Muitos concorrentes da sua empresa, independente do seu setor de atuação, estão investindo em desenvolvimento tecnológico, inovação e otimização na execução de processos internos.
Um dos principais conceitos que guiam este processo é a cultura paperless, cada vez mais comum entre as empresas que desejam passar por uma desmaterialização e buscar eliminar ou reduzir drasticamente o uso de papel em seu dia a dia.
Assim, torna-se comum a digitalização de uma série de arquivos, mas surge uma dúvida: como digitalizar a assinatura?
Um dos grandes obstáculos que se apresentam diante das empresas neste sentido é a segurança para realizar a assinatura de documentos e garantir valor legal.
Dentre as alternativas disponíveis no mercado para solucionar este desafio, muitas pessoas ainda confundem digitalizar a assinatura, ou seja, escanear ou fotografar uma assinatura manuscrita, com assinar digitalmente um documento.
Estes recursos são totalmente diferentes, e neste post vamos explicar por que e mostrar como documentos podem, sim, ser assinados digitalmente com total segurança e validade jurídica.
Como digitalizar assinatura?
Quando as partes envolvidas não estão presentes fisicamente para um ato de assinatura de documento, ou mesmo quando são de localidades diferentes, a primeira ideia que costuma vir à mente de empresários mais analógicos é a digitalização.
Os passos para isso normalmente envolvem imprimir o documento, assiná-lo, escaneá-lo e enviá-lo à outra ponta para que faça o mesmo.
Outra maneira também utilizada é assinar em um papel, fotografar esta assinatura e inseri-la como uma imagem no local correspondente no documento.
Ao fazer isso, o empresário imagina que terá um documento assinado digitalmente.
No entanto, é preciso compreender que este formato, além de não eliminar o uso do papel, não garante qualquer tipo de segurança jurídica para as assinaturas, tendo grandes chances de fraudes.
O processo de digitalizar assinatura pode parecer a forma mais prática em um momento de urgência mas, no futuro, você poderá pagar o preço por não investir em uma assinatura digital com validade jurídica, que é a forma mais prática e segura de proceder.
Digitalizar assinatura x assinar digitalmente: qual a diferença?
Certo, mas vamos lá: qual a diferença prática entre digitalizar assinatura e assinar digitalmente um documento?
O primeiro ponto importante de ser compreendido aqui é que os processos, nos dois casos, são contrários. Para facilitar a compreensão, preste atenção na seguinte linha de raciocínio.
- Na digitalização de documentos e assinaturas você pega um material impresso e o escaneia ou fotografa para transportá-lo para o meio digital.
- Na assinatura digital, o documento já existe no meio digital, em um computador, tablet ou smartphone, e precisa ser assinado digitalmente.
Para isso, são disponibilizados recursos tecnológicos já regulamentados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) desde 2001, por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil: o certificado digital e a assinatura digital.
Assinatura digital com certificado digital
O certificado digital funciona como um documento de identidade que comprova a idoneidade de uma pessoa ou empresa no meio digital. Já a assinatura digital é o processo que utiliza técnicas de criptografia para autenticar documentos e garantir o seu valor legal.
Para fins de comparação com o mundo físico, pense sobre ir a um cartório para assinar um documento.
Você precisa mostrar um documento de identificação (carteira de identidade, por exemplo) para comprovar a sua identidade e, com isso feito, você é autorizado a realizar a assinatura.
Da mesma forma, é preciso o certificado digital para realizar e dar mais segurança à assinatura digital.
Por utilizar alta tecnologia criptográfica, esse recurso tecnológico garante a integridade dos documentos e validade jurídica em todo o país, podendo tranquilamente substituir o papel. Por isso, somente digitalizar assinatura não é uma prática recomendada.
Quais as diferenças nas assinaturas de documentos eletrônicos?
Em termos técnicos, as diferenças são bastante evidentes. Dentro da categoria de assinatura digital existe também a opção de assinatura eletrônica, que possui menor custo de implementação e também garante autenticidade à documentação perante a lei.
Vamos às diferenças entre as formas de assinar documentos digitalmente.
Assinatura digitalizada
A assinatura digitalizada é uma imagem obtida por meio do escaneamento ou fotografia de um material impresso.
Não há qualquer processo tecnológico de criptografia. Ela tem baixo nível de segurança das informações, sendo facilmente fraudável.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é um recurso para o qual não é necessário um certificado digital para reconhecimento da identidade.
Ela se baseia na coleta de evidências — como geolocalização, endereço IP do dispositivo, foto e assinatura manuscrita —, que fornecem provas de autoria e tempestividade da integridade do documento.
Este recurso tem validade jurídica quando as partes a aceitam e confiam, segundo a medida provisória 2.200-2 2001. Por isso, é recomendado especialmente em casos de otimização de processos internos das empresas, por exemplo;
Assinatura digital
A assinatura digital é a opção que apresenta maior segurança por se tratar de uma marca criptográfica inserida em um documento digital, trazendo diversas camadas de proteção dos dados contra fraudes.
Além disso, ela tem validade jurídica garantida e é recomendada para todos os tipos de documentos e processos.
Assinatura híbrida
Por último, a assinatura híbrida consiste na união da eletrônica com a digital, com o objetivo de ampliar o acesso à assinatura online em diferentes documentos e situações.
Passo a Passo para fazer a assinatura digital de documentos
Com base no que vimos até agora, é possível identificar que o processo de assinatura digital é amplamente mais seguro, prático e fornece maior adequação às normas de compliance das empresas do que a digitalização de assinaturas.
Veja no vídeo a seguir um passo a passo para assinar digitalmente um contrato:
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