O acervo acadêmico reúne todos os documentos que comprovam a vida acadêmica de um aluno, sejam produzidos ou recebidos pela IES. Isso inclui desde a produção acadêmica até o diploma propriamente dito. Haja papel, espaço e gente para gerenciar tal volume de documentos. Não por acaso em 2017 o MEC trouxe a agenda da digitalização do acervo acadêmico à tona, por meio do Decreto 9.235. 

Porém, outras três portarias determinaram novo prazo para as IES adequarem seus acervos acadêmicos: primeiro, a Portaria 22/2017, que falava dois anos; depois, a Portaria 315/2018, que dava dois anos contados da sua publicação, alterando o prazo para abril de 2020; e por fim a Portaria 332/2020, que soma mais dois anos ao segundo prazo, levando a necessidade de adequação para abril de 2022. Isso coloca a data limite de implementação do acervo acadêmico digital nas IES praticamente junto com a do diploma digital, em janeiro de 2022.

Então, como fazer a digitalização do acervo acadêmico? Neste post, a gente traz os principais requisitos para essa adequação. Confira!

Acervo acadêmico digital: quais as vantagens

A digitalização do acervo acadêmico é uma forma de adequar as IES à transformação digital de processos internos, o que vem na hora certa diante do contexto atual. O objetivo do MEC é tornar a papelada das instituições mais simples, organizadas, seguras e acessíveis pela instituição ou a quem solicitá-la. Entre as vantagens de digitalizar documentos acadêmicos estão:

  • Diminuição da perda ou extravio
  • Dificultar fraudes
  • Facilidade de localização e de consulta
  • Possibilidade de auditoria
  • Controle de acessos 
  • Redução de custos com armazenamento, manutenção e gestão
  • Utilização do acervo como base de dados para levantamentos e pesquisas
  • Melhores serviços acadêmicos
  • Transformação paperless.

No entanto, embora as vantagens de digitalização do acervo acadêmico sejam muitas – e as IES que saíram na frente já desfrutam uma vantagem competitiva -, desenvolver um projeto que atenda todos os requisitos das portarias do MEC é desafiador, dadas as limitações tecnológicas de desenvolvimento de sistemas e ao impacto relevante do programa nas instituições.



Como fazer a digitalização do acervo acadêmico

Para fazer a digitalização do acervo acadêmico, a Portaria 315/2018 prevê:

  • Criação de uma política de manutenção de guarda de acervo acadêmico, que inclui plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade documental;
  • Formação de um comitê à frente da política de segurança da informação; 
  • Uso de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos – GED; e
  • Que o método de digitalização garanta a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade dos originais nas versões digitais.

Na prática, isso significa que as IES devem implementar muito mais do que um simples sistema de armazenamento do acervo acadêmico. Além de cumprir as normas da Portaria, o GED precisa ter uma interface intuitiva, ser amigável à busca e navegação, estar adequado para ser alimentado com novos documentos e, é claro, garantir a segurança da informação de ponta a ponta. 

Outro item que as instituições devem observar ao fazer a digitalização do acervo acadêmico é o último tópico da lista acima – o método de digitalização – que deverá carregar a mesma validade jurídica dos documentos originais, o que tem a ver com o cumprimento de certos requisitos. Vamos nos aprofundar sobre isso a seguir.

Certificado digital e carimbo do tempo na digitalização do acervo acadêmico

Para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade do acervo acadêmico digitalizado, a Portaria nº 315 do MEC prevê que a IES adote, no sistema GED – junto com possibilidade de gerenciamento da base de dados, indexação para pronta recuperação do acervo e método de reprodução do acervo – a certificação digital da ICP-Brasil para os responsáveis. O que isso significa?

O certificado digital é a identidade digital, associada à pessoa física ou jurídica, que identifica a autenticidade de quem foi assinar um documento digitalmente. Ele oferece essa garantia por meio da identificação inequívoca de quem assina tal documento, no caso do acervo digital, a mantenedora. Para a digitalização do acervo digital, a Portaria não recomenda um tipo de certificado digital específico, logo pode-se usar A1 ou superior.

Associado à assinatura, há o carimbo do tempo, um registro do exato momento em que o documento foi assinado/autenticado. Ele garante a tempestividade do documento, ou seja, a data e hora de sua criação com base em fontes terceiras confiáveis. Ele será usado, por exemplo, em assinaturas de documentos que demandam arquivamento de longo prazo, como o diploma digital. Assim, serve para manter a política de manutenção de guarda do acervo acadêmico, considerando a tabela de temporalidade documental.

Digitalização de acervo acadêmico com validade jurídica

Ao fazer a digitalização do acervo acadêmico da IES, o sistema GED vai precisar de tecnologias como a certificação digital e o carimbo do tempo para atender a legislação do MEC.

A BRy conecta facilmente ambas as soluções ao seu sistema de gestão de acervo acadêmico eletrônico por meio de APIs, adequando sua instituição à legislação do MEC sem que um sistema adicional precise ser criado e, logo, garantindo a familiaridade dos colaboradores ao sistema e a economia de não ter que executar um desenvolvimento complexo.

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