Adotar um prontuário médico eletrônico na sua organização é mais simples do que você pode imaginar.  A implantação deste recurso requer pouca infraestrutura tecnológica diante dos seus benefícios, como a redução do espaço para armazenamento de documentos, o aumento da segurança e otimização dos processos. Além disso, permite atender às normas do Conselho Federal de Medicina (CFM).

Desde sua regulamentação em 2007, o prontuário eletrônico vem sendo incorporado por hospitais e clínicas no atendimento aos pacientes, que estão mais preocupados com a segurança das suas informações. Mas foi só a partir de março de 2020, com a autorização da telemedicina no Brasil, que as organizações passaram a acelerar o processo de transformação digital para fornecer atendimento médico em compliance.

Para garantir eficiência e segurança jurídica dos processos, é preciso investir em um sistema de prontuário médico eletrônico que permita atender às normas específicas e que possa ser integrado a outras tecnologias de suporte, como a assinatura eletrônica.

Continue acompanhando o texto e veja o que considerar na hora de escolher o sistema de prontuário médico  eletrônico para sua organização.

Começando a implantar o prontuário médico eletrônico

Com a liberação da telemedicina pelo Ministério da Saúde, hospitais e clínicas tiveram que acelerar a transformação digital não apenas para atender a portaria Nº 467/2020, como também para continuar suas atividades durante a pandemia de coronavírus, já que a regulamentação das consultas à distância tem como objetivo reduzir a procura presencial pelas unidades de saúde e evitar contaminação. 

No entanto, mesmo sendo autorizada em caráter excepcional e temporário, a telemedicina deve continuar após a pandemia. As organizações perceberam que as soluções tecnológicas otimizam o trabalho dos colaboradores, melhoram o atendimento aos pacientes, reduzem os custos, aumentam a segurança e dão mais eficiência à  gestão dos documentos médicos, além de diminuir o uso de papel. Não é por acaso que esse processo recebe a alcunha de transformação paperless.

Saiba mais: 3 pilares da transformação paperless: identificação, formalização e registro digital

A legislação brasileira sobre documentos médicos eletrônicos 

A resolução Nº 1.821/07 do CFM aprova as normas técnicas para digitalização e uso dos prontuários médicos eletrônicos, bem como a eliminação dos registros em papel. A norma concede segurança legal para armazenar dados do paciente de forma digital e o seu compartilhamento entre profissionais da saúde.

Vale destacar, porém, que a resolução autoriza a digitalização dos prontuários físicos para sua posterior eliminação somente se o armazenamento for controlado por um sistema em conformidade com os requisitos do Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), que exige o uso de uma assinatura eletrônica qualificada, também conhecida como assinatura digital – que utiliza um certificado digital ICP-Brasil para a autenticação. 

Também é possível digitalizar documentos de acordo com o padrão mínimo de segurança da informação (NGS1), porém este não permite eliminar os registros em papel, que devem ser armazenados para autenticar os arquivos digitalizados. 

Até 2020, a assinatura digital com certificado digital ICP-Brasil – regulamentada pela MP 2.200-2 de 2001 – era aplicada aos documentos eletrônicos na área da saúde. A partir da Lei 14.063 de 2020,  as assinaturas digitais passam a ser classificadas como: 

  • Assinatura eletrônica qualificada: é como passa a ser chamada a assinatura digital com certificado ICP-Brasil.
  • Assinatura eletrônica avançada: assinatura realizada com um certificado digital que não é validado pela ICP-Brasil ou com outra tecnologia que permita identificar o signatário de forma inequívoca.
  • Assinatura eletrônica simples: assinatura que não conta com tecnologias para identificar os signatários. 

Essa mudança impacta diretamente o setor da saúde, especialmente nas organizações que desejam abolir o uso de papel. Em prontuários médicos eletrônicos, por exemplo, podem ser utilizadas a assinatura eletrônica avançada ou a assinatura eletrônica qualificada.  

Leia também: Assinatura eletrônica avançada: o que é e quais os benefícios

O que um sistema de prontuário médico eletrônico deve oferecer

Após verificar se a sua unidade de saúde possui a infraestrutura básica para a implementação do prontuário médico eletrônico, é hora de procurar um sistema que atenda às suas necessidades, facilite a rotina dos seus colaboradores e seja confiável. Afinal, a solução lida com dados sensíveis dos seus pacientes.

O sistema de prontuário eletrônico deve possuir as seguintes características: 

 

  • Assinatura eletrônica integrada: os médicos precisam desse recurso para assinar prontuários, por isso é interessante ter essa funcionalidade embarcada no sistema de prontuário eletrônico para ter mais agilidade no processo.
  • Certificação digital: atendendo às melhores práticas de mercado, como o Manual de Certificação de Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde da SBIS.
  • Sistema de conformidade: adequado à NGS2 para possibilitar a dispensa do uso de papel.
  • Mobilidade: possibilitando que os profissionais de saúde façam o atendimento aos pacientes de qualquer lugar, inclusive durante a assinatura de prontuários, prescrições, atestados e outros documentos eletrônicos.
  • Interoperabilidade: seguindo os padrões brasileiros e permitindo verificar a integridade dos registros e sua segurança jurídica, caso necessário.
  • Recursos robustos de segurança:  garantindo que as informações dos seus pacientes sejam armazenadas digitalmente de forma correta.

 

Esses são os requisitos básicos de suporte ao prontuário médico eletrônico. Ele pode contribuir com a sua organização na transformação digital, na eliminação do uso do papel, no aumento da segurança das informações e na oferta de um melhor atendimento aos seus pacientes.

Incluindo a assinatura digital no prontuário médico eletrônico

A assinatura digital – também chamada de assinatura eletrônica avançada ou qualificada – é uma tecnologia para autenticar documentos eletrônicos que utiliza um certificado digital para identificar o signatário, garantir a integridade das informações e conferir força probatória ao documento. Para que médicos possam assinar os prontuários, é necessário contar com uma ferramenta de assinatura acessível e simples de usar. 

Leia também: Como integrar assinatura digital ao software da sua empresa

API  de Assinatura Digital: configuração rápida e disponibilidade imediata

A API de Assinatura Digital é uma solução para integrar a funcionalidade de assinatura médica ao sistema de prontuário eletrônico ou a qualquer outro sistema utilizado pela organização. Ela permite assinar documentos atendendo às normas exigidas e com total segurança jurídica. Com essa solução, os médicos não precisam acessar outros softwares para fazer a assinatura, tornando o processo rápido e seguro. 

Confira algumas das vantagens de utilizar uma API de Assinatura Digital:

 

  • Rápida implantação: não é necessário desenvolver a solução do zero, basta fazer algumas configurações no sistema.
  • Fácil manutenção: as atualizações são disponibilizadas automaticamente para todas as aplicações, garantindo que as assinaturas estarão sempre de acordo com a legislação.
  • Compliance: as normas e obrigatoriedades são atendidas, assegurando a conformidade com a legislação. 
  • Economia: não há necessidade de uma equipe exclusivamente dedicada ao desenvolvimento, manutenção e atualização do sistema. 
  • Otimização de processos: a assinatura dos documentos eletrônicos é mais fácil e rápida. 

 

 

Saiba mais: 5 pontos a considerar na hora de escolher uma API de assinatura digital

Esta foi a solução adotada pela Prontmed, empresa especialista no desenvolvimento de prontuários eletrônicos. Ela decidiu adicionar a funcionalidade de assinatura digital em suas soluções para ajudar seus clientes que estavam se adaptando à telemedicina, assim que esta foi autorizada. Com a API de Assinatura Digital da BRy Tecnologia, integrou rapidamente a assinatura digital e conseguiu acelerar os planos para ofertar mais produtos para digitalização de serviços médicos aos seus clientes. 

Confira o case completo: Como a Prontmed usou a assinatura digital para se adequar a telemedicina

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