Papeladas, assinaturas, documentos para lá e para cá. Contabilidade e advocacia são duas áreas que têm em comum uma série de formalidades e processos complexos. A burocracia nas empresas é uma grande inimiga da produtividade, da qualidade do serviço e da lucratividade do negócio. Afinal, todo o tempo e dinheiro gastos com deslocamentos, motoboys e erros de informação poderia ser convertido em mais clientes atendidos e satisfeitos.
Felizmente, hoje há diversas soluções tecnológicas disponíveis para as empresas que desejam facilitar a rotina e agilizar processos. A modernização é o caminho que muitos escritórios escolheram para se diferenciar no mercado. Isso significa automatizar tarefas, desmaterializar documentos e adotar ferramentas inovadoras para atender melhor os clientes. Neste post vamos apresentar algumas ideias para vencer a burocracia e modernizar os escritórios de advocacia e contabilidade.
Por que é importante modernizar os processos nas empresas de advocacia e contabilidade?
A transformação paperless já é uma realidade. Empresas de todos os setores estão adotando tecnologia para solucionar velhos problemas. Na contabilidade e advocacia não é diferente. O principal desafio dessas áreas é lidar com processos burocráticos, que envolvem muitas etapas e documentos. A segurança das informações e conformidade jurídica são as principais preocupações – e por isso alguns escritórios ainda são resistentes a adotar tecnologia para otimizar os processos.
Mas o mercado está se renovando rapidamente. As contabilidades online chegaram para oferecer serviços mais rápidos e baratos. Os advogados também já utilizam assinatura digital e até inteligência artificial para gestão de processos. Para manter a competitividade nesse cenário, é preciso investir em tecnologia.
As vantagens são muitas: vão desde a economia na compra de papel até o aumento da segurança das informações (e não o contrário, como muitos imaginam). A seguir, vamos ver formas de reduzir a burocracia nas empresas com tecnologia e quais os benefícios.
4 formas de reduzir a burocracia nas empresas de advocacia e contabilidade
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Revisar e automatizar processos
Muitas das tarefas realizadas em escritórios de contabilidade e advocacia são repetitivas e podem ser automatizadas por softwares. Também há soluções que agilizam etapas – como a assinatura digital de documentos e o protocolo eletrônico. Mas, antes de adotar essas ferramentas, é importante revisar os processos passo a passo, entender o fluxo das atividades e identificar quais pontos são mais críticos e precisam de melhoria.
Envolver a equipe nessa revisão dos processos garante que nada ficará de fora e que todos estarão alinhados. Assim, além de ganhar agilidade na realização dos serviços, a empresa padroniza a qualidade do trabalho e melhora a experiência do cliente.
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Desmaterializar documentos e armazenar na nuvem
Uma medida importante para combater a burocracia é desmaterializar os documentos. Isso significa não utilizar mais papel e criar documentos digitais desde o início. A cultura paperless é uma tendência mundial. Além de mais econômico – a Crefisa reduziu em 64% os gastos com papel após adotar certificado digital, por exemplo -, é também mais sustentável, seguro e rápido lidar com documentos digitais. Outros benefícios são:
- Armazenamento: não é necessário um espaço físico para guardar os documentos. Tudo fica armazenado na nuvem – o que facilita a organização, pesquisa e envio dos arquivos;
- Controle de versões: com os documentos digitais, é possível acompanhar cada edição realizada, seja ela uma assinatura, seja uma alteração de informação. Assim, o processo se torna mais ágil e é mais fácil identificar e corrigir possíveis erros.
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Adotar ferramentas de atendimento
Outra modernização necessária para tornar os processos mais ágeis é no relacionamento com os clientes. Hoje, há diversas ferramentas que facilitam a comunicação, desde as vendas até o atendimento. Investir nessas soluções é essencial para aumentar a produtividade da equipe e a qualidade do serviço prestado.
Um exemplo de ferramenta indispensável para escritórios modernos é o CRM, um software para gestão de relacionamento com o cliente, pelo qual é possível acompanhar o andamento das negociações e concentrar todas as informações sobre os clientes. Além disso, chatbots, videoconferência, e aplicativos de mensagem também são algumas formas de tornar o atendimento mais prático e direto.
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Certificado e assinatura digital
Como vimos anteriormente, a desmaterialização dos documentos é um passo importante para reduzir a burocracia nas empresas. No entanto, uma preocupação comum é sobre a validade e segurança dos arquivos digitais.
O certificado digital e a assinatura digital são tecnologias que garantem a confiabilidade de um documento no meio digital. Com elas, é possível validar e autenticar arquivos digitais sem a necessidade de presença física – tudo pode ser feito pela internet, de forma rápida e segura. Assim, todo o tempo e dinheiro gastos com impressões, carimbos e deslocamento físico são poupados.
Essas são algumas formas de diminuir a burocracia nas empresas. Para saber como a cultura paperless e a tecnologia pode agilizar os processos da sua empresa, continue lendo nosso blog e visite nosso site.
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