Motivos não faltam para usar a assinatura digital. Mas a gestão manual da coleta de assinatura digital pode ser um desafio para os gestores que precisam lidar com documentos com muitos assinantes, como contratos

Apesar da adoção da certificação digital contribuir muito para aumentar a agilidade e reduzir custos nos processos burocráticos, garantir que um mesmo documento digital seja assinado corretamente por diversas partes ainda pode ser uma tarefa complicada.

É necessário enviar, individualmente, cada contrato para cada uma das partes assinantes e ter certeza de que os arquivos corretos foram anexados. Além disso, é preciso confirmar o recebimento e monitorar quem já realizou a assinatura. Se o documento exigir uma ordem específica de firma, o cuidado tem que ser ainda maior.

Felizmente, não precisa ser assim. Existem boas práticas e ferramentas que ajudam a organizar a coleta de assinatura digital de múltiplas partes e facilitam esse processo, como os sistemas de coleta de assinatura digital. Continue a leitura para saber mais!

Sistema de coleta de assinatura digital: o que é? 

Coleta de assinatura digital é todo o processo que ocorre para a formalização de um documento, só que na versão eletrônica. 

Depois de criado, ele será distribuído para os signatários, assinado e arquivado. Ou seja, a coleta é a pasta de documentos que caminha por todas as pessoas que precisam assiná-los.

O fato de essa pasta ser digital é a grande vantagem desse processo. Envio por correio, autenticações de firmas em cartório até a obtenção de todas as assinaturas, por exemplo, são tarefas que deixam de existir. 

No entanto, esse processo, para ser ágil, também precisa ser organizado. É aí que entra um sistema de coleta de assinaturas.

Um sistema de coleta de assinatura digital é uma plataforma para criar e gerenciar fluxos de distribuição de documentos eletrônicos entre as partes signatárias e a coleta das assinaturas

Como funciona um sistema de coleta de assinatura

Um bom sistema de gestão de assinaturas permite a coleta de assinaturas digitais, eletrônicas e híbridas (tanto digital quanto eletrônica no mesmo documento). Além disso, também permite a assinatura de documentos em lote, ou seja, de diversos arquivos ao mesmo tempo.

Para preparar a coleta dentro do sistema, você pode criar ordens de distribuição e de notificações, além de definir um prazo para a assinatura de cada uma das partes. 

Se houver uma ordem específica para as assinaturas, por exemplo, é só programar no sistema que ele executa automaticamente. Assim, as assinaturas são realizadas na sequência correta, sem necessidade de acompanhamento e envio manual.  

Notificações para signatários que demoram a assinar também não precisam ser feitas manualmente. Dentro do próprio sistema, você pode definir o envio de lembretes. 

Feitos os fluxos, o sistema cuida de toda a organização da coleta. Notifica os participantes por e-mail, informando que eles precisam assinar determinado documento. 

Veja abaixo como organizar uma coleta dentro de um sistema.

Como organizar uma coleta de assinatura digital, eletrônica ou híbrida em um sistema

O processo de organização de uma coleta de assinaturas digitais pode ser realizado em 5 etapas simples:

1. Dados gerais da coleta de assinaturas

Nesta etapa, itens como documento, descritivo do conteúdo, data-limite que os signatários terão para assinatura e outras informações mais gerais são definidos.

2. Adição dos signatários

Após o upload do documento, o gestor adiciona os signatários. Não há limite para adições. Cada um é identificado pelo nome, número do documento (CPF ou CNPJ) e endereço de e-mail. 

3. Definição da ordem da coleta

Nesta fase, o organizador da coleta define, se necessário, uma ordem de assinatura. Com isso, o signatário só vai receber a notificação de assinar na sua vez e após a assinatura anterior ter sido executada. 

4. Escolha do tipo de assinatura

Nesta etapa, o gestor da coleta define os tipos de assinatura aceitas no documento. São três possibilidades:

5. Coleta das assinaturas

Disparo do fluxo criado. Os signatários vão receber um e-mail com um link para assinatura do documento. O organizador poderá monitorar, dentro do sistema, o status da coleta. E, quando todos os envolvidos assinarem, será notificado.

Quais as vantagens de ter um sistema de coleta de assinatura digital 

Utilizar um sistema de coleta de assinaturas tem inúmeras vantagens. Dentre as principais, estão:

1. Aumentar o nível de organização dos fluxos de distribuição de documentos para assinar

Sem um fluxo claro de distribuição do documento eletrônico, o processo de coleta de assinaturas pode ficar desorganizado, principalmente se muitos signatários estiverem envolvidos. 

A gestão é pouco visual, o que dificulta o conhecimento do status do processo. Logo, mesmo assinando digitalmente um documento, isso pode significar lentidão.

Um sistema de coleta estabelece um fluxo contínuo, aumentando o controle sobre todos os passos da coleta. Depois, esse fluxo pode ser replicado sempre da mesma maneira.

2. Redução de custos com o processo de coleta 

Ao digitalizar o processo de assinatura, o fim da necessidade de impressão, remessa de documentos por correios, gastos com cartório e arquivamento gera uma grande economia. Isso sem contar possíveis gastos adicionais como extravio de documentos, custos operacionais, etc.

A BRy calculou a economia de até 95% dos custos com a adoção de um sistema de coleta de assinaturas digitais. 

3. Economia de tempo 

Ao adotar um sistema de gerenciamento da coleta, junto com a assinatura digital, o tempo de assinatura é radicalmente reduzido.

Por um lado, não há tempo de translado de documentos, nem com o processo de assinatura, que se reduz a questão de cliques. Por outro, boa parte da gestão desse processo, que era manual, é automatizada. 

4. Visibilidade sobre o processo de coleta de assinaturas

Com um sistema de coleta, o acompanhamento do status da evolução do processo de assinatura pelas partes é simples, assim como visualizar gargalos. 

Os sistemas têm um painel de visualização da coleta de assinaturas. Nele, o gestor pode acompanhar quem já efetuou e quem ainda está com a firma pendente. Tudo em tempo real.

5. Integração com outros sistemas 

Sistemas de coleta de assinatura podem estar conectados aos sistemas da organização por meio de APIs, trazendo ganhos em termos de agilidade, usabilidade e segurança no processo.

6. Segurança e confidencialidade  

Dentro da gestão da coleta feita dentro da plataforma, acabam os riscos com extravio de documentos ou vazamento de documentos. Além disso, a assinatura digital é mais segura em relação à manuscrita, pois não é possível fraudar. 

API de Assinatura em Grupo: como integrar a funcionalidade ao sistema da sua empresa

Todas as vantagens acima estão na API de Assinatura em Grupo da BRy. Nessa solução, você consegue criar fluxos de distribuição e monitorá-los de ponta a ponta. Veja o que encontra: 

  • dashboard contendo todos os processos de assinatura realizados e em andamento;
  • interface bem simples e intuitiva;
  • adição ilimitada de signatários na coleta;
  • upload de até 15 documentos ou 40GB de documentos para assinatura em uma mesma coleta;
  • assinatura híbrida, digital e eletrônica;
  • possibilidade de configurar a posição das assinaturas no documento eletrônico assinado;
  • convites para assinar via interface do sistema ou por e-mail;
  • possibilidade de baixar o documento antes de assinar; e
  • possibilidade de assinatura manuscrita ou de upload de assinatura manuscrita digitalizada.

Para integrá-la rapidamente ao sistema da organização e aumentar a qualidade da experiência dos usuários, a BRy utiliza APIs. Conheça todas as APIs da BRy

A API vai permitir que o seu sistema interaja com o sistema da BRy, levando a requisição dos usuários e devolvendo a resposta. Há alguns benefícios relacionados a elas, como:

  • menor complexidade em termos de desenvolvimento;
  • foco da equipe de TI no negócio;
  • investimento inicial menor;
  • menor time-to-value;
  • oferta de uma solução completa para os usuários;
  • melhor usabilidade; e
  • compliance.

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Post publicado no dia 08/04/2019 e atualizado no dia 27/01/2022.