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Que tipo de solução de assinatura digital é melhor para o meu negócio?

Se você está pensando em implantar uma solução de assinatura digital no seu negócio, pode até ficar confuso com as possibilidades. Existem no mercado diversas soluções que, na essência, fazem a mesma coisa, mas que têm funcionalidades, propósitos e legislação específica que as diferem. Quer entender melhor quais são as vantagens de investir nesse tipo de tecnologia e porque, cada vez mais empresas de todos os segmentos buscam uma solução de assinatura digital para seus negócios? Continue a leitura e saiba mais:

Entenda as vantagens de uma solução de assinatura digital

Em tempos de tecnologia e informações na palma de nossas mãos, são pouquíssimos os processos que ainda não conseguimos resolver por meio de dispositivos móveis ou um desktop, não é mesmo? Segundo uma pesquisa da Cisco, o tráfego mundial de dados tende a aumentar significativamente até 2021, alcançando números jamais vistos. Isso é a prova de que o uso de soluções tecnológicas é imprescindível para a sobrevivência de qualquer negócio nos tempos atuais.

Entre as necessidades mais importantes dessa era em que as empresas estão passando por um momento de transformação digital, ainda está a validação de documentos por meio de assinaturas. Seguindo a mesma tendência dessa transformação tecnológica dos negócios, as assinaturas digitais vieram para substituir as convencionais e dar um novo ritmo a este processo, independentemente do ramo ou tamanho das empresas.

Mas não foi só uma questão de agilizar os processos que isso proporcionou às organizações. A solução de assinatura digital permitiu certos avanços e benefícios, que até pouco tempo ainda geravam dores de cabeça para os colaboradores. Entre as principais vantagens em adotar uma solução de certificação digital na sua empresa, podemos destacar:

  • Redução de custos (menos burocracia, sem transportes, cartórios, espaços físicos etc.);
  • Aumento da segurança tecnológica de seus documentos eletrônicos;
  • Ganho de tempo de trabalho;
  • Aumento de produtividade.

A solução de assinatura digital não representa apenas uma facilidade na hora de validar seus documentos, mas também passou a ser considerada parte da estratégia dos negócios de uma empresa. Ela impacta diretamente em processos de rotina como: financeiro, jurídico e recursos humanos. Mais abaixo, separamos alguns modelos que podem ser implementados em sua empresa.

 

Conheça 4 tipos de solução de assinatura digital

Assinador Desktop
É um software que, instalado no seu computador, realiza a assinatura digital. Costuma apresentar funcionalidades mais simples, como assinaturas em lote e biblioteca de arquivos, além da possibilidade da aplicação de carimbo do tempo. A coleta de assinaturas é realizada manualmente. Esta é a mais simples solução de assinatura digital, e é recomendada para advogados e outros profissionais autônomos.

Esta solução de assinatura digital proporciona mais economia, segurança e agilidade aos seus processos, além de um papel importante de sustentabilidade, visto a redução da necessidade de impressões.

Framework
Funciona como um servidor dedicado instalado na empresa ou como um serviço contratado, que se comunica com as aplicações dos computadores de cada usuário. De instalação fácil, é configurado em poucos minutos e já está pronto para a utilização, recebendo requisições de assinatura, verificação e carimbo do tempo.

Por ser um servidor independente, recebe as atualizações diretamente do fornecedor da solução, sem necessidade de atualizações nos softwares utilizados nos computadores. É uma solução eficiente, pois possibilita ao desenvolvedor agregar as funcionalidades de assinatura digital à sua própria aplicação sem ter que abrir outros softwares, como é o caso do assinador desktop.

A integração é muito útil para sistemas de gestão de fluxos que a companhia já utilize, por exemplo. Apresenta uma integração mais fácil do que a solução SDK. Solução de assinatura digital ideal para desenvolvedores, órgãos públicos e grandes corporações.

Sistema de coleta de assinaturas digitais
Além de servir como assinador digital, este sistema trabalha criando fluxos para agilizar o fechamento de contratos. Recebe o documento por upload ou integração com sistema de gestão eletrônica de documentos, notifica as pessoas que precisam assinar, e, após o fim da coleta das assinaturas, notifica quem iniciou o processo. Solução de assinatura digital ideal para o mundo corporativo.

SDK
É um kit de desenvolvimento com funções de cifragem, assinatura digital e carimbo do tempo, que pode ser adicionado ao aplicativo do cliente. Disponibiliza códigos de acordo com os padrões definidos pela ICP-Brasil para a segurança e interoperabilidade da assinatura.

Comparado ao framework, apresenta funcionalidades mais básicas, que precisam ser desenvolvidas pela equipe de TI. Vale, antes de optar entre esta solução de assinatura digital ou pelo framework, considerar a relação custo x benefício pelo trabalho extra de desenvolver as aplicações. Exige mais trabalho para integração do que a solução framework. Destinado a equipes de desenvolvimento.

Esses são alguns modelos de softwares que podem – e devem – ser implementados em seu negócio, no intuito de modernizar e agilizar seus processos. Sem dúvidas, o uso de uma solução de assinatura digital já é uma realidade no Brasil e os benefícios, tanto operacionais como financeiros são nitidamente visíveis, além de garantir toda a validade jurídica necessária aos seus documentos.



*Post originalmente publicado em 23/09/2016 e atualizado em 15/01/2019.

Sergio Roberto de Lima e Silva

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