A redução do tempo e dos custos envolvendo os processos administrativos dentro de uma instituição de ensino está cada vez mais próxima de uma grande revolução. Regulamentações recentes por parte do Ministério da Educação (MEC), como a que autoriza o registro e a emissão de diplomas digitais pelas universidades que fazem parte do Sistema Federal de Ensino são um exemplo disso, mas a inovação não para por aí.

Essa autorização do órgão que regula todas as escolas em funcionamento no país diz muito sobre o modelo ideal de operação de colégios, institutos federais e universidades. A ordem é perder menos tempo com rotinas burocráticas e acelerar o avanço do estudante na vida acadêmica. Isso pode ser feito reduzindo a quantidade de recursos gastos com processos e desmaterializando tudo o que for possível.

Só esta portaria (554 de 2019) já interfere positivamente na dinâmica de 2,4 mil organizações que têm dois anos para se adequarem às especificidades técnicas para a emissão e registro dos diplomas de graduação no meio digital. E um dos principais requisitos é a utilização de uma plataforma para gerenciar assinaturas e emitir documentos cuja autenticidade é garantida pela criptografia. Isso permite a implementação de uma cultura paperless na educação com a mesma segurança — ou até maior — que os processos convencionais em papel.

Mas afinal, quais trâmites poderiam ser transformados com a tecnologia? Nossos especialistas ajudam a ilustrar situações em que o papel, o carimbo analógico e a assinatura manuscrita já não fazem mais sentido.

Tecnologia permite gerenciar assinaturas dos trâmites de estágio

Essa é uma das etapas que mais envolve idas e vindas de documentos — e praticamente todos são em papel. Costuma funcionar assim:

  • o candidato à vaga gera o termo de estágio online, mas precisa imprimir 5 vias do documento;
  • depois, ele deve sair coletando as assinaturas: uma da universidade, outra do professor, uma dele, da instituição onde irá estagiar e do supervisor do estágio;
  • em caso de erros, é preciso imprimir um termo aditivo;
  • depois de cumprido o estágio, é preciso gerar o termo de rescisão e o processo recomeça.

A boa notícia é que hoje todo esse processo pode ser feito de forma mais rápida e econômica, a partir do uso da assinatura digital. Plataformas como o BRy SCAD permitem coletar assinaturas em documentos e transações e suportam diferentes níveis de garantia, longevidade e padrões estabelecidos e vigentes conforme as diretrizes da ICP-Brasil.

Essa solução também valida padrões internacionais e nacionais, além de permitir um relatório completo da assinatura com todos os dados de quem assinou. A integridade do documento também pode ser verificada, assim como os certificados digitais e carimbos do tempo utilizados.

Matrícula de novos estudantes

Ao invés de exigir a presença do aluno ou dos pais e responsáveis fisicamente na escola, a implantação de uma solução que também permita gerenciar assinaturas eletrônicas. Elas funcionam de forma semelhante às assinaturas digitais, mas sem a necessidade de um certificado digital por parte de quem está fazendo a matrícula. Isso agiliza o processo de forma significativa.

Por meio de um documento digital enviado aos pais, responsáveis ou aos próprios alunos (nos casos de auto-matrícula), é possível coletar o “aceite” dos termos do contrato. Isso pode ser feito por uma assinatura semelhante à manuscrita mas feita em um tablet, com uma caneta digital, o toque em um botão e até por meio da coleta de indícios como a hora, a geolocalização e o endereço IP do dispositivo. Isso permite atestar que o contrato foi lido e há concordância entre ambas as partes, o que habilita a continuidade do processo.

A assinatura eletrônica coletada é juntada à assinatura digital feita pela instituição de ensino numa plataforma específica para gerenciar assinaturas, como o BRy Framework. A partir daí, o certificado digital e o carimbo do tempo dão respaldo jurídico e confiabilidade à transação, que fica armazenada na nuvem com a segurança garantida por meio da criptografia.

Emissão de diplomas

Um dos principais documentos do mundo acadêmico e da vida profissional das pessoas é o diploma da graduação. Graças à tecnologia, já é possível acelerar a emissão dele, evitando que egressos da universidade fiquem esperando a chegada do papel que chancela a conquista de um título — e habilita até ganhos melhores no mercado de trabalho.

Recentemente a Universidade Federal de Santa Catarina emitiu o primeiro diploma digital do Brasil. O pioneirismo foi marcado pela coleta das assinaturas do reitor e dos responsáveis pelo Departamento de Administração Escolar (DAE) no sistema eletrônico, em total acordo com as diretrizes da ICP-Brasil. O recurso é interoperável, ou seja, pode ser reconhecido por diversas instituições de ensino. Além disso, o diploma pode ser confeccionado por duas instituições diferentes: uma emissora e uma registradora, e assinados de forma independente.

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