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Como funciona um sistema de gestão de assinaturas digitais?

Se o documento já é redigido digitalmente, por que imprimi-lo, enviá-lo para cada uma das partes assinar e reconhecer firma e, por fim, arquivar? Se, por muito tempo, esse processo era a única garantia de validade e segurança jurídica, hoje já não é mais assim. É possível ter a mesma garantia utilizando os certificados digitais, assinaturas digitais e um sistema de gestão de assinaturas digitais. E este último é o assunto deste artigo.

É por meio de um sistema de gestão de assinaturas digitais que todo o processo de autenticação de documentos – desde a nomeação das partes até a assinatura em si – vai acontecer, seguindo um fluxo de distribuição. Desta forma, é possível ter o máximo de proveito com a digitalização do processo de assinatura.

Mas e então, como esse sistema funciona e como o fluxo é criado? Para responder, vamos entender o que é um sistema de gestão de assinatura, como ele funciona e quais as vantagens de adotá-lo. 

O que é um sistema de gestão de assinatura digital?

Parece não faltar nada ao conjunto: documento eletrônico, certificado digital e assinatura digital. De certa forma, isso é correto. No entanto, sem um sistema que gere um fluxo de distribuição, esse processo pode se tornar caótico, sobretudo se muitos signatários estiverem envolvidos. Daí a necessidade de agilizar esse gerenciamento.

O sistema de gestão de assinatura digital é uma plataforma em que se cria e gerencia o fluxo de distribuição do documento e a coleta das assinaturas das partes, automatizando boa parte do trabalho que antes era feito manualmente.

O que é automatizado? No caso de haver uma ordem de assinaturas, basta programá-la que o sistema a executará automaticamente, após a confirmação de cada assinatura da sequência. Além disso, não será preciso mandar notificações manualmente para o signatário da vez, pois o próprio sistema se encarregará disso. Aliás, até um prazo final para assinatura pode ser determinado previamente. 

Um bom sistema de gestão de assinaturas ainda permite a coleta de assinaturas digitais, eletrônicas e híbridas (tanto digital quanto eletrônica), para você usar de acordo com a necessidade do documento.

Por fim, como o sistema é em nuvem, tudo isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo, seja computador, smartphone ou tablet, e estar integrado aos sistemas de sua empresa.

Como funciona a coleta de assinaturas digitais de um contrato?

A criação de um fluxo de distribuição para coleta de assinaturas em um sistema de gestão de assinaturas digitais é muito simples. Veja o passo a passo:

Passo 1 – Criar uma coleta de assinaturas

Para assinar um documento em grupo, você vai criar uma coleta de assinaturas, nomeá-la e, se desejar, inserir uma breve descrição. 

Passo 2 – Configuração

Nesta etapa, você vai configurar todo o processo de coleta de assinaturas de acordo com as suas necessidades. 

Você vai adicionar todos os signatários e o tipo de assinatura que cada um utilizará, mas também poderá estabelecer uma data-limite para as assinaturas, assim como uma ordem de coleta (se preciso).

Passo 3 – Suba o(s) documento(s) para a plataforma

Após configurar a coleta, você fará o upload dos documentos que serão assinados, escolherá o padrão dos documentos digitais após a assinatura e configurará a posição delas.

Passo 4 – Enviar e assinar

Tudo pronto para enviar os documentos para os signatários. Ao serem notificados, cada um receberá um link de acesso para a o sistema de gestão de assinatura.

Quando todos os envolvidos assinarem o documento e se não houver pendências, a plataforma encerrará o processo e notificará todas as partes.

Quais são as vantagens para a gestão de contratos digitais?

Adotar um sistema de gestão de assinatura para empresas é garantir benefício máximo da assinatura digital. 

Confira as vantagens:

  • Redução de custos: contabilizamos uma economia de até 95% com a adoção de um sistema de gestão de assinaturas digitais. Isso sem contar possíveis gastos adicionais como extravio de documentos, custos operacionais, etc.
  • Economia de tempo: se não temos translado de documentos e se boa parte do trabalho que antes era manual é automatizado, aceleramos o processo de assinatura como um todo. Para completar, com a assinatura digital, é possível assinar documentos em lote e até a rubrica em cada página torna-se dispensável. 
  • Acompanhamento do processo: saber o status da evolução do processo de assinatura pelas partes não é mais um problema. É possível saber quem assinou e quem não assinou, rapidamente. 
  • Integração com outros sistemas: por meio de APIs, você conecta o sistema de gestão de assinaturas a seus próprios sistemas.
  • Segurança: você não corre riscos com extravio de documentos ou vazamento de documentos. Além disso, a assinatura digital é um processo válido e com segurança jurídica.

Como o sistema de gestão de assinaturas digitais acelerou a formalização de contratos da Amaggi

A Amaggi tem sentido todos os benefícios acima no seu dia a dia. A empresa, que atua na produção, beneficiamento e exportação de grãos e na importação de insumos agrícolas, tem operações na América Latina, Europa e Ásia, e demorava até 30 dias para concluir o processo de assinatura de seus contratos.

Com o certificado digital corporativo e o sistema de gestão de assinatura de documentos BRy SCAD em operação desde janeiro de 2020, a Amaggi acelerou a formalização de seus negócios, aumentou a segurança do processo de assinatura de contratos e está evoluindo em sua transformação paperless.

Para saber como iniciar essa transformação da gestão de assinaturas da sua empresa com o BRy SCAD, fale com nossos especialistas.

Alex Sandro da Silva Pereira

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