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Assinatura digital em empresas: por que e como implantar

por Rafael Godinho
publicado em 9 de dezembro de 2019

Não é de hoje que o universo corporativo caminha a passos firmes em direção a uma economia cada vez mais digital. Ainda assim, a assinatura digital em empresas sempre foi rodeada de certas preocupações e até mitos. Mas ela se impôs. 

Uma economia digital exige uma escala e uma velocidade sem precedentes para se aproximar da facilidade das transações do mundo real. 

E a assinatura digital se ajusta bem a essa demanda: com alguns cliques, temos um documento eletrônico assinado com tanta segurança quanto um documento físico com firma reconhecida em cartório. Se for assinado com carimbo do tempo, ele tem validade eterna. 

Neste artigo, você vai entender como se faz assinatura digital e que retorno esperar desse recurso nas empresas. Confira!

Transformação digital nas empresas e a formalização de documentos eletrônicos

Transformação digital é um tema que não perde a relevância. As organizações já entenderam que é um processo que nunca está pronto. 

Por mais digitalizadas que estejam, elas precisam migrar seu legado para arquiteturas modernas, adquirir novas soluções para novos processos, integrá-las às antigas e construir mais competências digitais.

Segundo levantamento divulgado pela Forbes, em 2021, 76,2% das empresas brasileiras estão desenvolvendo ou já implementaram uma estratégia de digitalização em suas operações e vão colocar de 10% a 30% de seu faturamento nisso. 

Segundo a mesma pesquisa, entre as tecnologias que estão no topo das prioridades estão as voltadas à jornada do cliente, dentro das quais se incluem as de assinatura digital. 

A formalização de negociações, acordos, contratos é um processo crítico. Mais que isso: documentos precisam ser gerenciados ao longo do tempo em função de compliance interno e externo.

O papel e a caneta, apesar de nos terem prestado bons serviços por séculos, se tornaram tecnologias legadas. Como migrar a assinatura para o digital? 

Assinatura digital em empresas: como implantar?

Para fazer uma assinatura digital é preciso um software assinador e um certificado digital. Há também a opção de assinatura eletrônica, que dispensa a necessidade de certificado digital, e de assinatura híbrida, que permite utilizar os dois tipos em um só documento.  

Ao assinar, o software conecta os dados do signatário ao documento eletrônico, o que garante a autenticidade

Há diferentes softwares assinadores disponíveis: sistemas que atendem cenários mais complexos, com conversor de PDF e diferentes padrões de assinatura, ou cenários menos complexos, com facilidade no uso de assinatura eletrônica com campos editáveis no documento, por exemplo. 

Além de plataformas online como o BRy Signer, também há APIs de Assinatura Digital, opção para quem deseja integrar as funcionalidades ao próprio sistema. Saiba mais no vídeo abaixo: 

7 vantagens de utilizar assinatura digital em empresas

O que um processo de assinatura totalmente sem papel representa para as empresas que o implementam? Veja algumas das vantagens:

1- Melhora no fluxo de gestão de documentos 

O processo de criação, envio de documento, assinatura e arquivamento é feito em um só lugar e com toda a visibilidade. Você sabe exatamente em que ponto ele está. Com isso, consegue minimizar fricções que afetam a gestão de documentos.

2- Diminuição no tempo de tramitação de processos e contratos 

Sem paradas de documentos nas mãos de cada signatário, para depois ir para outro. No digital, todos podem receber o arquivo ao mesmo tempo para assinar.

3- Satisfação dos clientes

Mais do que benefícios para sua empresa, a assinatura digital beneficia quem assina. Trocar o vaivém de documentos por simples cliques é uma simplificação gigantesca para os usuários. 

4- Redução de perdas e extravio de documentos

Você já pode ter perdido vários documentos físicos, mas é difícil perder ou extraviar um documento eletrônico, pois ele fica armazenado na nuvem. 

5- Diminuição de fraudes

A segurança de uma assinatura digital e eletrônica é equivalente ou até maior que a de suas respectivas versões no mundo físico. Chaves criptográficas, no caso de assinaturas digitais, e conjunto de evidências, no caso de assinaturas eletrônicas, são desenhadas com altíssima blindagem.

6- Redução de gastos com a gestão de papel

Com assinatura digital, você cria o documento eletronicamente e não precisa imprimir uma via sequer ou ter arquivo algum, se você não quiser. Não é preciso, porque a validade jurídica é a mesma que no físico. 

7- Sustentabilidade

Acabar com o uso de papel e com todos os trâmites que ele envolve pode fazer parte de uma gestão sustentável e de uma política ESG

Dê mais um passo na digitalização da sua empresa

A digitalização é abrangente e as empresas estão buscando a assinatura digital como parte de suas estratégias. 

Como vimos, é muito simples implementar, por meio de softwares assinadores, essa solução com total segurança. E são pelo menos sete as vantagens imediatamente sentidas por quem a adota. É um ROI garantido.

Quer saber mais sobre como fica a gestão de um processo de assinatura digital? Acesse o e-book Como ter mais eficiência na gestão de contratos eletrônicos.

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