Tornar o ambiente de trabalho mais eficiente e protegido e aumentar seu retorno sobre investimento são algumas das vantagens do compliance digital

Apesar de ser associado às normas regulatórias — como ao Marco Civil da Internet e à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) —, este conceito também abrange outras práticas não estabelecidas em lei, mas que são fundamentais para uma completa mitigação de riscos.

Neste artigo, entenda a importância do compliance digital para o meio corporativo, saiba o que fazer para estruturá-lo na sua empresa e quais tecnologias podem ajudá-lo nesse processo. 

Afinal, o que é compliance digital?

O substantivo “compliance” advém do verbo inglês to comply — agir de acordo, cumprir, obedecer. 

No meio corporativo, se refere ao estado de estar de acordo com as diretrizes e especificações estabelecidas por leis, normas, políticas e procedimentos de uma organização ou segmento. O conceito passou a ser adotado na década de 1960, quando a legislação estadunidense definiu normas e leis anticorrupção.

Portanto, considerando o atual contexto de crescimento da digitalização nas empresas como estratégia para garantir a eficiência e sustentabilidade de seus negócios, o termo compliance digital diz respeito a agir de acordo com regras aplicáveis ao ambiente virtual, isto é, à adoção de processos e técnicas de segurança digital que evitem fraudes, vazamento de dados e outras situações de risco.

Por que as empresas devem dar atenção ao compliance digital?

Empresas que desejam ampliar seus negócios e aumentar a credibilidade junto a investidores, precisam tratar adequadamente as informações pessoais e sigilosas sob seu domínio. No Brasil, isso significa atender às disposições da  LGPD — Lei nº 13.709

A LGPD não permite, por exemplo, o uso de dados para uma finalidade que não seja aquela do seu fornecimento, a cessão ou venda de informações de clientes para terceiros, e a utilização de dados pessoais de menores de idade sem a autorização de um dos responsáveis. 

Ao atender a legislação, as organizações evitam multas — que podem chegar a 2% do faturamento — e até bloqueios de suas plataformas digitais.

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No entanto, é preciso dar atenção ao compliance digital para não colocar em risco os seus negócios — e não apenas para livrar-se de punições e ações judiciais.

Veja quais são as principais vantagens da adequação:

  • Maior eficiência do ambiente de trabalho;
  • Crescimento dos negócios;
  • Redução de irregularidades, fraudes e corrupção;
  • Mais proteção contra ataques cibernéticos;
  • Transparência no relacionamento com fornecedores, parceiros e clientes;
  • Facilidades de acesso à linhas de crédito com descontos;
  • Aumento do ROI;
  • Crescimento das receitas;
  • Diferencial competitivo no mercado;
  • Redução do uso de papel;
  • Otimização dos recursos.

Como implementar um programa de compliance na sua empresa

Cada negócio possui suas particularidades e nível de maturidade digital, por isso não existe um programa de compliance digital único. No entanto, algumas etapas gerais — que podem nortear sub-etapas ou fases específicas para sua empresa — devem fazer parte de todos os programas.

  1. Mapeamento e avaliação dos riscos: é preciso encontrar todas as vulnerabilidades possíveis — que surgem a todo momento no ambiente virtual — e rastrear as atividades dos seus colaboradores.
  2. Treinamento das equipes: colaboradores precisam utilizar seus recursos digitais adequadamente e estar cientes quanto aos riscos e normas de conduta.
  3. Estabelecimento de políticas de compliance digital e segurança da informação: suas equipes devem seguir um código de ética e conduta alinhadas à proteção e segurança da informação.
  4. Monitoramento e controle das medidas protetivas: ao definir medidas protetivas, é preciso monitorá-los para verificar sua efetividade, assim como controlar as condutas dos colaboradores. Seus parceiros e fornecedores também devem ser fiscalizados.

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Tecnologias para suporte ao compliance corporativo 

Não há como estruturar um programa de compliance digital sem o investimento em tecnologia. Afinal, hoje a maioria das documentações tramitam em ambiente virtual. 

É preciso, portanto, contar com soluções inteligentes, eficientes e escalonáveis para monitorar e otimizar suas atividades, bem como aumentar a produtividade, reduzir custos e garantir a validade jurídica de processos e documentos.

Três tecnologias não podem deixar de fazer parte do seu portfólio

  • Certificado digital: funciona como uma identidade no meio digital. Possui criptografia complexa e serve para identificação de forma inequívoca. 
  • Assinatura digital: tecnologia para a formalização digital de documentos eletrônicos. Atesta que as informações contidas são legítimas e íntegras, além de expressar a vontade do signatário. 
  • Carimbo do tempo: solução para registro digital do momento de autenticação do documento eletrônico. Garante a máxima segurança jurídica na assinatura, pois comprova a data e a hora da sua realização com base em uma terceira fonte confiável, reduzindo riscos de fraudes.

Veja como estruturar o compliance digital na sua empresa: confira nosso Guia do ComplianceBaixe gratuitamente e saiba o que fazer para garantir a adequação de documentos eletrônicos.