A gestão de documentos do RH é uma das atividades mais importantes de uma empresa e à medida que cresce o volume de informações a serem processadas pelo setor, é preciso garantir que isso seja feito de forma eficiente e segura. 

As organizações que enfrentam dificuldades em administrar contratos, pedidos de férias, contratações e processos judiciais, por exemplo, acabam sobrecarregando o RH, criam gargalos e veem a produtividade cair, prejudicando o andamento de suas atividades.

É por isso que muitas organizações estão investindo em tecnologia para otimizar os processos internos do RH. Para você ter uma ideia, entre abril de 2020 e maio de 2021, seis em cada dez empresas digitalizaram a contratação de funcionários no Brasil para evitar a perda de candidatos por excesso de burocracia e morosidade na admissão. E a perspectiva é de aumento da adoção de soluções digitais no setor.

Neste artigo, conheça os 4 maiores desafios do RH e as tecnologias que podem contribuir para torná-lo mais ágil.

4 desafios na gestão de documentos do RH

A maioria das empresas já faz uso de tecnologia, nem que seja apenas no relacionamento com clientes. Mas se por um lado o uso de soluções digitais ampliou o alcance das organizações, por outro aumentou também o volume de informações a serem administradas pelo RH. Com isso, surgiram diversos novos desafios relacionados à segurança e produtividade.

Conheça os quatro maiores desafios da gestão de documentos do RH:

1 – Atualização de recursos tecnológicos

Se o mercado está tramitando dados em formato digital, é fundamental contar com softwares para facilitar a gestão de documentos do RH. É preciso contar com recursos tecnológicos tanto para armazenar arquivos digitais, quanto garantir o acesso remoto e a validade jurídica de documentos à distância. 

2 – Controlar o acesso aos documentos

É imprescindível controlar o acesso aos documentos do RH. Quando isso não ocorre, não há como saber quem foi o responsável por criar, editar e compartilhar determinado arquivo, o que pode representar risco à segurança da informação. É recomendado, portanto, criar critérios de segurança e formas seguras de acesso aos dados.

3 – Facilitar a circulação de documentos

Empresas que fazem uso apenas de arquivos impressos enfrentam dificuldades de comunicação e na circulação de documentos, pois o volume de informações atinge patamares muito elevados. Soma-se, ainda, o fato de diversos documentos envolverem mais de um signatário, o que contribui para a redução da produtividade. 

4 – Garantir a segurança e sigilo de documentos

Garantir a segurança e sigilo é difícil em organizações que só tramitam documentos em papel — pois podem ser perdidos mais facilmente —, mas também é desafiador em empresas que não contam com softwares especializados de gestão eletrônica, com recursos para atender aos padrões de de segurança e às normas de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

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Soluções para otimizar a segurança de documentos e processos do RH

A primeira medida para otimizar a gestão de documentos do RH é digitalizar documentos e processos internos. Assim, você deixa as atividades manuais para trás, seus colaboradores se tornam mais produtivos, sua organização reduz custos com uso de papel e passa a rastrear todos os processos.  

Mas para tornar sua gestão eficiente, é necessário investir em algumas soluções para que todos os processos do RH possam ser realizados no ambiente virtual com segurança, praticidade e eficiência.

Sistema de gestão eletrônica de documentos

Ao contar com uma solução de gestão eletrônica de documentos (GED), sua organização obtém recursos para criar, organizar, compartilhar, armazenar e recuperar dados com facilidade e segurança — principalmente se for um sistema alocado na nuvem. 

Com o GED você reduz o risco de perda de dados, aumenta a transparência e a acessibilidade das informações, e obtém mais inteligência estratégica a partir da análise de dados.

Certificado digital corporativo e assinatura digital

Essas duas tecnologias são complementares e fundamentais para os processos internos do RH. 

A primeira funciona como um CPF ou CNPJ no ambiente digital e permite identificar o signatário de forma inequívoca. Vinculado a uma par de chaves criptográficas, é emitido pela própria empresa. 

Já a assinatura digital faz uso desse certificado para autenticar um documento eletrônico, conferindo segurança e integridade ao processo.

Software de gestão de assinaturas

Muitos documentos precisam da assinatura de várias partes, certo? Um software de gestão de assinaturas gerencia o fluxo de distribuição do documento e a coleta de assinaturas de forma automática. 

Você só precisa configurar a ordem de assinaturas, executar o sistema e aguardar a notificação de que todos os signatários assinaram o documento.

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