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A evolução tecnológica tem impulsionado uma significativa mudança na forma como as empresas gerenciam seus documentos e processos. A transição dos negócios para uma empresa paperless tem se tornado cada vez mais comum, com organizações buscando eliminar o uso de papel em suas operações diárias, automatizando processos e adotando soluções digitais inovadoras.
No cenário atual, em que sustentabilidade, produtividade e conformidade regulatória são indispensáveis, as empresas vêm adotando soluções paperless não apenas por eficiência, mas também como estratégia de adequação à legislação ambiental e à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Reduzir o uso de papel contribui diretamente com o controle da cadeia de dados físicos, otimizando a governança documental.
Por isso, a transformação digital tem permitido que organizações de todos os portes implementem estratégias paperless, utilizando ferramentas como a Bry Signer para assinaturas digitais, Bry Timestamp para carimbo do tempo e Bry Cert para certificação digital, garantindo segurança e validade jurídica em suas operações digitais. Saiba mais!
Uma empresa paperless é aquela que minimiza ou elimina completamente o uso de papel em suas operações, substituindo documentos físicos por versões digitais. Isso inclui desde contratos e relatórios até documentos administrativos e comunicações internas.
O conceito paperless, contudo, vai além da simples digitalização de documentos, englobando a transformação completa dos processos organizacionais. Ele envolve, por exemplo, a implementação de sistemas integrados, fluxos de trabalhos digitais e ferramentas de gestão documental, exigindo uma mudança cultural em toda a organização.
A adoção de práticas paperless também está alinhada com as metas de sustentabilidade empresarial, contribuindo para a redução do impacto ambiental e promovendo uma cultura mais consciente e moderna. Esta transformação representa um compromisso com a inovação e a responsabilidade ambiental.
Um exemplo notável de empresa paperless é a Amazon, tendo digitalizado praticamente todos os seus processos internos e externos. Segundo dados da própria empresa, ela economiza milhões de dólares anualmente com a eliminação do papel.
Como referência em inovação, o Google mantém uma política rígida para reduzir o uso de papel em seus escritórios ao redor do mundo. A empresa reportou uma redução de 85% no consumo de papel desde a implementação de suas políticas paperless.
O Itaú Unibanco, maior banco privado do Brasil, também implementou iniciativas paperless que resultaram na economia de mais de 1 bilhão de folhas de papel por ano.
Segundo dados da Associação Brasileira de Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), a digitalização de processos administrativos pode gerar economia de até R$ 100 bilhões por ano ao setor produtivo nacional. Esse impacto demonstra que a cultura paperless é também uma alavanca de crescimento econômico e eficiência pública.
A redução de custos operacionais é uma das principais vantagens de ser paperless. Isso inclui a economia com papel, impressão, armazenamento físico e transporte de documentos. Estudos da consultoria Gartner indicam uma economia média de 30% nos custos administrativos.
Com processos mais rápidos e automatizados, a eficiência operacional cresce, permitindo maior foco em estratégias. Pesquisas da McKinsey mostram um aumento de produtividade de até 40%.
Além disso, a segurança da informação também é consideravelmente aprimorada, especialmente quando associada a soluções que utilizam certificação digital padrão ICP-Brasil, criptografia de ponta e controle de acesso baseado em função (RBAC). Esses mecanismos reduzem significativamente o risco de vazamentos e garantem a integridade de todo o ciclo de vida dos documentos.
A assinatura digital é um elemento fundamental para empresas paperless, garantindo a validade jurídica de documentos eletrônicos. Soluções como a Bry Signer oferecem praticidade e segurança neste processo, com conformidade total à legislação vigente.
O uso de assinaturas digitais reduz o tempo de fechamento de contratos e acordos, eliminando a necessidade de impressão, assinatura física e digitalização de documentos. De acordo com a AIIM, as empresas relatam redução de até 80% no tempo de processamento documental.
Aliás, a tecnologia permite a assinatura de documentos de qualquer lugar, facilitando negócios internacionais e trabalho remoto. Pesquisas da DocuSign indicam que 83% das assinaturas digitais são completadas em menos de 24 horas.
O certificado digital, disponível através de soluções como o Bry Cert, funciona como uma identidade digital, garantindo a autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos. Por isso, ele faz parte da formação de uma empresa paperless.
Já o carimbo do tempo, oferecido pelo Bry Timestamp, adiciona uma camada extra de segurança, registrando com precisão o momento exato em que um documento foi assinado ou modificado. Estudos da ETSI mostram que esta tecnologia é indispensável para a validação cronológica de documentos.
Combinar essas tecnologias proporciona máxima segurança jurídica para transações digitais, sendo reconhecida internacionalmente. O Observatory of Digital Transformation aponta que empresas com estas soluções têm 45% menos disputas legais.
Inclusive, essas tecnologias estão em conformidade com padrões internacionais como ETSI EN 319 401 e ISO 14533, que regulam os serviços de confiança e evidências eletrônicas em documentos.
A transição para uma empresa paperless requer planejamento e envolvimento de todas as áreas da organização. O processo deve ser gradual e bem estruturado, com metas claras e mensuráveis para cada etapa da implementação.
Segundo estudo da Deloitte Digital, empresas que investem em capacitação digital têm 70% mais sucesso em projetos de transformação organizacional. Esse índice se eleva para 85% quando há envolvimento da alta liderança e integração entre áreas como TI, jurídico e compliance.
A escolha das soluções tecnológicas adequadas, como as oferecidas pela Bry, é crucial para o sucesso da transformação digital. A plataforma integrada garante uma transição suave e segura para o ambiente totalmente digital.
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Confie na Bry para contar com o que há de melhor em termos de criptografia e para fazer suas assinaturas eletrônicas. Assim, junte-se às empresas que priorizam qualidade e segurança.
A adoção de práticas paperless não é uma tendência passageira, mas uma transformação necessária para as empresas que buscam competitividade e sustentabilidade no mundo digital. As organizações que abraçam esta mudança colhem benefícios significativos em termos de eficiência, custos e responsabilidade ambiental.
O sucesso na implementação de uma cultura paperless depende da escolha das ferramentas certas e do comprometimento de toda a organização. Soluções completas como as oferecidas pela Bry são fundamentais para garantir uma transição segura e eficiente, proporcionando todas as ferramentas necessárias para uma gestão documental moderna e eficaz.
Além disso, iniciativas paperless contribuem diretamente para os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da ONU, principalmente nos eixos de consumo responsável, inovação industrial e ações contra a mudança climática.
Empresas que adotam rapidamente a digitalização estarão em posição estratégica para enfrentar os desafios do mercado moderno. A transformação paperless é um investimento que traz retornos tangíveis e intangíveis, contribuindo para um mundo mais sustentável e eficiente, além de proporcionar vantagens competitivas significativas no mercado global.
