Qualquer empresa que queira fazer uma boa gestão de recursos humanos precisa se dedicar a cuidar não apenas do onboarding, mas também do offboarding, ou seja, o processo de desligamento de um colaborador.
Afinal, mesmo em tempos de recursos tecnológicos, as pessoas são o capital mais valioso do negócio. Os funcionários não apenas mantêm o funcionamento da empresa, mas também desempenham um papel importante em relação à imagem externa.
Isso quer dizer que, mesmo depois que seguem para novas oportunidades em suas carreiras fora da sua organização, se tiverem construído uma imagem positiva dela, continuarão sendo promotores, e não detratores da sua marca.
Sendo assim, é fundamental que a sua empresa trabalhe para manter uma percepção positiva da sua imagem, mesmo após a saída do funcionário. O processo de desligamento é o momento perfeito para isso. Entenda melhor como fazer isso acompanhando este artigo.
O que é offboarding?
Ao contrário da integração do colaborador, que é feita no onboarding, o desligamento é um processo que as empresas tendem a não dar tanto valor.
Uma forma de garantir que ele não seja executado de qualquer forma é criar um processo estruturado que possa ser realizado de maneira rápida, principalmente em casos de saídas imediatas.
A experiência de um funcionário durante o offboarding geralmente consiste em um processo que envolve:
- Comunicação do desligamento para os demais colaboradores, seja por iniciativa da empresa ou do funcionário, agradecendo-o pelo período de parceria;
- Preparação do funcionário sucessor que vai assumir as atividades;
- Assinatura de documentos e confirmação dos detalhes do último salário;
- Remoção do acesso aos sistemas da empresa (alterando senhas, se necessário);
- Devolução de equipamentos de posse do funcionário que pertencem à empresa;
- Realização de uma pesquisa de satisfação para identificar pontos de melhoria.
Por que é importante para as empresas?
Instituir um processo de offboarding é importante para que a empresa tenha um padrão sempre que for necessário fazer o desligamento de um colaborador.
Além disso, é fundamental para a criação de uma cultura organizacional e para uma boa gestão de pessoas, mostrando aos colaboradores que eles são vistos como humanos e não apenas como um recurso para a empresa.
Nesse ponto, esse procedimento é capaz de contribuir para o fortalecimento da marca empregadora, ou seja, como a empresa se comunica para que seja vista como um bom ambiente para se trabalhar.
E mais: é importante lembrar que, mesmo que a pessoa deixe de ser um colaborador, ela pode ser um cliente da empresa. E é valioso que tenha uma boa experiência para manter essa relação e continuar comprando.
Quais são as etapas do offboarding?
Confira a seguir uma lista com as principais etapas que devem fazer parte desse processo:
1. Feedback e reconhecimento
É fundamental que, ao fazer o desligamento de um colaborador, a empresa ofereça um feedback sobre o seu desempenho, para que ele saia da organização sabendo os pontos em que falhou e os pontos que pode melhorar em sua conduta e na execução das suas atividades.
Mais do que um feedback, é importante reconhecer e agradecer o trabalho desse colaborador. Caso ele tenha participado de algum feito de destaque na empresa, vale a pena lembrar o quanto a empresa é grata pela atuação dele.
2. Documentação
Qualquer que seja o caso de desligamento do colaborador, é necessário preparar a documentação para formalizar o encerramento do contrato dele com a empresa.
Sendo assim, é preciso organizar esses documentos para encerramento do vínculo e acerto de verbas rescisórias e benefícios, além de garantir que a pessoa leia e, estando de acordo, assine.
Nessa etapa, é importante contar com um assinador digital para facilitar o processo de assinaturas, principalmente se envolver pessoas que estão fisicamente distantes, evitando a necessidade de enviar documentos por correio.
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3. Devolução de equipamentos e materiais
Agora vamos para a parte mais prática do processo de desligamento do colaborador.
Não se esqueça de pedir ao funcionário que está saindo para entregar os equipamentos da empresa que estejam com ele, como: crachás, cartões de crédito, uniformes, telefones, laptops e até mesmo carro, se for o caso.
Isso pode parecer óbvio, mas muitas vezes as empresas acabam esquecendo bens com antigos funcionários. Então, o offboarding é o momento de recuperar esses equipamentos e registrar que estão em posse da empresa novamente.
4. Entrevista de desligamento
Se realizada corretamente, a entrevista de desligamento pode fornecer informações valiosas para a empresa, como insights sobre os pontos fortes e fracos da organização e como melhorá-los.
Às vezes, o colaborador decide sair da empresa justamente por uma dificuldade de relacionamento com o líder. Por isso, essa entrevista deve ser feita por uma pessoa “neutra”, como um profissional de RH.
É importante considerar todos os comentários que o colaborador fizer, anotando o que pode ser revisto na empresa. A maneira como essa entrevista for feita terá muita influência em como o funcionário que está saindo se lembrará da empresa como empregadora.
Em relação às perguntas que podem ser feitas durante a entrevista de desligamento, listamos algumas sugestões:
- De que forma podemos melhorar? O que não é bom em trabalhar aqui?
- Quem você admira na empresa? Por quê?
- O que não estamos fazendo e que deveríamos fazer?
- Há algo que poderíamos ter feito para que você ficasse? (no caso de o colaborador ter pedido para sair)
- O trabalho correspondeu às suas expectativas?
- Você recomendaria nossa empresa para amigos em busca de emprego?
- Como era a sua relação com o seu líder?
- O que você achou da sua integração quando teve o primeiro contato com a empresa?
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Dicas para fazer o offboarding dos colaboradores
Além dessas 4 etapas fundamentais, listamos algumas dicas para tornar o processo de offboarding ainda melhor e mais eficiente na sua empresa:
Organizar o processo
É importante que o processo seja devidamente organizado, evitando burocracias que contribuam para uma imagem negativa da empresa para o colaborador.
Documentos eletrônicos e assinaturas digitais, por exemplo, podem facilitar os trâmites para desligamento, tornando o processo mais ágil.
Demonstrar empatia
Um dos pontos mais importantes no momento do desligamento do colaborador é a humanização do processo.
Os profissionais de RH envolvidos precisam estar preparados para encontrar um colaborador que pode estar frustrado e cheio de questionamentos.
É fundamental ter empatia nessa situação e trabalhar para que ele encerre esse processo o mais satisfeito possível.
Dar suporte
Caso a empresa tenha dispensado o colaborador por corte de verbas, por exemplo, é importante deixar isso claro para ele, minimizando o impacto de receber a notícia de uma demissão sem saber se o motivo foi não ter feito o que a empresa esperava.
Nesses casos, é fundamental dar suporte ao profissional para que ele consiga uma recolocação no mercado de trabalho.
Vale a pena pensar, por exemplo, em redigir uma carta de recomendação, listando os pontos fortes do candidato para facilitar a abertura de novas oportunidades de trabalho.
Organize os processos e torne seu RH mais estratégico
O offboarding é um processo que precisa ser levado em consideração na empresa devido à sua importância.
Não apenas porque é essencial para um bom relacionamento com as pessoas que trabalham no negócio, mas também porque é uma forma de garantir uma boa imagem para a empresa externamente.
Fortalecer a marca empregadora é algo que deve estar entre os objetivos da organização. Assim como é importante ser bem visto pelos clientes, também é importante ser bem visto pelos profissionais que atuam para que a empresa funcione.
Procure levar para a empresa um processo realmente estruturado, que seja empático e humanizado. Afinal, o desligamento de um colaborador é um momento delicado e merece atenção.
Nesse sentido, vale a pena conhecer o e-book “RH ágil: como grandes empresas podem otimizar processos internos”.
Nele, você vai conferir dicas para tornar mais eficientes os processos internos de recursos humanos e como lidar com a documentação trabalhista e outras burocracias, adotando tecnologias para agilizar os processos, diminuir a papelada e reduzir os custos.
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