Como a tecnologia ajuda a digitalização do RH das empresas

Uma das principais causas de absenteísmo, ausência do funcionário no ambiente de trabalho, nas empresas brasileiras é a apresentação de atestados médicos pelos colaboradores. O direito é assegurado em lei, portanto, não há problema em fazer uso deste instrumento nos casos de necessidade. A dificuldade gerencial aparece, no entanto, quando o volume de colaboradores é alto e a quantidade de documentos gera acúmulo de papel e demanda por espaço físico para armazenamento. A solução passa, obrigatoriamente, pela digitalização do RH.

Se a sua empresa está tentando organizar uma forma do grupo de colaboradores enviar atestados de forma simplificada, sem a necessidade de ter que analisar folha por folha nem mantê-las numa sala de arquivo, nossos especialistas vão te ajudar. A tecnologia e a criptografia evoluíram e chegaram ao ponto de permitir que tudo isso seja feito sem a necessidade de tramitar um papel sequer, totalmente alinhado com a cultura paperless — cada vez mais praticada pelo mercado.

A digitalização do RH se aplica a empresas de diversos tamanhos, sobretudo as médias e as grandes. A gestão dos documentos digitais fica mais simplificada, permitindo dedicar energia e concentrar investimentos no que realmente importa para o seu negócio.

Bry KMS é solução ideal para a digitalização do RH

O primeiro passo para digitalizar o processo de receber e enviar atestados no RH da sua empresa é contar com uma tecnologia segura para a implantação. Pouco adianta apenas digitalizar os documentos, por meio de scanner e fotos. Para ir além e oferecer realmente que todos os processos estejam validados, uma opção é contar com  ferramentas e tecnologias que transformam este processo analógico em um processo eletrônico mas com validade jurídica, como o certificado digital que torna possível a assinatura digital de documentos.

Mas o primeiro pensamento que passou pela sua cabeça agora é: como viabilizar certificados digitais para toda minha empresa? Já visualizou seus colaboradores perdendo tokens por aí, sem mencionar o alto custo de um certificado. Agora imagina um certificado digital hospedado na nuvem, que seja compatível com diversos sistemas e aplicações e acessado de qualquer tipo de dispositivo conectado a internet, com baixo custo.  Sim é possível!

O Bry KMS oferece o armazenamento seguro de certificados digitais em nuvem. Criado para facilitar a operação cotidiana, ele oferece o acesso ao certificado e possibilita a assinatura de documentos digitais pela internet, dispensando o uso de tokens ou smartcards. As chaves criptográficas ficam armazenadas em um hardware seguro de alto desempenho (HSM), do mesmo nível dos que são utilizados pelas autoridades certificadoras.

Essas características são as que permitem que o Bry KMS tenha alto desempenho na operação corporativa, onde o tempo é fundamental para aproveitar as melhores oportunidades, assinar milhares de documentos leva apenas alguns segundos.

Além da hospedagem de certificados em nuvem, você também pode adotar o certificado digital corporativo,  que é um certificado que não segue as diretrizes hierárquicas dada Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), mas sim um regimento interno próprio. Esta modalidade de certificado é prevista pelas normas da ICP-Brasil e que permite que o custo por certificado seja menor. 

O certificado digital corporativo permite estabelecer uma relação eficiente e transparente entre as partes envolvidas, agilizando a tramitação dos documentos e otimizando a validação. As soluções de certificação digital desenvolvidas pela Bry Tecnologia já foram aplicadas em diversos segmentos, simplificando desde as rotinas no departamento de Recursos Humanos até a transmissão de informações coletadas por institutos de pesquisa em todo o Brasil.

Exemplo de uso do Bry KMS

A solução desenvolvida pela Bry Tecnologia já funciona em diversas empresas do Brasil. As necessidades que ela resolve são as mais diversas, mas em se tratando da otimização dos processos relacionados a como receber, organizar, validar e enviar atestados médicos, a dinâmica é muito semelhante.

Em um dos casos, uma organização com 14 unidades operacionais no país e mais de 12 mil colaboradores cadastrados desejava agilizar processos internos — entre eles, a intermediação da contratação de funcionários e as funções de receber e enviar atestados. Havia ainda uma preocupação de ordem econômica e ambiental: os processos de cada funcionário consumiam, por mês, mais de 30 folhas de papel.

Desde agosto de 2019 essa situação mudou. A empresa passou a adotar o Bry KMS e integrou os certificados digitais na emissão e gestão dos documentos. Com isso, novos colaboradores começaram a usar uma plataforma por meio da qual fazem o envio de todos os materiais digitalmente — entre eles, os atestados médicos, contratos, aviso de férias e outros processos. A tecnologia ainda permite coletar assinaturas digitais e eletrônicas, dispensando a necessidade de deslocamento do empregado.

Resultado: o Bry KMS garantiu, por meio da digitalização do RH, mais agilidade, reduziu custos e ajudou a preservar o meio ambiente. As cerca de mil pessoas contratadas por mês gerariam o consumo total de mais de 30 mil folhas — o que foi eliminado com a implantação da tecnologia.

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