Diploma Digital: o guia definitivo

• O que é Diploma Digital
• Como funciona?
• Vantagens do Diploma Digital
• Desafios envolvidos para a emissão 
• Quais tecnologias possibilitam a emissão de diploma digital
• Carimbo do tempo
• Certificado Digital
• Curiosidade: o primeiro Diploma Digital do Brasil
• Regras, padrões e formatos
• Como implementar o diploma digital de forma ágil e econômica
• Qual o prazo para implementação do Diploma Digital?

O Ministério da Educação (MEC) instituiu em 2018 o Diploma Digital. A perspectiva com o projeto é que até 2022 todas as Instituições de Ensino Superior do Brasil acabem com o diploma em papel e estejam emitindo o documento digital. O objetivo é modernizar o fluxo, garantindo a interoperabilidade e integridade dos dados, dar mais transparência e agilidade ao processo, e prevenir falsificação de diplomas.

Apesar dos inúmeros benefícios esperados com esta inovação, as mudanças podem representar um grande desafio para as universidades, sobretudo pelas alterações tecnológicas e regulatórias do novo cenário.

Confira neste post o que é preciso saber e levar em consideração para estar em conformidade com o novo formato.

O que é Diploma Digital

O Diploma Digital é uma iniciativa do Ministério da Educação (MEC) para impulsionar a transformação digital na educação brasileira. Ele é o novo formato pelo qual todas as instituições de ensino superior (IES) passarão a emitir o tradicional documento acadêmico da graduação a partir de 2022.

Diferente da versão anterior, em papel, trata-se de um documento 100% digital, ou seja, sua geração, armazenamento e existência são totalmente digitais.

Foi criado através da portaria nº 330/2018 e regulamentado pela portaria nº 554/2019 e Nota Técnica nº 13/2019/DIFES/SESU/SESU. Com a sua chegada, espera-se maior agilidade nos processos de emissão e assinatura, melhor integração e interoperabilidade de dados, assim como maior transparência e prevenção à falsificação.

Como funciona

Diferente da emissão do diploma em papel, em que o estudante precisa fornecer seus dados e deslocar-se para assinatura do documento, com a versão digital o aluno pode solicitar seu diploma através de um smartphone ou computador.

Isso reduz consideravelmente o tempo de emissão: segundo o MEC, o que antes poderia levar até 120 dias, no novo formato a perspectiva é que em 15 dias o aluno já receba o documento.

Vantagens do Diploma Digital

Confira os principais benefícios esperados com a chegada do Diploma Digital:

• Desburocratização do processo – Com o diploma digital, o aluno não precisa fornecer seus dados presencialmente, podendo solicitar através de um smartphone ou computador.
• Agilidade no processo – Como citamos anteriormente, a perspectiva é que o tempo da emissão caia de 120 para 15 dias. Isso agiliza inclusive a entrada do profissional no mercado de trabalho. De acordo com a experiência da UFSC, há perspectiva de redução significativa também das horas de trabalho para confecção da versão online comparada com a versão em papel.
• Prevenção de Fraudes – Já que conta com complexos recursos de criptografia, o diploma digital está protegido de fraudes.
• Redução de espaço físico – Com o novo formato, é possível reduzir espaço físico para armazenamento dos diplomas.
• Comodidade – O aluno não precisa se deslocar para pegar seu diploma, evitando aglomerações, principalmente em momento de pandemia.
• Economia – Prevê-se economia de quase R$ 50 milhões de reais ao ano com a emissão de diplomas digitais (considerando quando todas as universidades federais tiverem aderido).
• Paperless – Estar de acordo com a lei pode acelerar a transformação paperless na sua universidade, contribuindo para a redução de custos em papel.
• Sustentabilidade – A indústria do papel é a terceira que mais polui a água, ar e solo. Isso diz tudo, não é? Adequando-se à lei, sua universidade vai contribuir para a redução do impacto ambiental.

Desafios envolvidos para a emissão

As mudanças para a emissão de diplomas digitais são desafiadoras para muitas universidades, principalmente por irem além do domínio regulatório e tecnológico com que estão acostumadas a lidar.

Compliance

Assim, entre as principais preocupações dos gestores de TI das IES estão a segurança do sistema e o compliance. As regras do MEC para emissão de diplomas digitais são complexas e algumas pessoas ainda não dominam todas as normativas. 

Registro

No caso das faculdades cujos diplomas são registrados por universidades ou institutos federais, o envio das informações para o registro também é um ponto de dúvidas. O modelo atual – livro e folha – não será mais possível.

Dessa forma, todo o processo de emissão e registro de diplomas deverá ser revisto, com criação de um novo fluxo em sistema eletrônico de registro.

Prazo

Por fim, há ainda o tempo de implementação de uma solução para emissão de diplomas digitais, que vai depender do nível de informatização da IES.

No caso de um Sistema de Gestão Acadêmica pouco customizável, a adequação pode exigir várias mudanças, o que estende o tempo do projeto para além de seis meses.  

Por isso, integrar por meio de API as funcionalidades para a criação de diplomas digitais ao sistema já utilizado pode ser um caminho mais curto para a adequação. Falaremos sobre este tópico mais adiante.

Quais tecnologias possibilitam a emissão de diploma digital?

A emissão do diploma digital só é possível graças a dois recursos criptográficos: o carimbo do tempo e o certificado digital.

De acordo com a portaria nº 554/2019, diploma digital válido é:

“Aquele cuja validade jurídica é presumida mediante a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais – PBAD e o uso dos demais dispositivos fixados nesta Portaria”.

Carimbo do tempo

O carimbo do tempo garante que o documento foi criado em determinada hora. Ele tem relógios sincronizados em acordo com a determinação da ICP-Brasil, e considera o horário oficial brasileiro, de fontes confiáveis. Esse horário é inalterável e aceito juridicamente.

Certificado Digital

O certificado digital serve como uma carteira de identidade eletrônica, com autenticidade protegida por criptografia. É ele que garante a autenticidade do diploma, e permite que eles sejam assinados sem a presença física. Ele também garante validade jurídica do documento. 

Os documentos são validados pelo site da instituição que emitiu, e nele ficam disponíveis o registro visual e diploma digital.

Curiosidade: o primeiro Diploma Digital do Brasil

Em parceria com o Laboratório de Segurança em Computação (Labsec), a BRy Tecnologia e a UFSC implementaram o projeto-piloto para a emissão do diploma digital. Em março de 2019, a universidade realizou a primeira formatura com diplomas digitais, sendo a pioneira, entre as instituições de ensino federais, a implementar o novo formato determinado pelo MEC. 

Regras, padrões e formatos

Na Portaria 554/19, o MEC dispõe em detalhe sobre como implementar o diploma digital na IES. 

Em resumo, os diplomas digitais serão gerados em XML, para o qual o padrão de assinatura é o XAdES. Eles estarão associados a uma URL única, que facilitará a consulta e validação do documento assinado digitalmente. Ela poderá ser acessada por meio de um código de validação ou de um QR Code.

O MEC faz, ainda, duas exigências para validade jurídica dos diplomas digitais:

1. Assinaturas com certificado digital ICP-Brasil tipo A3 ou superior (exceto do aluno, liberado dessa obrigação) para garantir a autenticidade do diploma digital;
2. Carimbo do tempo para garantir a tempestividade.

Para implementar o diploma digital na sua instituição de ensino superior, é preciso contar com as tecnologias que permitem criar arquivos XML nos padrões exigidos pelo MEC e realizar a assinatura digital. 

Essas tecnologias dependem de diversos critérios de segurança, envolvendo inclusive criptografia, e por isso é importante contar com o desenvolvimento especializado.