo. Dessa forma, um mesmo lote de documentos pode ser assinado com assinaturas digitais ou eletrônicas.

 

SCAD é solução da BRy para a coleta de assinatura

O BRy SCAD é uma solução completa ideal para empresas que precisam gerenciar a coleta de assinaturas em documentos que exigem a firma de múltiplas partes. Com uma interface de fácil utilização, ele reúne as principais funcionalidades citadas anteriormente. O SCAD pode ser utilizado em nuvem ou em infraestrutura interna.

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Rafael Godinho

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