O departamento de Recursos Humanos (RH) é um dos setores mais estratégicos das empresas.
Afinal, é ele quem faz a contratação de pessoal e gerencia os processos internos que atestam a excelência dos colaboradores. Também é seu dever zelar pelo bem-estar dos funcionários, de modo a estimular um fluxo de trabalho cada vez mais eficiente.
O RH Digital tem tudo a ver com esse contexto. A inovação é o grande pilar deste conceito-chave, que vem da Quarta Revolução Industrial e, por isso, também é conhecido como RH 4.0.
Nesse cenário, a digitalização de processos e a desburocratização da rotina corporativa são vistos como caminhos promissores para a produtividade do grupo. Como consequência, o faturamento da empresa aumenta e todos saem ganhando.
É disso que falaremos neste conteúdo, mostrando como a cultura da inovação e da transformação digital é essencial para uma gestão de RH mais moderna e eficaz.
Continue a leitura e veja como implementar o RH Digital de forma prática, efetiva e economicamente viável.
O que é RH Digital?
O RH Digital é um conceito que traduz a evolução das práticas de gestão de Recursos Humanos.
Isso inclui não só as atividades básicas do setor – contratações, retenção de talentos, redução das taxas de turnover etc. –, como também uma visão corporativa mais associada à manutenção da qualidade de vida no trabalho.
A cultura organizacional é um importante marcador da imagem de uma empresa no mercado. Hoje em dia, instituições que não priorizam um clima corporativo saudável não são bem vistas no mundo do trabalho.
Afinal, os funcionários de uma empresa são quem “fazem a roda girar”. Portanto, é preciso manter um olhar cuidadoso sobre eles.
A implementação do RH Digital dialoga perfeitamente com esse contexto. Isso porque, a partir da estruturação de um fluxo de trabalho mais ágil e menos burocrático, fica fácil otimizar as demandas do RH e trabalhar em prol de resultados promissores.
Assim, as contratações tendem a gerar um retorno positivo e a retroalimentar uma imagem sólida da empresa no mercado.
Por que é importante digitalizar o RH?
O setor de RH é um dos mais estratégicos nas empresas porque vem dele a contratação das pessoas que vão manter as operações em funcionamento.
Nesse sentido, quanto mais eficiente for o processo de análise para admissão, melhor será a estruturação das equipes que vão compor a força-tarefa do negócio.
As consequências desse processo impactam na competitividade da instituição no mercado. Afinal, quando existem times alinhados, integrados e bem montados é natural que os resultados da empresa melhorem.
Saiba mais: Como a tecnologia ajuda a digitalização do RH das empresas
Isso é válido tanto do ponto de vista do faturamento, quanto em relação à imagem da marca, já que um clima organizacional saudável afeta positivamente a vivência dos colaboradores e reflete a responsabilidade social de uma empresa.
Digitalizar o RH tem tudo a ver com esse cenário porque otimiza o fluxo de demandas deste departamento, como admissão, assinatura de contratos, controle de ponto, entre outras funções do setor.
Assim, fica mais fácil aprimorar os processos internos e acelerar os resultados a partir de uma jornada eficaz, sem papelada, burocracias ou dores de cabeça.
5 vantagens do RH digital para as empresas
A seguir, vamos detalhar os benefícios envolvidos na implementação do RH Digital.
1. Mais eficiência no ambiente corporativo
Os avanços tecnológicos vieram para facilitar o dia a dia dos mais diversos setores de uma empresa.
Especialmente no caso do RH, a digitalização do setor trouxe uma série de vantagens relacionadas à otimização do fluxo de trabalho e à automatização de tarefas que antes eram manuais.
Tudo isso traz agilidade e acurácia na rotina corporativa, permitindo gerenciar várias demandas de um jeito muito mais simples e prático.
A gestão dos calendários de férias e de horas extras, por exemplo, pode ser automatizada por meio de softwares especializados para que essa tarefa repetitiva não tome tempo das equipes nem gere falhas.
2. Desburocratização dos processos
Ao mesmo tempo em que o RH é um setor bastante estratégico, é também um dos setores mais burocráticos nas empresas.
Mas essa concepção vem mudando ao longo dos últimos anos, justamente devido à cultura da inovação e transformação digital nas instituições.
Desburocratizar tarefas como assinaturas de contratos, arquivamento de documentações e controle de horas é fundamental para manter o setor sempre organizado e com os processos em dia.
Isso só é possível graças aos avanços tecnológicos que possibilitam automatizar processos e otimizar o tempo operacional dos colaboradores.
3. Aumento da produtividade das equipes
Os ganhos da digitalização do RH se refletem diretamente na produtividade do grupo. Isso vale para todos os profissionais da empresa, desde a alta gestão até as demais equipes.
Afinal, quando os processos internos estão estruturados e organizados, todo mundo sai ganhando em aproveitamento do tempo e cumprimento de tarefas.
Aquelas demandas que precisam passar por vários setores terão um fluxo mais assertivo e direcionado. Isso evita atrasos que antes eram comuns, como demora na formalização de documentos ou outros inconvenientes que poderiam atrasar o início da jornada de um novo funcionário na empresa.
4. Melhoria na comunicação interna
No modelo convencional de gestão é comum que os diretores priorizem a comunicação externa com os clientes da empresa. No entanto, os modelos de gestão mais modernos nos mostram que favorecer a comunicação interna é tão importante quanto.
O novo modelo de RH Digital tem isso como premissa, estimulando processos internos mais organizados e que facilitem a vida de todos os envolvidos, principalmente dos novos colaboradores.
Algumas iniciativas nesse sentido incluem a implementação de canais de comunicação e murais digitais.
Nessas plataformas, geralmente constam o cronograma de trabalho das equipes conforme os setores de atuação, tarefas por ordem de prioridade, calendário de feriados, agenda de eventos, turnos de expediente, entre outras informações relevantes para manter a organização da empresa.
5. Evolução nas etapas do recrutamento
Um processo seletivo de recrutamento envolve diversas etapas, as quais podem ser mais ou menos longas dependendo das particularidades de cada empresa.
Porém, qualquer que seja o tipo de processo de admissão, um dos esforços centrais do setor de RH é otimizar essa tarefa para que a instituição possa contar o mais rapidamente possível com o pessoal recém-contratado.
Isso é positivo não só para a instituição, mas, sobretudo, para o colaborador que deseja ter uma resposta rápida sobre o processo seletivo.
O RH Digital permite esse fluxo otimizado nas práticas de recrutamento, contratação e retenção de talentos porque, a partir da tecnologia, é possível gerenciar todas as etapas com mais velocidade.
Inclusive, com o apoio de softwares especializados, é possível até mesmo conduzir o processo integralmente online.
Muitas ferramentas inteligentes fazem a triagem automática de currículos, os testes de alinhamento com a cultura organizacional da empresa, a assinatura eletrônica dos documentos contratuais, entre outras tarefas que demandariam muito mais tempo e dedicação do RH caso não fossem feitas de forma digital.
Quais são as tecnologias do RH Digital?
Vamos agora às principais tecnologias envolvidas na implementação do RH Digital.
Ponto eletrônico
O controle de ponto passa a ser feito de um jeito prático e eficaz no RH Digital.
Com o ponto eletrônico, o RH consegue fazer a gestão dos expedientes de forma integrada com as folhas de pagamento, o que otimiza ainda mais o processo. Além disso, fica mais fácil gerenciar as escalas de trabalho de quem trabalha em home office.
O banco de horas contabilizado automaticamente é outro diferencial desse recurso, evitando falhas e permitindo enxergar com mais clareza o cronograma completo de cada colaborador.
Assim, o RH consegue controlar melhor a força-tarefa e fazer as substituições necessárias sempre em tempo hábil no caso de férias e outras folgas.
Pesquisa de clima organizacional
Hoje em dia, realizar pesquisas que avaliam o clima organizacional é importantíssimo para identificar eventuais gargalos na rotina corporativa e, a partir disso, proporcionar um ambiente de trabalho mais agradável para os colaboradores.
No RH Digital, existem recursos para fazer essas avaliações online a partir da visão de cada colaborador sobre o processo.
Admissão e desligamento online
Entre os recursos tecnológicos mais valiosos do RH Digital estão o preenchimento de dados online, o upload de documentos, a assinatura de contratos e o envio de informações que vão de forma automática para o diretório dos envolvidos nos processos de admissão e desligamento.
Assim, a contabilidade recebe os dados o mais rapidamente possível para dar andamento às operações, de modo a facilitar a vida de quem entra ou sai da empresa. Isso evita perder prazos importantes que poderiam até mesmo gerar multas contratuais.
Armazenamento de arquivos em nuvem
Pode até ser que alguns gestores de RH ainda não tenham testado essa modalidade de armazenagem, porém certamente já ouviram falar do recurso em nuvem.
Por meio dessa modalidade, todos os dados da instituição ficam armazenados virtualmente, de forma centralizada e com fácil acesso a todos as pessoas permitidas pelo sistema.
Leia também: Gestão de documentos do RH: saiba quais são os maiores desafios do setor
Além da praticidade de encontrar todas as informações que necessita com agilidade, o RH que trabalha com softwares em nuvem não corre riscos relacionados à segurança dos dados ou perda de backup.
Prestar atenção nesse ponto é fundamental, sobretudo porque estamos falando de um setor que lida com documentos importantes, cujos registros não podem ser perdidos.
Documentação eletrônica e assinatura digital
Os processos de documentação e assinatura são pilares importantíssimos no RH Digital.
Afinal, o cumprimento ágil dessas etapas é o que garante operações de recrutamento ou desligamento rápidas, seguras e dentro dos prazos legalmente estabelecidos.
Nesse sentido, podemos dizer que um RH Digital só é completo se contar com um recurso de assinatura eletrônica para a formalização de contratos com validade jurídica.
Com esse recurso, os profissionais do RH conseguem cadastrar os mais diversos grupos de assinatura: assinaturas digitais (com certificado ICP-Brasil), eletrônicas (sem certificado digital) ou híbridas (digital + eletrônica) de múltiplas partes.
O software especializado cria fluxos de distribuição específicos e faz o envio automático dos documentos para os signatários via e-mail.
Outro ponto muito vantajoso nesse contexto é a desmaterialização de documentos. Ou seja, como a armazenagem é toda em nuvem, a papelada física não existirá mais.
Isso poupa espaço no escritório, impede extravios e contribui para a sustentabilidade, evitando desperdício de papel e outros custos relacionados à impressão.
Dicas para implementar o RH Digital
Ao longo do conteúdo, vimos que o processo de digitalização do RH envolve basicamente duas premissas básicas: o investimento em tecnologias de ponta e o estímulo à cultura da transformação digital nas empresas.
Essas duas vertentes precisam estar alinhadas para uma implementação bem-sucedida do RH Digital. Afinal, pouco adianta contar com os softwares mais inovadores do mercado se as equipes não tiverem treinamento o suficiente para operá-los.
É dever dos gestores proporcionarem esses treinamentos às suas equipes, de modo a mantê-las sempre atualizadas e engajadas com as ferramentas inteligentes que vão otimizar o dia a dia de trabalho de todos os envolvidos.
Identificar as necessidades da sua instituição é o primeiro passo para uma implementação adequada.
Quando o gestor percebe onde estão os gargalos, fica mais fácil saber por onde começar a correção e, ao mesmo tempo, quais padrões de sucesso já podem ser replicados. Isso envolve um trabalho em conjunto com as equipes, guiado por feedbacks construtivos e diálogos transparentes.
A melhor maneira de manter as equipes alinhadas é construir times equilibrados, que contem com colaboradores com perfil de liderança e, também, com colaboradores mais voltados à performance em nível operacional.
Dessa maneira, ninguém fica sobrecarregado e a atuação se dará de forma unificada, pois os diferenciais de cada colaborador vão suprir as lacunas mais específicas da instituição.
Assim, é natural que os resultados venham em curto prazo e se tornem cada vez mais promissores no futuro, retroalimentando as práticas do RH Digital para que o desempenho desse setor atinja o nível máximo de excelência.
Pense nisso quando for escolher os fornecedores que vão dar o devido suporte tecnológico à sua empresa. Conheça as necessidades das suas equipes e conte com fornecedores especializados para ter acesso a ferramentas intuitivas e de alta performance.
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