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Assinaturas digitais em imobiliárias: o que você precisa saber

O excesso de burocracia no setor imobiliário é o responsável por impactos financeiros e demoras significativas no desenvolvimento desta atividade em todo o Brasil. Segundo o estudo O custo da burocracia no imóvel, elaborado pela Associação Brasileira de Incorporadoras Imobiliárias e pelo Movimento Brasil Competitivo, a demora na tramitação de documentos físicos aumenta em até 12% os custos finais de casas, apartamentos e empreendimentos comerciais para o proprietário — no ano, são R$ 18 milhões a mais. O prazo de entrega dos imóveis também é prejudicado: dos cinco anos que um empreendimento pode levar para sair do papel, pelo menos dois são consumidos apenas pelos processos cartorários, escriturários e contratuais.

Essa realidade interfere na geração de renda, emprego e principalmente na vida de quem precisa de um imóvel para morar. Seja proprietário ou locatário, todos saem prejudicados com tanta demora causada pela dependência do papel neste tipo de atividade econômica. Mas há uma solução: a tecnologia e a legislação brasileira evoluíram o suficiente para permitir a implantação de soluções como as assinaturas digitais em imobiliárias, o que ajuda a acelerar tudo.

A ideia é reduzir drasticamente o uso do papel, proporcionando a economia de recursos financeiros e a criação de um cenário totalmente digital para as tramitações recorrentes dentro do escritório. E um dos princípios da cultura paperless é justamente unir duas das grandes necessidades de qualquer empreendedor: entregar mais em menos tempo e economizar recursos.

Como aplicar as assinaturas digitais em imobiliárias?

Antes de tudo é preciso digitalizar ou desmaterializar os documentos. Esses dois processos, que permitem obter resultados semelhantes, são o primeiro passo na jornada em direção à redução da quantidade de papel e à rapidez administrativa.

Imobiliárias que têm muitos contratos em andamento podem começar investindo na digitalização, que é o processo de converter um documento analógico (impresso) em digital. Isso pode ser feito por meio do escaneamento e da conversão para um arquivo PDF.

Na maioria dos casos, essa ação já permite que a tramitação comece a ocorrer apenas no ambiente digital. A diferença em relação à desmaterialização é o fato de que o documento em papel pode continuar existindo, exigindo um espaço para ser armazenado e uma “amarra” ao mundo físico.

A vantagem da desmaterialização é justamente o fato de que a proposta é criar e tramitar os documentos exclusivamente no ambiente digital, mantendo-os armazenados na nuvem e devidamente validados por meio da aplicação de uma assinatura digital.

A partir deste momento, não é mais necessário enviar cópias impressas dos contratos para os proprietários ou locatários dos imóveis que estão agenciados na imobiliária. Toda a coleta de assinaturas é feita por meio de uma plataforma criada especialmente para isso, e ao invés de exigir a presença física das partes e depender de prazos, tudo ocorre imediatamente e a qualquer tempo.

Quem pode se beneficiar das assinaturas digitais em imobiliárias?

Todos os que se relacionam com a empresa. Veja:

  • o proprietário pode assinar digitalmente o contrato de locação do imóvel sem a necessidade de ir a um cartório, reconhecer firma ou aguardar a entrega ou ou envio do documento. Se ele tiver um certificado digital, a identidade dele já está comprovada e o que foi assinado ganha autenticidade, integridade e não-repúdio. Mesmo sem a materialidade do documento em papel, a validade jurídica é a mesma;
  • o locatário pode ver o tempo de liberação do espaço reduzido ao máximo, pois ele pode receber o contrato por e-mail, assinar digital ou eletronicamente e reenviar também pela internet. Até a quantidade de idas ao escritório da imobiliária pode ser reduzida, sem contar que a mudança pode ser feita mais rapidamente.

Caso o locatário não tenha um certificado digital, ele pode usar a assinatura eletrônica que garante a coleta de indícios como geolocalização, traço da assinatura, endereço IP do dispositivo conectado, data e hora para indicar que a anuência foi dada.


Como você viu, a grande vantagem de investir em uma solução que permita o uso das assinaturas digitais em imobiliárias é a otimização do processo, eliminação da necessidade de encontros presenciais entre proprietário e locatário e a consequente redução de tempo para a liberação do imóvel. Usando as soluções corretas, é possível fazer com que o processo que podia demorar semanas seja concluído no mesmo dia.

E isso é só o começo. Para conhecer outras soluções que vão transformar o seu negócio por meio da celeridade na celebração de contratos, acesse agora o nosso site. Aproveite e conheça histórias e exemplos de como a certificação digital alavancou projetos por todo o Brasil no nosso blog.

Rafael Godinho

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