O Brasil é o país do mundo em que a modalidade de trabalho remoto (home office e outras situações) mais cresce. Um levantamento recente feito por uma empresa especializada em recrutamento de colaboradores aponta: 47% dos cerca de dois mil diretores de recursos humanos entrevistados afirmam que situações assim aumentaram nos últimos três anos. Apenas 8% deles acredita que a quantidade de benefícios concedidos caiu. Pelo lado dos colaboradores, a consultoria International Workplace Group (IWG) afirma que 83% dos trabalhadores ouvidos (mais de 15 mil) escolheriam um emprego com flexibilidade quanto ao local e ao horário de trabalho — sobretudo pelo aumento da produtividade.

Essas novas formas de relacionamento entre os empregados e as empresas exige uma modernização em um processo simples, porém fundamental para a garantia dos direitos trabalhistas e do acompanhamento da assiduidade dos profissionais: o registro do ponto. Não é mais possível usar essa exigência como impeditivo para que a política de home office seja liberada na empresa, nem exigir que quem trabalha em campo tenha que fazer um deslocamento extra só para “bater o ponto”. A tecnologia e a criptografia evoluíram o suficiente para permitir que esse processo seja feito à distância com a mesma integridade do relógio-ponto.

Sistemas avançados já permitem que o colaborador registre a hora em que começou a trabalhar e quando encerrou a jornada por meio de qualquer computador conectado à internet, em uma interface web acessível pelo navegador, ou ainda por meio de aplicativos para smartphones. Cada batida é transmitida em tempo real para um servidor do fornecedor da solução e fica armazenada na nuvem, pronta para ser consultada por um fiscal do Ministério do Trabalho e acompanhada pelos gestores a qualquer momento. Essa dinâmica é totalmente permitida por lei.

Registro de ponto à distância: onde já deu certo

As garantias exigidas pelos órgãos de controle são totalmente válidas se receberem atributos de segurança baseados na criptografia, como a assinatura digital e a aplicação do carimbo do tempo

Um exemplo de como isso pôde ser feito e deu certo foi a necessidade que uma grande empresa brasileira, com atuação em vários segmentos, tinha: marcar o horário de entrada e saída cumprido pelos funcionários que não precisavam aparecer no escritório. Era preciso eliminar a necessidade de que eles fossem até a sede só para bater o ponto e depois se deslocassem até onde tinham alguma atividade a cumprir.

Ao mesmo tempo em que eles sabiam que a tecnologia e o próprio ponto eletrônico podiam oferecer essa flexibilidade, não queriam — nem podiam — deixar de cumprir a lei. O ponto tem que ser batido no relógio, preferencialmente com a biometria, gerar comprovante e evidências do ato, por meio da autenticidade, integridade e irretroatividade na nuvem. Isso possibilita o acesso por parte do trabalhador, da empresa e dos órgãos de auditoria, caso necessário. Como, então, implantar essas vantagens em cada um dos escritórios da empresa pelo Brasil?

Graças à implementação de uma tecnologia de carimbo do tempo, a empresa pôde vincular a cada batida de ponto uma data e hora precisas, sincronizadas com a hora oficial auditada e rastreada do relógio legal de uma terceira parte confiável, para garantir a integridade da marcação pela internet via celular. A adesão a esta tecnologia garantiu cada registro ganhasse um “lacre digital” do momento exato em que ela aconteceu, amparado por regulamentação oficial que dá validade jurídica ao documento eletrônico gerado no momento de registro da entrada/saída, além do envio e recebimento de avisos de RH. Além da hora, o registro do ponto pode ser feito com a coleta de outros indícios como geolocalização e reconhecimento facial do colaborador.

Simplificação confiável da rotina

Eliminar a necessidade de uma interação física entre o colaborador e um sistema não-desmaterializado, como é o caso do relógio-ponto, é uma estratégia inteligente no sentido de criação e aperfeiçoamento de uma cultura paperless no seu negócio. Além de ganhar agilidade, todas as exigências legais continuam sendo cumpridas por meio das soluções integradas de certificação digital.

Com a possibilidade de fazer as coisas com menos necessidade de deslocamento de documentos e pessoas, o cumprimento das rotinas administrativas flui melhor e acontece de forma mais fácil, permitindo que você se dedique às estratégias que impactem positivamente no faturamento e no crescimento da organização.

Para conhecer mais formas de como a tecnologia pode otimizar processos antes considerados imutáveis na sua empresa, leia os conteúdos feitos pelos nossos especialistas no blog. Se quiser conhecer as soluções que oferecemos para tornar os seus processos mais digitais com segurança, visite o nosso site.