Com a acelerada digitalização de processos, a gestão de documentos não pode se manter presa ao papel

Primeiro porque não precisa: há tecnologias suficientes para garantir o compliance e a segurança que as empresas precisam. Depois, porque o papel continuará a ser um gargalo, gerando atrasos e problemas na etapa mais importante do fechamento de negociações: a formalização.

Mas o que se desenha dentro das organizações que estão fazendo sua transformação paperless? Neste artigo, reunimos as principais tecnologias que são tendência na gestão de documentos. Confira!

5 tecnologias que facilitam a gestão de documentos

1. Gestão eletrônica de documentos – GED 

Conseguir criar fluxos para a tramitação de documentos é uma das grandes preocupações das organizações que estão buscando a digitalização desse processo. 

Isso porque, no digital, ele é completamente diferente do papel. Por exemplo: não há pastas, remessas de documentos e autenticação de firma, então pelo que você troca tudo isso?

Adotar um software de gestão de documentos digitais – os sistemas GED – tem sido o ponto de partida das organizações. 

A solução ajuda a organização a lidar com a criação desse novo fluxo, mas também com a digitalização do acervo físico.  Além de acabar com a gestão de papel, a ferramenta facilita a obtenção de um processo mais simples e sem fricções, aliado a um alto nível de segurança.

Porém, como a simples digitalização de um documento assinado manualmente não tem força probatória, as organizações estão sentindo a necessidade de aderir a soluções como assinatura digital e eletrônica e, consequentemente, aos softwares assinadores.  Essa é a próxima tendência.

2. Softwares assinadores

Aliado aos sistemas de gestão de documentos eletrônicos, a tendência natural é buscar um software assinador para poder assinar digital ou eletronicamente os documentos

Leia também: Como assinar um documento digitalmente

É a assinatura digital e eletrônica de documentos que vai garantir a digitalização do processo de ponta a ponta, evitando a necessidade de imprimir os documentos para assinatura manual e, depois, de escanear para inserir novamente no sistema de gestão de documentos. 

Mais importante ainda: é a assinatura digital e eletrônica que vai conferir força probatória aos documentos e, consequentemente, a segurança jurídica da organização que está no digital. 

A assinatura online tem equivalência à assinatura manual, quando usada de acordo com as normas. 

Saiba mais sobre a validade jurídica das assinaturas no vídeo abaixo:

Com soluções como a API de Assinatura Digital da BRy, a funcionalidade de assinatura digital pode estar dentro do sistema de gestão de documentos que a organização usa, facilitando o processo.

Saiba mais: Como integrar assinatura digital ao software da sua empresa

3. Certificação digital

Se adotar um software assinador é uma tendência na gestão de documentos, a certificação digital não poderia ficar de fora. Ela tem a ver com o uso de certificados digitais, seja ICP-Brasil ou corporativos, para autenticar a assinatura.

Certificado digital é como o  CPF ou CNPJ de uma pessoa física ou jurídica, só que no ambiente eletrônico. Ao assinar um documento usando um certificado, o que acontece: os dados do signatário são vinculados àquele documento por meio de criptografia complexa.

O objetivo é reconhecer quem fez aquela assinatura inequivocamente, como a autenticação de firma. Esse é o nível mais alto de confiabilidade em termos de assinatura digital, ainda que não o único.

No caso de uma assinatura sem certificado, também é gerado um vínculo entre o signatário e o documento assinado. A diferença é que ele é feito por meio de outras evidências, consideradas mais fracas quando comparadas ao certificado digital. Elas podem ser desde um login e senha,  até nome, RG, CPF, biometria, entre outros.

Então para organizações que precisam atender requisitos de segurança ou compliance, o certificado digital ICP-Brasil ou corporativo são outra tendência na gestão de documentos. Relacionada a esses requisitos, há ainda uma outra tendência, que veremos abaixo.

4. Carimbo do tempo

O carimbo do tempo é mais uma tendência entre as organizações que precisam garantir alto nível de segurança ou ficar em conformidade com regulações internas na gestão de documentos, ainda que não seja um item obrigatório por lei na assinatura digital. 

Ele garante a autenticidade das informações, atesta a não modificação dos dados ao longo do tempo e concede tempestividade, ideais para empresas que precisam manter a validade e segurança do documento por muitos anos.

Esse recurso registra de maneira inequívoca a data e hora de assinatura de um documento eletrônico. Em outros termos, ele prova quando a assinatura foi feita. 

Para isso, a data e hora não são  registrados com o relógio do computador do signatário, facilmente alterável. O carimbo é efetuado por uma ACT (Autoridade de Carimbo do Tempo) confiável, que sincroniza a autenticação com a Hora Legal Brasileira e associa a marcação temporal ao documento assinado, como determina a ICP-Brasil. 

Leia mais: 4 vantagens de utilizar o carimbo do tempo em documentos eletrônicos

5. Armazenamento em nuvem

Sistema de gestão de documentos, software assinador, assinatura, certificado digital e carimbo do tempo: não há como falar dessas tecnologias sem falar também de cloud.

Nesse quesito a tendência das organizações é optar por fornecedores que estão na nuvem, a fim de diminuir o tempo de implementação das ferramentas mas também de lidar com problemas ligados à disponibilidade.

Outra vantagem é a capacidade de elevar o nível de segurança do processo de gestão de documentos como um todo. 

Dicas para escolher a melhor tecnologia para a sua empresa

Desmaterializar o fluxo de documentos equivale a eliminar o papel de todas as etapas: geração, tramitação, assinatura, autenticação e arquivamento. Falamos sobre as tendências em gestão de documentos, com a certeza de que elas já saíram do nice-to-have para o must-have dentro das organizações.

Estudar o mercado e olhar para os processos internos, a fim de aliar as melhores práticas adotadas ao redesenho dos fluxos da operação está – se ainda não foi feito – no dever de casa das empresas que querem dar rapidez e facilidade à gestão de documentos, sem perder segurança e se mantendo em conformidade com a lei. 

Para isso, seus fornecedores serão um ponto de apoio importante na jornada. Busque nomes com soluções de ponta e com credibilidade no mercado para ajudar você a analisar e compreender a realidade da sua empresa, a fazer a transição e a escalá-la por toda a organização. 

Para isso, continue a se aprofundar no tema lendo o nosso Guia de desburocratização de processos!