Plataforma de Assinatura Digital: Simplifique Processos
Índice
Introdução
A plataforma de assinatura digital permite que indivíduos e empresas assinem documentos eletronicamente, de maneira segura e legalmente válida. Por isso, é uma solução eficiente e confiável para autenticar documentos sem a necessidade de papel ou presença física.
A pandemia de COVID-19 acelerou drasticamente a adoção dessa tecnologia. Segundo dados da Markets and Markets, o mercado global de assinaturas digitais cresceu de US$ 2,8 bilhões em 2020 para uma projeção de US$ 14,1 bilhões até 2026, impulsionado pela necessidade urgente de digitalização dos processos.
Diversos setores têm se beneficiado significativamente desta tecnologia:
- Jurídico: Escritórios de advocacia utilizam para contratos, procurações e petições, reduzindo prazos e custos operacionais.
- Financeiro: bancos e instituições financeiras agilizam a abertura de contas, empréstimos e investimentos.
- Recursos Humanos: empresas otimizam processos de contratação, acordos trabalhistas e documentos internos.
- Saúde: hospitais e clínicas validam prontuários, prescrições médicas e termos de consentimento.
- Imobiliário: contratos de compra, venda e locação são fechados remotamente com segurança.
Essencial nessas plataformas, a assinatura eletrônica oferece um método ágil e seguro para a validação de documentos. Para isso, ela se apoia em tecnologias avançadas de criptografia para garantir a integridade e autenticidade das assinaturas. Saiba como ela funciona e como encontrar a melhor plataforma para utilizar esta ferramenta moderna!
O Que é Uma Plataforma de Assinatura Digital?
A plataforma de assinatura digital é um sistema tecnológico que permite a criação, gerenciamento e verificação de assinaturas eletrônicas em documentos digitais. Ela oferece recursos de segurança e autenticação para garantir a validade jurídica dos documentos assinados.
É importante destacar que existem diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, cada uma com seu nível de segurança e validade jurídica:
- Assinatura Eletrônica Simples:
- Mais básica e acessível.
- Utilizada em documentos de menor risco.
- Assinatura Eletrônica Avançada:
- Nível intermediário de segurança.
- Vinculada unicamente ao signatário.
- Permite detectar alterações posteriores.
- Assinatura Eletrônica Qualificada (ICP-Brasil):
- Maior nível de segurança.
- Regulamentada pela MP 2.200-2/2001.
- Presunção de validade jurídica plena.
- Utiliza certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada.
- Equivalente legal da assinatura manuscrita.
Enquanto as assinaturas digitais certificadas pela ICP-Brasil possuem validade jurídica presumida, outros tipos de assinatura eletrônica podem necessitar de comprovações adicionais em caso de questionamento legal. A escolha do tipo de assinatura deve considerar o nível de segurança necessário para cada documento e contexto específico.
De acordo com a Lei 14.063/2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, cada nível de assinatura é adequado para diferentes tipos de transações, considerando seu grau de risco e necessidade de segurança.
Principais Componentes de Uma Plataforma de Assinatura Digital
As plataformas de assinatura digital oferecem um conjunto de ferramentas que permitem a criação, verificação e gerenciamento de assinaturas eletrônicas. Elas utilizam certificados digitais emitidos por Autoridades Certificadoras (ICP-Brasil) para garantir a identidade do signatário e assegurar a autenticidade e integridade dos documentos.
Os certificados digitais ICP-Brasil são disponibilizados em dois formatos principais:
- Certificado A1:
- Armazenado no próprio computador.
- Validade de 1 ano.
- Mais acessível e prático.
- Ideal para pessoas físicas e volumes menores de assinaturas.
- Utilizado principalmente em notas fiscais eletrônicas e declarações.
- Certificado A3:
- Armazenado em dispositivo criptográfico (token ou cartão).
- Validade de até 3 anos.
- Maior nível de segurança.
- Recomendado para profissionais liberais e empresas.
- Essencial para documentos de alto valor legal como processos judiciais e contratos importantes.
Além disso, estas soluções oferecem recursos de gerenciamento de documentos, permitindo o armazenamento seguro e o controle de versões. A integração com outros sistemas é comum, facilitando o fluxo de trabalho digital.
O carimbo do tempo é outro componente crucial na plataforma de assinatura digital, atuando como uma espécie de "cartório digital". Ele é emitido por uma Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT) credenciada, que:
- Registra precisamente data e hora da assinatura.
- Comprova que o documento existia em determinado momento.
- Previne backdating (alteração retroativa de datas).
- Garante a verificação da validade mesmo após a expiração do certificado digital.
- Fornece evidência legal em caso de disputas
Esta estrutura robusta de componentes garante a segurança e confiabilidade necessárias para que as assinaturas digitais tenham plena validade jurídica.
Segurança e Autenticação
A segurança é primordial em uma plataforma de assinatura digital. Para isso, este tipo de sistema emprega criptografia avançada, capaz de proteger os documentos e as informações dos signatários.
Paralelamente, a autenticação multifator é utilizada para verificar a identidade dos usuários. Ela exige que os usuários comprovem sua identidade através de pelo menos dois dos seguintes fatores:
- Algo que você sabe (senha, PIN).
- Algo que você tem (token, smartphone).
- Algo que você é (biometria facial, digital).
- Localização (geolocalização).
Esta combinação torna praticamente impossível que um invasor acesse a conta, mesmo que obtenha uma das formas de autenticação.
A tecnologia blockchain tem emergido como uma poderosa aliada na segurança das assinaturas digitais, oferecendo:
Registro imutável e distribuído das transações.
- Rastreabilidade completa do histórico do documento.
- Impossibilidade de alteração retroativa.
- Maior transparência no processo.
- Verificação independente da autenticidade.
Ainda, as plataformas realizam verificações de integridade para garantir que o documento não foi alterado após a assinatura. Cada modificação é detectada através de um hash criptográfico único, que funciona como uma "impressão digital" do documento.
Além disso, as plataformas geram trilhas de auditoria detalhadas, registrando:
- Quem acessou o documento.
- Quando cada ação foi realizada.
- Qual dispositivo foi utilizado.
- Endereço IP do usuário.
- Geolocalização do acesso.
Validar a assinatura é um processo automatizado que confirma a autenticidade e a validade jurídica do documento assinado digitalmente, garantindo que todas as medidas de segurança foram devidamente aplicadas e mantidas.
De acordo com a Verizon's Data Breach Investigation Report, a implementação de MFA pode prevenir 99,9% dos ataques de comprometimento de contas, demonstrando a eficácia desta medida de segurança.
Como Escolher a Melhor Plataforma de Assinatura Digital?
Selecionar uma plataforma de assinatura digital adequada envolve diferentes considerações, que reúnem aspectos técnicos e práticos. Confira quais são eles e veja dicas para escolher a melhor solução para a sua empresa!
Integração com APIs e Sistemas Corporativos
A compatibilidade com sistemas internos é fundamental para que as plataformas de assinatura digital sejam eficientes. As APIs robustas permitem a incorporação perfeita em fluxos de trabalho existentes. Este é o caso das soluções oferecidas pelo Bry Signer.
Com ela, você tem acesso a integrações versáteis, adaptando-se a diversas aplicações. A assinatura embutida via iFrame possibilita a inserção da tela de assinatura diretamente na interface do usuário. Além disso, a ferramenta disponibilizada pela Bry oferece:
- Assinatura híbrida, que combina assinaturas simples e qualificadas, com e sem certificado digital;
- Notificações ao assinante sobre documentos disponíveis;
- Carimbo do tempo para garantir a temporalidade do documento;
- Autenticação com diferentes níveis de segurança, inclusive validação biométrica.
A integração via API (Interface de Programação de Aplicações) permite que a plataforma de assinatura digital se conecte automaticamente com outros sistemas empresariais, como CRM, ERP e sistemas de gestão documental. Isso significa que documentos podem ser gerados, enviados para assinatura e arquivados automaticamente, sem necessidade de intervenção manual, reduzindo erros e economizando tempo valioso das equipes.
Por exemplo, quando um contrato é fechado no CRM, a API pode acionar automaticamente a criação do documento na plataforma de assinatura digital, preencher os campos com os dados do cliente, enviar para as partes assinarem e, após finalizado, armazenar o documento assinado no sistema de gestão documental da empresa. Todo esse processo, que manualmente poderia levar horas ou dias, é executado em segundos com total rastreabilidade e segurança.
Facilidade de Uso e Suporte ao Cliente
A usabilidade da plataforma de assinatura digital é um fator determinante para o sucesso da implementação. Estudos mostram que 70% das iniciativas de transformação digital falham devido à resistência dos usuários e complexidade das ferramentas. Por isso, os negócios demonstram crescente interesse por interfaces intuitivas e processos simplificados, que minimizam a curva de aprendizado e evitam erros no uso das soluções digitais.
Uma plataforma de assinatura digital bem projetada deve oferecer:
- Interface limpa e autoexplicativa.
- Fluxos de trabalho intuitivos.
- Tutoriais integrados.
- Templates pré-configurados.
- Painéis de controle personalizáveis.
- Notificações claras e acionáveis.
O suporte técnico ágil e eficiente é crucial para garantir a continuidade das operações. Um bom serviço de suporte deve incluir:
- Atendimento em múltiplos canais (chat, telefone, email).
- Tempo de resposta garantido por SLA.
- Base de conhecimento atualizada.
- Treinamentos e webinars.
- Consultoria especializada.
- Suporte em português
A qualidade do suporte técnico pode ser a diferença entre uma implementação bem-sucedida e uma experiência frustrante. Por exemplo, um problema simples de configuração, se não resolvido rapidamente, pode atrasar a assinatura de contratos importantes e impactar negativamente os negócios.
Portanto, certifique-se de avaliar a disponibilidade de canais de atendimento e a qualidade da documentação fornecida pela plataforma de assinatura digital do seu interesse.
Mobilidade e Suporte na Plataforma de Assinatura Digital
A solução deve oferecer uma experiência fluida em smartphones e tablets, com interface responsiva e aplicativo dedicado. Isso permite que documentos sejam assinados em qualquer lugar, aumentando a produtividade e agilidade nos processos. É igualmente importante que a plataforma de assinatura digital disponibilize:
- Visualização otimizada para telas menores.
- Assinatura via touch screen.
- Captura de documentos pela câmera.
- Notificações push.
- Sincronização automática
Ao mesmo tempo, o suporte técnico eficiente é crucial, com:
- Múltiplos canais de atendimento (chat, telefone, email).
- Disponibilidade 24/7.
- Resolução rápida de problemas.
- Equipe técnica especializada.
- Base de conhecimento mobile-friendly.
A combinação de mobilidade e suporte adequado garante que os usuários possam utilizar a plataforma de forma produtiva em qualquer lugar, com a segurança de ter assistência sempre que necessário.
Plataformas Gratuitas vs. Pagas
Você encontra no mercado tanto plataformas de assinatura pagas quanto gratuitas. Por isso, é importante entender como elas se diferenciam em relação aos serviços, confira!
- Plataformas Gratuitas:
- Adequadas para volumes baixos.
- Funcionalidades básicas.
- Limitações de armazenamento.
- Suporte técnico restrito.
- Plataformas Pagas:
- Recursos avançados de segurança.
- Maior capacidade de armazenamento.
- Suporte premium.
- Personalizações específicas.
- Relatórios detalhados.
Vale investir em uma solução premium quando o volume de documentos é significativo e existe necessidade de recursos avançados. Além disso, a plataforma de assinatura digital paga é a melhor escolha quando a segurança é crítica para o negócio e existe demanda por integrações complexas.
Soluções de Assinatura Digital: Como a Bry Pode Ajudar?
Quer saber mais sobre como podemos ajudá-lo? Entre em contato conosco pelo formulário e agende uma conversa agora mesmo!
Confie na Bry para contar com o que há de melhor em termos de criptografia e para fazer suas assinaturas eletrônicas. Assim, junte-se às empresas que priorizam qualidade e segurança.
Conclusão
As plataformas de assinatura digital representam um avanço indispensável para empresas que buscam modernizar seus processos, garantir segurança jurídica e reduzir custos. Além de eliminar barreiras burocráticas, essas soluções otimizam o tempo de fechamento de contratos e garantem maior conformidade legal.
E isso é natural, na medida que seus benefícios incluem economia de tempo, redução de custos e melhor controle documental. Ainda, a validade jurídica das assinaturas digitais é reconhecida na legislação brasileira, proporcionando respaldo legal para seu uso em contratos e outros documentos importantes.
O futuro aponta para uma integração ainda maior dessas plataformas com outros sistemas corporativos. A tendência é que se tornem parte essencial dos fluxos de trabalho digitais modernos. Por isso, não perca tempo: modernize sua empresa agora mesmo com auxílio da plataforma de assinatura digital Bry.
Seu foco é encontrar soluções eficazes para os mais variados tipos de problemas e necessidades, desde os mais básicos até os mais desafiadores, com o uso seguro de documentos no meio eletrônico.
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