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Você sabe o que é paperless? Essa abordagem faz parte da transformação digital e busca eliminar o uso de papel em processos organizacionais e pessoais.
Segundo uma pesquisa da Accenture, 88% das empresas aumentaram seus investimentos na digitalização de documentos após 2020, demonstrando uma mudança significativa no gerenciamento das informações.
Além da redução de custos e do impacto ambiental, a digitalização de processos melhora a eficiência e a segurança das informações, tornando-se um diferencial competitivo para empresas de todos os portes. Estudos da Deloitte demonstram que as organizações que adotam práticas paperless experimentam melhorias em eficiência operacional, segurança da informação e sustentabilidade ambiental.
Por isso, compreender o que é paperless pode ser o primeiro passo para entender como essa tendência pode beneficiar a sua empresa. Continue a leitura para se aprofundar no tema e conheça ferramentas digitais importantes para reduzir o uso de papel no seu negócio!
O conceito de paperless representa muito mais que a simples digitalização de documentos físicos. A implementação de uma cultura sem papel demanda uma mudança significativa na mentalidade organizacional, pois os funcionários muitas vezes já estão adaptados aos processos físicos.
Por exemplo, empresas que eliminam processos baseados em papel precisam reformular fluxos de trabalho, treinar funcionários para o uso de documentos digitais e investir em ferramentas como assinaturas eletrônicas e armazenamento em nuvem. Além da responsabilidade ambiental, reduzir o uso de papel melhora a organização interna e reduz riscos de extravio de documentos.
A mudança é importante, pois, segundo uma análise feita pela McKinsey, as empresas que conseguem estabelecer uma cultura digital sólida têm cinco vezes mais chances de atingir ou exceder seus objetivos de transformação digital. Por isso, a digitalização pode definir a sobrevivência de um negócio.
Agora você já sabe o que é paperless, de modo que chegou o momento de entender como certas tecnologias podem ajudá-lo a colocar o conceito em prática dentro da sua empresa. Uma delas é a certificação digital, que emerge como um pilar na implementação bem-sucedida de práticas que reduzem o uso de papel.
A certificação digital garante que documentos eletrônicos tenham a mesma validade legal que documentos físicos assinados, permitindo a eliminação total do papel em contratos, relatórios e processos burocráticos.
Estatísticas do ITI mostram um crescimento de 140% na emissão de certificados digitais entre 2019 e 2021, evidenciando a crescente adoção desta tecnologia. Além disso, o auxílio na redução de uso de papel é apenas um dos motivos para isso.
O certificado digital funciona como uma identidade virtual, garantindo a autenticidade e integridade de documentos eletrônicos. Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, mais de 5 milhões de certificados digitais estavam ativos no Brasil em 2022, sendo utilizados em diversas aplicações, desde assinatura de contratos até declarações fiscais.
A assinatura digital representa um avanço na validação de documentos eletrônicos e, por isso, é mais uma das tecnologias que apoia o paperless. Com assinaturas digitais, contratos que antes levavam dias para serem firmados agora podem ser assinados e validados em minutos, acelerando transações e melhorando a experiência do cliente.
A validade jurídica das assinaturas digitais é respaldada pela Lei 14.063/2020, que estabelece diferentes níveis de assinaturas eletrônicas na interação com entes públicos. Este marco legal fortaleceu ainda mais a adoção de práticas paperless no Brasil.
Além disso, estudos do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação demonstram que o uso de assinaturas digitais cresceu 200% durante a pandemia, com uma taxa de retenção de 85% mesmo após o período mais crítico, indicando uma mudança permanente nos hábitos corporativos e uma nova era, onde o paperless se destaca.
Se a sua empresa ainda usa processos manuais para assinaturas, talvez seja hora de migrar para soluções paperless mais eficientes, como as oferecidas pela Bry.
As assinaturas digitais são classificadas em três níveis distintos, conforme estabelecido pela ICP-Brasil. O nível básico é utilizado em transações de baixo risco (e-mails e processos internos), enquanto o avançado e o qualificado são empregados em operações que exigem maior segurança jurídica (contratos, documentos fiscais e transações bancárias).
Os dados da ABES apontam que o setor financeiro lidera a adoção de assinaturas digitais qualificadas, com 45% do total de transações, seguido pelo setor jurídico com 30% e o setor imobiliário com 15%.
A implementação adequada de assinaturas digitais exige uma infraestrutura robusta. As pesquisas da Gartner indicam que organizações que investem em plataformas integradas de gestão de assinaturas digitais, como o Bry Signer, obtêm um retorno sobre o investimento 40% maior.
As evoluções tecnológicas continuam impulsionando o movimento que representa o que é paperless. Segundo as análises da IDC, até 2025, 60% das organizações utilizarão inteligência artificial para automatizar os processos documentais.
Já o blockchain surge como uma tecnologia promissora para garantir a autenticidade documental, enquanto a computação em nuvem se destaca como uma aliada na otimização desses processos. Com seu uso, documentos assinados digitalmente podem ser verificados com total transparência e segurança, eliminando fraudes e garantindo rastreabilidade
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Neste conteúdo, vimos o que é paperless e a transformação fundamental que essa prática representa para organizações e indivíduos que gerenciam informações e conduzem negócios.
Essa transformação não é apenas uma tendência tecnológica, mas uma necessidade competitiva e ambiental. Segundo relatório da PwC, organizações que adotam práticas paperless estão melhor posicionadas para enfrentar os desafios do futuro, incluindo sustentabilidade, segurança da informação e eficiência operacional.
O sucesso na implementação de estratégias paperless dependerá cada vez mais da capacidade das organizações em integrar tecnologias. Os estudos da Forrester preveem que estas tecnologias serão fundamentais para expandir ainda mais as possibilidades e benefícios da abordagem sem papel nos próximos anos.
