Assinar um documento manualmente é fácil. Difícil é todo o trâmite do papel. Especialmente nos casos em que os documentos precisam ser assinados por várias partes, ter firma reconhecida e ser arquivados. 

Impressão, envio, autenticação e guarda envolvem tempo, energia e custos consideráveis para algumas organizações. Um mal necessário? De forma alguma, diante da possibilidade de assinar digitalmente.

Com a assinatura digital, o mesmo documento que hoje tramita no papel pode ser eletrônico do início ao fim do processo. Após criado, ele é enviado por e-mail para as partes na ordem que você desejar, assinado por meio de uma plataforma e armazenado eletronicamente. Tudo isso com muito mais rapidez e o mesmo nível de segurança

Para saber como isso é possível, confira este artigo! 

O que é uma assinatura digital? 

Assinar digitalmente não é simplesmente digitalizar um documento em papel assinado manualmente

A assinatura de documentos eletrônicos é realizada por meio de um assinador digital, um software que vincula ao arquivo do documento um conjunto de dados para identificar a pessoa que está fazendo a autenticação. 

No caso da assinatura digital, este conjunto de dados está contido no certificado digital. Ele é como se fosse um CPF, no caso de pessoas físicas, ou um CNPJ, no caso de empresas. Com essa tecnologia, é possível identificar o signatário de forma inequívoca, sem a necessidade de reconhecimento presencial. 

Já as assinaturas eletrônicas fazem a vinculação de uma série de dados, que fornecem evidências sobre o signatário – como biometria, login e senha, localização, IP do dispositivo usado para assinar, entre outras. Elas são válidas se aceitas pelas partes, porém têm um nível de segurança considerado inferior ao do certificado digital.

Saiba mais sobre a diferença entre a assinatura digital e eletrônica no vídeo abaixo: 

Como assinar digitalmente um documento 

Para fazer uma assinatura digital ou uma assinatura eletrônica, é preciso utilizar um software assinador. 

Este software atrela os dados do signatário ao documento eletrônico, seja a chave criptográfica do certificado digital, seja um conjunto de evidências. 

Dessa forma, o documento eletrônico pode ser assinado digitalmente com certificado digital ou assinado eletronicamente sem certificado digital. Também é possível fazer os dois tipos de assinatura em um mesmo documento, o que chamamos de assinatura híbrida.

Além disso, o assinador também permite incluir uma representação visual da assinatura no documento, semelhante à assinatura manuscrita. Apesar de não ser esta imagem que garante a validade da assinatura digital – e sim os dados atrelados ao documento, que não são visíveis – ela pode ser útil em alguns tipos de documentos eletrônicos. Esse é o caso de diplomas digitais.

Para assinar digitalmente um documento, há diferentes soluções disponíveis: assinador em nuvem, em desktop ou ainda a API de assinatura digital para integrar a funcionalidade a qualquer sistema. 

Como assinar documentos eletrônicos com mais eficiência 

Os softwares assinadores aceleram o trabalho de quem precisa assinar um grande volume de documentos ou coletar a assinatura de várias pessoas no mesmo documento. Isso é possível graças à funcionalidade de assinatura em grupo. 

Ela permite organizar coletas de assinatura, convidando múltiplas partes a efetuarem assinaturas em um mesmo documento. O assinador envia um e-mail para cada parte envolvida com um link para acessar a plataforma e fazer a assinatura. 

Também há a opção de determinar uma ordem específica de assinaturas. Ao fazer essa configuração, o assinador só encaminha o documento para o segundo signatário quando o primeiro concluir a assinatura, por exemplo. 

Um outro recurso que colabora para a eficiência é o de assinatura em lote, no qual são assinados diversos documentos simultaneamente. 

Desta forma, o assinador torna o processo de assinar digitalmente um documento muito mais prático, ágil e eficiente. Sem papel, trâmites demorados, extravio de documentos e gastos com transporte. A assinatura digital é a forma mais rápida, segura e econômica de autenticar documentos. 

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