A adoção da certificação digital para otimizar os processos de fechamento de contratos é um grande passo para empresas de diversos setores. Os ganhos em economia de tempo e recursos são ainda maiores ao se adotar um sistema de gestão de assinaturas digitais. Por isso, vamos explicar como funcionam os sistemas que facilitam a vida de todos os executivos da empresa.

O que é e como funciona um sistema de gestão de assinaturas digitais?

Um sistema de gestão de assinaturas digitais é uma interface que gerencia a distribuição e a coleta de assinaturas em documentos digitais. Ele representa um grande ganho em agilidade no fechamento de contratos, já que colhe as assinaturas na ordem correta e dispensa a distribuição dos documentos de mão em mão.
Com a assinatura digital, também se dispensa a rubrica em cada página do contrato, como acontece com documentos em papel. Tudo isso com a mesma validade jurídica e com mais segurança. O funcionamento do sistema de gestão de assinaturas digitais acontece em quatro passos:

Passo 1

O sistema recebe o documento a partir do cadastro de um usuário ou pela integração com outra aplicação de gestão de contratos digitais.

Passo 2

Com o documento digital, o sistema de gestão de assinaturas digitais notifica, via e-mail, cada uma das pessoas envolvidas na transação com um link para acessar e assinar o documento. Elas serão notificadas na ordem correta em que devem assinar o documento, otimizando o processo.

Passo 3

Cada envolvido deve acessar o link mediante confirmação da identidade por meio de um certificado digital. Com isso, eles podem ler o documento na íntegra e fazer a assinatura digital.

Passo 4

Quando todos os envolvidos assinarem o documento e não houver pendências, o sistema de gestão de assinaturas digitais encerra o processo e notifica o usuário.
O funcionamento pode parecer simples, mas somente com a adoção de um sistema de gestão de assinaturas digitais é possível tirar o máximo da certificação digital em grandes empresas, potencializando ao máximo o tempo e a eficiência dos processos.
Sua empresa já conta com um sistema? Quais foram os impactos na rotina de fechamentos de contratos? Deixe seus comentários abaixo.
Foto do topo: Jarmoluk/CC