Posso imprimir um documento assinado digitalmente?

Helena Boal 14 views0

A certificação digital é uma ferramenta importante para agilizar a validação de documentos, desburocratizar processos administrativos e reduzir custos operacionais. Diversas empresas e órgãos públicos têm adotado essa tecnologia, que vem evoluindo e se tornando cada vez mais acessível. Todavia, muitos usuários ainda têm dúvidas sobre o assunto. Uma das questões mais recorrentes é: posso imprimir um documento assinado digitalmente, mantendo sua validade jurídica?

A resposta é não A certificação digital foi desenvolvida para o meio eletrônico; desta forma, todos os seus elementos, como assinaturas e documentos digitais, são válidos apenas digitalmente. Porém, isso não significa que os documentos digitais possuem limitações de uso na Justiça ou em outros setores. Ao contrário: a adoção do sistema digital é tendência geral, tanto em órgãos públicos quanto em empresas privadas. Neste artigo, vamos explicar alguns pontos importantes sobre o assunto.

Porque imprimir um documento assinado digitalmente altera sua validade

Uma assinatura digital é um conjunto de dados criptográficos incorporados ao documento. Eles só podem ser lidos e compreendidos por softwares e sistemas específicos para essa tarefa. Ao imprimir um documento assinado digitalmente, o papel não é capaz de guardar os elementos criptográficos que garantem a autenticidade do arquivo. Dessa forma, a assinatura deixa de existir. O documento impresso sempre será apenas uma cópia não assinada e sem validade jurídica.

Adaptando o documento digital em casos específicos

No entanto, sabemos que o trâmite de documentos entre empresas, pessoas e instituições ainda não é totalmente digital e integrado no país. É comum que, em algum momento, seja necessário imprimir um documento assinado digitalmente. Nesses casos, recomenda-se a assinatura física do documento.

Para facilitar, os sistemas de certificação digital possuem ferramentas que armazenam os documentos em uma nuvem e inserem algumas informações de referência no documento antes da impressão. Normalmente, contém nome do assinante, data e hora da assinatura e instruções para a verificação do documento digital, como um QR Code, número, código ou link. Por meio desses dados, é possível acessar o documento digital  na nuvem e confirmar a validade da assinatura.

É importante ressaltar que a assinatura digital não é visível. Assim como não podemos visualizar os códigos de programação dos softwares que utilizamos, também não podemos afirmar que um QR Code link ou logomarca garante que um documento foi assinado digitalmente. Recomenda-se, sempre, que seja realizada a verificação da assinatura digital com a ajuda das ferramentas específicas.

Essas situações são comuns, por exemplo, em processos totalmente virtuais  nos Tribunais de Justiça: o juiz emite uma certidão, despacho ou decisão pelo sistema, mas você precisa daquele documento impresso para apresentar em outro órgão ou situação que ainda não aceita o documento digital. Ou então, em laudos de exames que são disponibilizados eletronicamente para os pacientes, mas precisam ser entregues impressos para outros médicos, clínicas ou hospitais.

Adotar a certificação digital é tendência geral

Mesmo que o documento assinado digitalmente não seja válido após a impressão, é um equívoco pensar que isso reduz de alguma forma sua eficácia na agilização de processos e redução de custos. A adoção do sistema digital é uma tendência geral no meio jurídicos, nos órgãos públicos, em empresas de todos os portes e vários outros setores da economia. Dados do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) apontam, em 2019, a emissão de 3.598.295 certificados digitais, 11,52% a mais comparado ao ano anterior.

Com cada vez mais pessoas, órgãos públicos e empresas adotando a certificação digital, menor será a necessidade de imprimir documentos digitais. Ela é a melhor forma de reduzir custos com impressão, transporte e validação em cartório de contratos, procurações e diversos tipos de arquivos. Já existem, inclusive, soluções de certificado digital em nuvem que dispensam o uso de smartcards e tokens. Dessa forma, é possível assinar e validar documentos digitais com mais agilidade e eficiência, de qualquer lugar ou dispositivo.

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Helena Boal

Sou controller da empresa que há mais de 17 anos é referência em certificação digital, assinatura digital e carimbo do tempo: a BRy Tecnologia. Atuo na administração, com ênfase em estratégia organizacional, liderança, vendas e marketing.

Também sou mestre em administração pela Universidade Federal de Santa Catarina, na linha de pesquisa marketing e estratégia nas organizações. Atualmente sou aluna do MBA em Gestão estratégica da inovação e propriedade intelectual na UNOPAR.

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