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Empresas lidam diariamente com grandes volumes de documentos, e sem um sistema eficiente, a organização dessas informações pode se tornar um desafio. A gestão de documentos eletrônicos resolve esse problema, permitindo controle total sobre arquivos digitais e garantindo segurança e acessibilidade.
Segundo dados da Gartner, as organizações que implementaram sistemas de GED reportaram uma redução média de 40% nos custos operacionais relacionados à gestão documental.
As empresas estabelecem processos mais seguros e eficientes com a integração de tecnologias avançadas de autenticação e validação documental. Dessa forma, mais do que uma tendência, a digitalização documental se tornou essencial para empresas que desejam se manter competitivas e garantir conformidade legal.
Portanto, a transformação digital dos processos documentais se tornou imperativa para empresas que buscam maior eficiência e competitividade. Com soluções especializadas, como as oferecidas pela Bry, as organizações podem centralizar e otimizar todo seu ciclo documental, desde a criação até o arquivamento. Saiba mais!
A estruturação adequada de um sistema de gestão de documentos eletrônicos requer uma arquitetura robusta que suporte diferentes tipos de documentos e formatos. Esta infraestrutura deve garantir a integridade e acessibilidade dos documentos ao longo de todo seu ciclo de vida.
Assim, a classificação e indexação automatizada dos documentos permite uma recuperação rápida e precisa das informações. Para isso, os sistemas modernos utilizam inteligência artificial para categorizar e organizar os documentos automaticamente, reduzindo os erros e aumentando a produtividade.
Por exemplo, sistemas de GED modernos podem automaticamente classificar contratos, recibos e formulários, reduzindo erros manuais e otimizando processos
O controle de versões e histórico de alterações, por sua vez, é um cuidado que garante a rastreabilidade completa das modificações realizadas nos documentos. Isso evita erros como substituição de arquivos incorretos e garante que sempre a versão mais atual do documento esteja disponível para consulta.
A automatização dos fluxos documentais elimina eventuais gargalos existentes nos fluxos de trabalho e acelera os processos decisórios. Com workflows personalizados, é possível definir rotas de aprovação, prazos e responsabilidades para cada tipo de documento.
Ainda, o monitoramento em tempo real da situação dos documentos permite um controle efetivo sobre os prazos e responsabilidades. Os alertas automáticos e dashboards intuitivos mantêm todos os envolvidos informados sobre o andamento dos processos.
Por exemplo, ao integrar um sistema GED ao ERP, é possível automatizar a emissão e armazenamento de notas fiscais, garantindo conformidade com auditorias fiscais. Isso cria um ambiente unificado de gestão da informação, sendo essa interoperabilidade fundamental para maximizar a eficiência operacional e garantir a consistência dos dados.
Preservação digital a longo prazo é assegurada por políticas de backup e redundância que garantem a disponibilidade contínua dos documentos, e os sistemas modernos de GED implementam estratégias avançadas de preservação digital.
A segurança da informação é mantida por meio de controles de acesso granulares e criptografia avançada. Soluções como o Bry Signer e o Bry Timestamp garantem a autenticidade e a integridade dos documentos por meio de assinaturas digitais e carimbos do tempo, respectivamente.
A conformidade com regulamentações como a LGPD e a ISO 27001 garante que os documentos sejam armazenados e gerenciados com segurança e dentro dos padrões legais, estabelecendo controles rigorosos sobre o ciclo de vida das informações, desde a coleta até o descarte.
A LGPD exige consentimento explícito e finalidade específica para tratamento de dados pessoais em documentos, enquanto a certificação ISO 27001 valida que a organização implementa práticas consistentes de segurança da informação, incluindo criptografia, controle de acesso granular e redundância de armazenamento.
Uma gestão de documentos eletrônicos exige o gerenciamento completo do ciclo de vida deles, incluindo políticas de retenção e o descarte automatizado. Essas políticas asseguram o cumprimento de requisitos legais e regulatórios específicos de cada tipo de documento.
A definição de metadados e taxonomias facilita a organização e a recuperação dos documentos, sendo uma estruturação que permite uma gestão mais eficiente do conhecimento corporativo e melhora a tomada de decisões.
Além disso, o arquivamento digital seguro garante a preservação a longo prazo dos documentos importantes. Sistemas avançados, como o Bry Cert, asseguram a validade legal dos documentos arquivados por meio de certificação digital.
Por isso, são elementos essenciais do ciclo documental:
A análise avançada de documentos permite a extração de informações valiosas para o negócio. Aqui, as ferramentas de business intelligence integradas à gestão de documentos eletrônicos auxiliam na identificação de padrões e tendências.
O uso de tecnologias de OCR e processamento de linguagem natural facilita a extração de informações de documentos não estruturados, aumentando significativamente a eficiência na gestão da informação.
Por exemplo, quando uma empresa de seguros recebe milhares de apólices e sinistros em formato PDF, a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) converte essas imagens em texto editável, enquanto o processamento de linguagem natural identifica automaticamente dados críticos como valores, datas e coberturas específicas.
Por último, a geração de relatórios automatizados fornece visibilidade sobre o uso e performance do sistema documental, com dados fundamentais para a melhoria contínua dos processos e para o fortalecimento da segurança digital.
Na Bry, oferecemos soluções que garantem segurança, confiabilidade e conformidade na gestão documental. Com tecnologias como blockchain e criptografia, ajudamos sua empresa a eliminar burocracia e modernizar processos.
Somos trust tech e utilizamos tecnologias que promovem a confiança em transações digitais, como blockchain e criptografia. Elas garantem a segurança, transparência e a autenticidade das interações online, o que reduz fraudes e aumenta a confiança entre os usuários e plataformas.
Com um compromisso inabalável com a validação de documentos eletrônicos, a Bry é referência no Brasil em certificação, assinatura, biometria e carimbo do tempo.
Nossos produtos exclusivos, como Bry Signer, Bry Timestamp, Bry ID e Bry Cert, oferecem uma gama diversificada de ferramentas para atender às necessidades específicas de cada empresa ou indivíduos que precisam assinar documentos digitalmente.
Além disso, nosso suporte de alto nível garante que nossos clientes tenham a assistência necessária em cada etapa do processo, proporcionando a tranquilidade e confiança em diversas operações digitais.
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Confie na Bry para contar com o que há de melhor em termos de criptografia e para fazer as suas assinaturas eletrônicas. Assim, junte-se às empresas que priorizam qualidade e segurança.
A gestão de documentos eletrônicos é, hoje, um pilar que sustenta a transformação digital nas organizações, demonstrando que a implementação de soluções robustas e integradas é essencial para garantir eficiência e conformidade nos processos documentais.
Investir em tecnologias avançadas de GED representa tanto uma modernização tecnológica quanto uma transformação completa na forma de gerir informações corporativas. A escolha de soluções adequadas é importante para o sucesso dessa transformação.
A digitalização documental já é um diferencial competitivo. Empresas que adotam soluções avançadas de GED garantem mais eficiência e segurança. Quer transformar sua gestão documental? Entre em contato com a Bry e descubra como podemos ajudar!
