A cada ano, duas mil horas da vida dos brasileiros são gastas só para registrar e reconhecer documentos. Além do tempo, o dinheiro envolvido também alcança um valor significativo: R$ 60 milhões. Isso já levou o país para perto do topo do ranking do Banco Mundial que avalia o grau de burocracia nas nações.

Esses processos são importantes, mas a forma como eles são executados pode evoluir. Apesar da digitalização de diversas áreas de serviços públicos e privados, ainda há dúvidas — principalmente por conta da falta de informação — e até receio de que a implementação de sistemas digitais robustos não representem juridicamente o mesmo que uma assinatura no papel. Essa percepção é equivocada, já que uma confiável e elaborada hierarquia de autoridades certificadoras criada no Brasil já é capaz de dar credibilidade às tramitações digitais da mesma maneira que ocorre com as físicas.

As primeiras iniciativas neste sentido surgiram há cerca de 20 anos. De lá pra cá, muita coisa evoluiu e hoje já foram realizadas mais de dois bilhões de assinaturas digitais no país — todas com a mesma validade que aquelas feitas à mão, com uma caneta sobre uma folha de papel. Tudo graças à criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), considerado o marco inicial da certificação digital em território brasileiro que permitiu às pessoas físicas e jurídicas criarem seus certificados digitais e validarem seus documentos.

Assinatura e certificado digital

A validação de documentos no meio digital se dá a partir de um arquivo eletrônico — o certificado digital — que é emitido por uma autoridade certificadora. Por meio dele, é possível criar uma assinatura que permite:

  • assinar documentos digitais;
  • validade jurídica igual ao CPF ou CNPJ;
  • segurança: garantia de autoria e integridade;
  • praticidade e economia, com a redução do volume de papel; 
  • agilidade na assinatura dos documentos; 
  • possibilidade de utilizar facilidades online de diversas empresas e órgãos públicos, como declaração de Imposto de Renda Online.

A adoção de uma estratégia voltada à validação digital de documentos contribui para acelerar a tramitação de processos e reduzir a circulação de papel nas organizações. Um exemplo que ajuda a demonstrar essa transformação é o caso de uma empresa que tenha milhares de funcionários: ao invés de exigir que todos rubriquem e assinem documentos da rotina administrativa, fazendo as folhas circularem por diversos setores, é possível atribuir a cada um deles uma assinatura de modo que a validação seja feita de forma digital.

Nós desenvolvemos um guia para a desburocratização de processos totalmente gratuito. Ele está disponível aqui e explica como funciona a certificação digital. Trata-se de um conteúdo indispensável para tirar as suas dúvidas e colocar a sua organização em outro patamar administrativo.

Boa leitura!