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Como assinar digitalmente um documento?

Assinar um documento manualmente é fácil. Difícil é todo o trâmite do papel. Especialmente nos casos em que os documentos precisam ser assinados por várias partes, ter firma reconhecida e ser arquivados. 

Impressão, envio, autenticação e guarda envolvem tempo, energia e custos consideráveis para algumas organizações. Um mal necessário? De forma alguma, diante da possibilidade de assinar digitalmente.

Com a assinatura digital, o mesmo documento que hoje tramita no papel pode ser eletrônico do início ao fim do processo.

Após criado, ele é enviado por e-mail para as partes na ordem que você desejar, assinado por meio de uma plataforma e armazenado eletronicamente. Tudo isso com muito mais rapidez e um nível de segurança superior quando comparado ao processo feito em papel. 

Para saber como isso é possível, confira este artigo! 

O que é uma assinatura digital? 

Assinar digitalmente não é simplesmente digitalizar um documento em papel assinado manualmente

A assinatura de documentos eletrônicos é realizada por meio de um assinador digital, um software que vincula ao arquivo do documento um conjunto de dados para identificar a pessoa que está fazendo a autenticação. 

No caso da assinatura digital, este conjunto de dados está contido no certificado digital. Ele é como se fosse um CPF, no caso de pessoas físicas, ou um CNPJ, no caso de empresas.

Com essa tecnologia, é possível identificar o signatário de forma inequívoca, sem a necessidade de reconhecimento presencial. 

Já as assinaturas eletrônicas fazem a vinculação de uma série de dados, que fornecem evidências sobre o signatário – como biometria, login e senha, localização, IP do dispositivo usado para assinar, entre outras.

Elas são válidas desde que haja um acordo prévio pelas partes, porém têm um nível de segurança considerado inferior ao do certificado digital.

A aprovação da Lei 14.063/20 definiu novas classificações de assinaturas e orientou sobre situações em que podem ser usadas:

  • Assinatura eletrônica simples: identifica o signatário a partir da associação com dados eletrônicos, como login e senha, por exemplo. Esse tipo de assinatura pode ser usada em processos de baixo risco, como documentos médicos sem informações sigilosas, solicitações de algumas informações em órgãos do governo, entre outros. 
  • Assinatura eletrônica avançada: esse tipo de assinatura identifica e é associada, sem ambiguidade, ao signatário por meio de certificados digitais não validados pela ICP-Brasil e outros métodos que garantem essa associação, mas devem ser admitidos por todas as partes. É usada em processos que exigem mais segurança.
  • Assinatura eletrônica qualificada: identifica o signatário por meio de certificado digital validado pela ICP-Brasil. Pode ser utilizada em qualquer situação, e recomendada para documentos e processos que exigem nível máximo de segurança.

 

Saiba mais sobre a diferença entre a assinatura digital e eletrônica no vídeo abaixo: 

Por que a assinatura digital é mais eficiente?

Para fazer uma assinatura digital ou uma assinatura eletrônica, é preciso utilizar um software assinador. 

Este software atrela os dados do signatário ao documento eletrônico, seja a chave criptográfica do certificado digital, seja um conjunto de evidências. 

Dessa forma, o documento eletrônico pode ser assinado digitalmente com certificado digital ou assinado eletronicamente sem certificado digital. Também é possível fazer os dois tipos de assinatura em um mesmo documento, o que chamamos de assinatura híbrida.

Veja a seguir outras vantagens de utilizar um assinador digital:

Assinatura de vários documentos ao mesmo tempo

Um software assinador permite que as assinaturas de diversas partes interessadas sejam solicitadas e coletadas de uma só vez. Os signatários podem assinar contratos, projetos, declarações e documentos digitais.

Ordem de signatários

A ordem de assinatura de um documento também pode ser determinada. A partir de uma configuração simples, o sistema faz a coleta na sequência estabelecida: quem será o primeiro, o segundo, terceiro signatário, e assim por diante. 

Assim, o assinador só encaminha o documento para o segundo signatário quando o primeiro concluir a assinatura, por exemplo. 

Envio automático do documento por e-mail 

Após configurar as informações dos documentos, basta um clique para dar o comando e o sistema enviar a solicitação de assinatura por e-mail. O assinador envia um e-mail para cada parte envolvida com um link para acessar a plataforma e assinar.

Gestão de assinaturas 

As coletas de assinatura podem ser gerenciadas pelo próprio sistema. Você pode acompanhar o andamento das assinaturas, verificar status e data limite para conclusão do processo. 

Também é possível editar as informações da coleta e organizar grupos de signatários para facilitar os envios. 

Personalizar a assinatura e rubrica

O assinador também permite incluir uma representação visual da assinatura no documento, semelhante à assinatura manuscrita. 

Apesar de não ser esta imagem que garante a validade da assinatura digital – e sim os dados atrelados ao documento, que não são visíveis – ela pode ser útil em alguns tipos de documentos eletrônicos. Esse é o caso de diplomas digitais.

Adicionar campos ao contrato

O assinador conta com recurso de inclusão de campos que farão parte do documento, além de permitir o posicionamento de cada um de forma personalizada. 

Nos campos, é possível adicionar nome, e-mail, rubrica, data e textos personalizados, deixando o documento organizado e com todas as informações visíveis. 

Se o campo for adicionado e não for preenchido pelo criador da coleta, o sistema solicita que o signatário preencha.

Para assinar digitalmente um documento, há diferentes soluções disponíveis: assinador em nuvem, em desktop ou ainda a API de assinatura digital para integrar a funcionalidade a qualquer sistema.

Saiba mais: Solução de assinatura digital: conheça as tecnologias da BRy

Passo a passo: como assinar digitalmente com o BRy Signer

Sem papel, trâmites demorados, extravio de documentos e gastos com transporte. A assinatura digital é a forma mais rápida, segura e econômica de autenticar documentos. Veja como assinar com BRy Signer:

Escolha o signatário 

O primeiro passo é escolher quem vai assinar o documento:

  • Somente eu: uma só pessoa vai assinar o documento, aquela que gerencia o sistema.
  • Eu e outros: o gestor do sistema e outras pessoas assinam o documento.
  • Somente outros: apenas outras pessoas assinam.

Após definir esse critério, basta adicionar o nome e e-mail dos assinantes (no caso de “eu e outros” ou “somente outros”). Nessa etapa, também é possível selecionar o tipo de assinatura desejada para cada signatário no menu ao lado do campo de e-mail, em “Configurações”.

Envie os documentos

Em seguida, será necessário anexar o documento. É possível clicar no botão de upload e selecionar o arquivo no computador ou arrastar os arquivos para dentro do sistema. Também há a opção de selecionar documentos armazenados no Google Drive. Podem ser anexados diversos documentos, desde que estejam no formato PDF e atinjam no máximo 25mb de tamanho no total.

Configure o documento

Por fim, nas “Configurações adicionais”, é possível editar algumas informações como título do processo de assinatura, adicionar notas que apenas o gestor verá, marcar para solicitar confirmação de e-mail para quem não é autenticado e selecionar a data limite para assinaturas serem realizadas. 

Assine

Adicione campos personalizados para acrescentar informações ao documento. Você pode inserir uma representação visual da assinatura ou rubrica, por exemplo. Depois, é só assinar ou solicitar a assinatura. 

Para isso, basta um clique! Se você for o único signatário, a assinatura será realizada neste momento e o arquivo ficará disponível para download. Se estiver fazendo uma coleta, o sistema enviará por e-mail a solicitação para todos os signatários.  

Viu como é simples? Quer testar o BRy Signer e conferir todas essas vantagens na prática? Então faça um teste grátis!

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Gabriela De Rolt

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