Termo de responsabilidade de equipamento: como digitalizar e gerenciar em clínicas e hospitais

Com o grande volume de equipamentos médicos, dispositivos eletrônicos e outros bens que circulam diariamente em um hospital, garantir o controle e a segurança desses itens é indispensável. Nesse cenário, o termo de responsabilidade de equipamento surge como um documento importante.

Mas como assegurar que esse termo cumpra seu papel de forma eficiente, especialmente quando o volume de bens é grande? A resposta está na digitalização!

Entenda melhor  o que é o termo de responsabilidade de equipamento, por que sua digitalização é relevante para o setor da saúde e como a assinatura digital ICP-Brasil e o carimbo do tempo tornam esse processo não só mais eficiente, mas também auditável e juridicamente seguro. Essa modernização pode beneficiar gestores, profissionais de TI e administradores em suas instituições.

O que é o termo de responsabilidade de equipamento na saúde?

O termo de responsabilidade de equipamento é um documento que atesta a entrega de um bem (equipamento, dispositivo, ferramenta) a um indivíduo ou setor, transferindo a ele a responsabilidade pelo uso, conservação e eventual devolução do item. Confira alguns exemplos práticos no dia a dia de uma clínica ou hospital:

• Dispositivos de uso interno como tablets para registros de pacientes, celulares corporativos para comunicação da equipe, notebooks e computadores de estações de trabalho.
• Equipamentos médicos como estetoscópios, oxímetros de pulso, monitores de sinais vitais, aparelhos de ultrassom portáteis.
• Ferramentas e mobiliário como cadeiras de rodas, macas específicas, instrumentos cirúrgicos para fins de inventário e rastreabilidade individual.

Ter um modelo de termo de responsabilidade de equipamento claro e padronizado é o primeiro passo, porém o que realmente faz a diferença é a gestão adequada desses documentos.

Por que digitalizar termos de responsabilidade em clínicas e hospitais?

Tradicionalmente, a gestão de termos de responsabilidade em saúde é feita em papel. No entanto, o formato físico apresenta uma série de problemas:

• Aumentos dos riscos de extravio de papel — documentos podem se perder, danificar ou ser arquivados incorretamente, dificultando a recuperação de informações.
• Dificuldade de controle e rastreabilidade — é um desafio saber quem está com qual equipamento em tempo real, gerando lacunas no inventário e dificultando a localização de itens.
• Falta de padronização — cada departamento pode ter seu próprio termo de entrega de equipamento, o que gera inconsistências e erros.
• Risco de fraudes — assinaturas manuscritas são mais suscetíveis a falsificações, comprometendo a validade legal do termo.
• Retrabalho e ineficiência — o processo manual consome tempo da equipe, que poderia estar focada em atividades mais estratégicas para a saúde do paciente.

Esses gargalos podem ser resolvidos com a digitalização, um processo prático que oferece um controle mais preciso, seguro e dinâmico.

Como a assinatura digital e o carimbo de tempo garantem segurança jurídica?

A digitalização do termo de responsabilidade de equipamento ganha validade e segurança com o uso combinado de duas tecnologias: a assinatura digital ICP-Brasil e o carimbo do tempo.

Autenticidade

A assinatura Digital ICP-Brasil garante a autenticidade da pessoa que assina e a integridade do documento. É como uma "identidade digital" que vincula o signatário ao conteúdo, assegurando que o documento não foi alterado após a assinatura. 

Ela tem o mesmo valor jurídico de uma assinatura de próprio punho, conforme a legislação brasileira. 

Comprovação de data e hora

Já o carimbo do tempo atua como um selo de data e hora, emitido por uma Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT) credenciada pelo ICP-Brasil. Ele comprova de forma irrefutável que o termo existia e estava íntegro em um momento específico, blindando o documento contra alegações de retroação ou alteração de datas.

A união dessas tecnologias transforma um simples termo de responsabilidade em um documento digital inquestionável e juridicamente válido, fatores relevantes em auditorias e conformidade.

Quais são os benefícios de automatizar a gestão de termos de responsabilidade?

A troca do papel pelo digital traz diversos benefícios para a gestão, principalmente quando falamos de um grande volume de termos, com diferentes níveis de relevância. Alguns deles são: 

• Eliminação de inconsistências: definir um modelo padronizado de termo de responsabilidade, assegurando que todos sigam o mesmo formato.
• Controle de devoluções: É possível acompanhar o ciclo de vida dos equipamentos desde a entrega até a devolução, com o apoio de alertas e relatórios automatizados. 
• Integração de sistemas de gestão hospitalar (ERP/HIS): Permite que os termos sejam vinculados diretamente aos dados de inventário e de funcionários, centralizando todas as informações e otimizando os processos.
• Minimiza erros: A automação minimiza erros de preenchimento, arquivamento e rastreamento, resultando em uma notável redução de falhas humanas.
• Rastreabilidade e validade jurídica: simplificam os processos de auditoria e garantem a adesão às normas, oferecendo suporte à auditoria e conformidade. 

Tudo isso culmina em uma expressiva redução de custos, eliminando gastos com impressão, armazenamento físico e mão de obra dedicada à gestão manual.

Como a Bry apoia clínicas e hospitais na digitalização desses processos?

A Bry entende os desafios e as necessidades do setor da saúde em relação à gestão de ativos. Nosso conjunto de soluções - o Bry Saúde Digital - oferece a solução ideal para digitalizar e gerenciar seus termos de responsabilidade de equipamentos. Com o Bry Saúde Digital, sua instituição ganha:

• Uma plataforma segura e intuitiva, desenvolvida para a realidade do setor, facilitando a criação, assinatura e gestão de termos de responsabilidade.
• Assinatura digital ICP-Brasil integrada, que garante a validade jurídica de cada termo, com a autenticidade e o não-repúdio que sua gestão de ativos exige.
• Carimbo do tempo automático que protege seus documentos com a prova de temporalidade, assegurando que a data de entrega ou devolução do equipamento seja inquestionável.
• Fácil integração, por meio das nossas APIs, que permitem uma conexão fluida com seus sistemas de gestão hospitalar (HIS/ERP), centralizando as informações e otimizando seus processos.

Digitalizar o termo de responsabilidade de equipamento não é apenas uma questão de modernização, mas uma estratégia para a segurança e a eficiência da sua clínica ou hospital. Adotando a assinatura digital ICP-Brasil e o carimbo do tempo, você garante que seus bens sejam gerenciados com a máxima integridade e validade jurídica.

Quer saber como o Bry Saúde Digital pode otimizar a gestão de equipamentos na sua instituição? Deixe seus dados e um de nossos especialistas em saúde entrará em contato!