Em sua obra O Contrato, o professor de Direito italiano Enzo Roppo define contratos como documentos que operacionalizam a circulação de riquezas. São quase sinônimos de operação econômica, mas com uma acepção mais ampla. O conceito de contrato remonta ao período clássico romano. De lá para cá, muita coisa evoluiu. Atualmente, exige-se muito mais agilidade e segurança para estes tipos de documentos, e uma forma fácil de alcançar estes e outros objetivos é com a adoção da assinatura digital em contratos.
Através da tecnologia da certificação digital, consegue-se assinar documentos importantes de forma ainda mais segura do que à caneta. Cada assinatura digital está associada a um certificado digital válido e contém dados do assinante cifrados, diminuindo substancialmente a possibilidade fraudes. Reunimos neste artigo 5 motivos pelos quais utilizar assinatura digital em contratos e garantir documentos digitais mais práticos e seguros.
Ganhe tempo utilizando assinatura digital em contratos
É possível economizar muito tempo de trabalho com a adoção da assinatura digital em contratos. Ao trabalhar com documentos e assinaturas digitais, não é mais necessário passar o documento de mão em mão entre todos os assinantes. Dessa forma, a assinatura de um documento ou contrato pode ser concluída em poucos minutos, mesmo com diversas partes envolvidas.
Isso é vantajoso em uma empresa, por exemplo, quando a assinatura de um diretor e de outros colaboradores for necessária. Mas a grande vantagem é para a assinaturas que precisam ser colhidas de pessoas que residem em cidades, estados ou mesmo países diferentes. Ao invés de gastar tempo e recursos com o envio de cópias físicas do documento para diversos locais, é possível colher a assinatura de todas as partes rapidamente.
Redução de gastos
Contratos importantes podem ser formados por dezenas de páginas e várias vias. O gasto financeiro com papel e impressão desse grande volume de material é imenso. Somam-se a isso os gastos com taxas de cartório, traslados dos documentos e outros custos que muitas vezes não consideramos. Com a assinatura digital em contratos, todas estas despesas deixam de existir.
Mais sustentabilidade
A eliminação do contrato em papel também tem um impacto positivo no meio-ambiente. A empresa ganha em sustentabilidade ao adotar documentos eletrônicos. Usando a assinatura digital em contratos, quebra-se o ciclo de gastos de madeira, água e energia para a produção do papel, que após o uso será jogado fora, gerando lixo.
Há possibilidade, inclusive, da reversão em créditos de carbono para empresas que optem por este tipo de tecnologia. Isso pode ser muito interessante para organizações que trabalham com processos industriais e demandam a assinatura de um alto número de documentos.
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Segurança
Uma assinatura à caneta pode ser facilmente falsificada. Caso precise questionar a autenticidade de uma assinatura, o processo é caótico e demorado: precisa-se contratar um serviço de perícia e aguardar um relatório confiável.
Utilizando assinatura digital em contratos, garante-se que o assinante é mesmo aquela pessoa. Isso porque a tecnologia de certificação digital utilizada para esta finalidade leva consigo uma série de dados criptografados que indicam exatamente quem assinou o documento. Juridicamente, um documento assinado digitalmente tem como principais atributos o não-repúdio, a integridade, e a autenticidade.
Eficiência na gestão dos documentos
Hoje já existem softwares capazes de fazer toda a gestão da coleta de assinatura digital em contratos. Com eles, cria-se um fluxo para otimizar o tempo gasto para colher a assinatura digital de todos os envolvidos na operação. Como alguns documentos exigem uma ordem correta de assinaturas, estes aplicativos podem ajudar a organizar essa ordem, enviando o contrato para cada pessoa no momento certo de forma automática.
Essas ferramentas podem estar disponíveis na nuvem, incluindo o próprio certificado digital do assinante. Isso facilita ainda mais a coleta de diversas assinaturas digitais em um mesmo documento.
O BRy SCAD, por exemplo, é uma solução completa para empresas que necessitam gerenciar a coleta de assinaturas digitais. Com ela, é possível criar fluxos de recolhimento de forma simples e adaptadas a diversos dispositivos digitais, como desktops, smartphones e tablets. Dessa forma, os colaboradores da empresa podem assinar facilmente seus documentos digitais, a qualquer hora e em qualquer lugar.
*Post originalmente publicado em 25/04/2016 e atualizado em 22/10/2018
