A burocracia é, infelizmente, uma das marcas do Brasil. A impressão que se tem, sobretudo quem vem de fora ou conhece outras realidades, é que há um sistema focado apenas na criação de novas exigências, carimbos em folhas de papel e tramitação física de documentos para impedir que as coisas caminhem no menor tempo possível e, consequentemente, gerem riqueza mais rapidamente. É quase uma luta contra a cultura paperless. No mundo corporativo, o prejuízo vem rápido e é feroz contra quem quer empreender. Entre ter a ideia de um negócio e começar a faturar com ele, são pelo menos 80 dias (em média) até que o negócio esteja plenamente constituído e aberto.

Este dado faz parte de um levantamento da Endeavor que mostra uma situação ainda mais preocupante: se todos os procedimentos exigidos hoje por todas as áreas das empresas fossem reduzidos à metade, o crescimento da renda per capita no país seria de 25%. Isso inclui os ritos para a abertura de indústrias, comércios e negócios focados na prestação de serviços.

O ponto a ser considerado aqui é: você certamente sabe que independente do tipo de negócio da sua organização, uma das áreas mais burocráticas é a de Recursos Humanos. Por conta das próprias exigências relacionadas à Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é praticamente impossível contratar, demitir ou mesmo acompanhar a evolução de qualquer colaborador sem uma quantidade expressiva de assinaturas manuscritas e papéis. Algumas inovações até surgiram ao longo do tempo — algumas num passado recente, como o ponto eletrônico —, mas é preciso fazer mais. E a solução passa pela massificação do uso da assinatura digital em empresas.

Vantagens da assinatura digital em empresas

Nós já listamos exemplos de casos práticos em que a digitalização de processos transformou a rotina de empresas de diversos tipos e tamanhos. Em todos, o resultado final, em última análise, foi o aumento da produtividade e um reflexo direto no faturamento. Gastando menos tempo com burocracias e rotinas, é possível focar nas entregas e no foco da sua atividade.

Dentre esses exemplos, um deles chamou a atenção.

Motivo 1: modernização da marcação de ponto dos colaboradores

Empresas que têm vários funcionários que atuam fora da sede enfrentam um desafio constante: como registrar o início e o fim da jornada de trabalho de cada um deles sem criar uma demanda a mais? A solução passa pelo carimbo do tempo, um recurso criptográfico que assegura a existência de uma informação específica em um determinado momento do passado.

Sem descumprir nenhuma regra trabalhista, a empresa consegue vincular cada batida de ponto por meio de uma plataforma online a uma data e hora precisas, sincronizadas com a Hora Legal Brasileira. Isso garante a integridade da marcação independente do dispositivo que tenha sido usado para fazê-la. Essa tecnologia atribui uma espécie de “lacre digital” com o momento exato em que ela aconteceu, com total validade jurídica. Caso aconteça alguma contestação na Justiça, é possível comprovar com os registros — que contém outros indícios como geolocalização e reconhecimento facial do colaborador, a fim de ampliar a credibilidade do processo.

Motivo 2: redução de gastos com arquivamento e transporte de documentos

Melhor do que a digitalização é a desmaterialização de processos. Essa mentalidade, já presente em algumas empresas e órgãos públicos, consiste em impedir que os documentos nasçam analógicos. Tudo surge já no ambiente digital sem perder atributos de confiabilidade e não-repúdio.

Essa garantia é concedida por meio da aplicação da assinatura digital. Se o usuário quiser, é possível assinar o documento digital já na hora em que eles são criados — se houve necessidade disso. Basta exportar os documentos para um formato como o PDF e fazê-lo circular digitalmente. Zero impressões, nada de canetas nem carimbos à base de tinta.

Ao invés de precisar abrir um armário-arquivo novo a cada ano que passa, a sua organização pode armazenar tudo na nuvem: além de não ocupar metros quadrados em imóveis corporativos, tudo pode ser acessado de forma muito mais simplificada e as buscas às informações passam a ser instantâneas. Até a mão-de-obra empenhada nas idas aos almoxarifados em busca de situações do passado pode ser remanejada em prol do negócio.

Motivo 3: segurança dos dados

A partir do momento em que um documento recebe uma assinatura digital, ele fica protegido de quaisquer alterações que possam ser feitas no futuro. A criptografia envolvida no processo codifica um conjunto de dados que representam o arquivo inteiro (resumo criptográfico) e toda mudança, por menor que seja, vai alterar este resumo. Isso é o suficiente para impedir que um software de assinatura digital para empresas considere-o inválido.

Ao tornar o documento digital inviolável, a tecnologia impede a ação de qualquer pessoa que deseje agir de forma não autorizada e queira remover ou acrescentar informações num contrato de trabalho, por exemplo. Contra essa prática, o papel não tem qualquer proteção.

Para conhecer mais formas de aplicar soluções de assinatura digital na sua empresa, leia o nosso blog. Também recomendamos uma visita ao nosso site para conhecer os softwares de certificação digital mais avançados do mercado.