A transformação paperless é uma tendência em todos os setores, com a digitalização de processos. Afinal, gerar documentos para imprimir, assinar e, depois, manter a rotina de gestão manual não faz muito sentido diante de processos digitais. Com isso, a gestão eletrônica de documentos se torna peça fundamental dessa virada.
E é isso que boa parte das empresas querem. Segundo levantamento da Serasa Experian, 87% das organizações que responderam à pesquisa desejam diminuir o uso de papel.
Embora motivos não faltem, passar para a gestão digital de documentos é um desafio. Para algumas organizações, a papelada ainda é uma obrigação legal. Para outras, a digitalização pode complicar o relacionamento com parceiros que ainda mantêm tudo no papel.
Então, a pergunta é: como as empresas estão fazendo a migração da gestão do papel para a de documentos digitais? Quais são os desafios e as etapas necessárias para essa transição? É sobre isso que vamos falar neste artigo. Confira!
O que é gestão eletrônica de documentos (GED)?
Muito mais do que simples digitalização, a gestão eletrônica de documentos é a prática de gerar, organizar, compartilhar, armazenar e recuperar dados de documentos eletrônicos utilizando um software. Desta forma, a busca, localização, acesso e leitura fica muito mais fácil, ágil e segura.
As empresas adotam sistemas GED para ter benefícios como:
- Menor risco de extravio: como as plataformas são em nuvem, simplesmente não há como perder um documento de seu acervo;
- Visibilidade e acessibilidade: com um arquivo eletrônico, rastrear os documentos é muito mais simples e rápido;
- Organização: sem documentos físicos, a preservação dos arquivos é facilitada;
- Compliance: a organização entra mais facilmente em conformidade com normas como LGPD, gerenciando permissões de acesso, e garante a segurança jurídica;
- Economia com operações e espaços de arquivos: não é preciso investir no transporte e armazenamento de documentos físicos;
- Analytics: facilidade de gerir contratos e gerar inteligência a partir deles;
- Sustentabilidade: com menos papel impresso, o impacto ambiental da empresa diminui.
No entanto, para aproveitar todas as vantagens da gestão de documentos eletrônicos, é preciso não só adotar um sistema GED, mas também desmaterializar os processos de ponta a ponta. Isso inclui a geração, compartilhamento e assinatura de documentos eletronicamente, tudo com a mesma força probatória e segurança jurídica dos documentos físicos.
Saiba mais: Desmaterialização ou digitalização de documentos? Entenda a diferença
Mas por onde as empresas começam essa transformação? Vamos ver a seguir.
Como as empresas fazem a migração do papel para o digital?
Quando ainda utilizam papel, é comum que as empresas subestimem o que ele representa nos processos, o quanto consomem desse recurso e qual o impacto no orçamento. Por isso, a migração do papel para o digital precisa ser feita aos poucos e de maneira inteligente.
O ponto de partida, normalmente, é dar visibilidade à demanda da organização por papel. Fazer uma avaliação completa do ciclo de vida do papel – em cada um dos setores e também na interação com outros – dará noção do volume total que se usa, como ele transita dentro e fora da organização e o quanto se perde pelo caminho. Traduzir esse ciclo em termos de orçamento será consequência natural dessa iniciativa.
Além disso, vai ser preciso ter muito cuidado no planejamento da transição para o digital. Não basta substituir o fluxo de papel digitalizando os documentos, adotando um sistema GED e acabando com as impressoras da empresa. É preciso pensar como inserir documentos eletrônicos do início ao fim, considerando a organização e segurança dos arquivos. Logo, o nível de conscientização dos envolvidos com esses fluxos importa – e muito.
Como o processo de gestão de documentos deverá ser completamente redesenhado para um modelo sem papel, envolver os colaboradores será fundamental para obter sucesso no novo processo. Esse redesenho é o principal desafio da transformação paperless e da gestão eletrônica de documentos. Vamos ver mais sobre isso a seguir.
Quais os desafios da gestão eletrônica de documentos?
Um dos principais desafios da gestão eletrônica de documentos é o redesenho do fluxo dos documentos eletrônicos de modo a garantir a agilidade e ao mesmo tempo a segurança da informação e a segurança jurídica em todas as fases.
Para isso, é necessário dar atenção aos três pilares da transformação paperless:
- Identificação: por meio de certificados digitais e biometria, identificar quem são as pessoas ou sistemas que interagem com o documento de maneira confiável.
- Formalização: por meio da assinatura eletrônica, permitir a assinatura de documentos com força probatória e segurança jurídica garantida.
- Registro digital: por meio do carimbo do tempo, ter um registro de data e hora seguro e confiável, possibilitando o armazenamento dos arquivos eletrônicos.
Desta maneira, é possível garantir a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos, da mesma forma que ocorre com os documentos em papel. Isso é fundamental para que a gestão eletrônica de documentos tenha de fato segurança jurídica e atenda às necessidades dos processos das empresas.
Por isso, um sistema GED completo é aquele que permite autenticar os documentos sem a necessidade de acessar um outro software. Com a tecnologia de assinatura eletrônica embarcada, os processos se tornam muito mais práticos e rápidos. É uma grande vantagem para as empresas.
Saiba mais: Como integrar assinatura digital ao software da sua empresa
Embora fundamental, desenvolver esse tipo de aplicação pode ser muito trabalhoso e custoso para quem cria softwares de gestão eletrônica de documentos. A solução é contar com uma API de Assinatura Digital. Ela permite integrar a funcionalidade ao sistema GED de forma simples, rápida e segura, obedecendo todas as normas vigentes.
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