Janeiro chega com aquele combo clássico das lideranças: orçamento novo, metas ousadas e a pressão silenciosa (ou não) para “reduzir custos”. O problema é que, em muitas empresas, o custo vira sinônimo de corte. E o corte mal feito não economiza, ele apenas desloca o problema para outro lugar da operação.
Revisar o stack de plataformas no início do ano é menos sobre gastar menos e mais sobre gastar melhor. Quando feita com critério, essa revisão elimina desperdícios, aumenta eficiência, reduz riscos e cria previsibilidade financeira ao longo do ano.
Este conteúdo é um guia prático para lideranças de TI, Operações, Financeiro e Jurídico transformarem a lógica do corte em otimização inteligente.
Cortar custos costuma ser uma decisão rápida: cancelar ferramentas, reduzir licenças, postergar investimentos. Cortar desperdícios exige diagnóstico.
Desperdício é tudo aquilo que não gera valor proporcional ao custo que consome.
E ele se esconde em lugares menos óbvios:
Empresas que cortam custos sem enxergar desperdício normalmente economizam hoje para pagar mais caro amanhã, seja em horas improdutivas, riscos jurídicos ou falhas operacionais.
Antes de pensar em trocar plataformas, vale identificar se o seu stack já passou do ponto de equilíbrio. Alguns sinais são quase universais:
Dois ou três sistemas resolvendo o mesmo problema, usados por áreas diferentes, sem integração real.
Licenças ativas, pagamentos em dia… e times usando planilhas ou soluções paralelas.
Exporta CSV, importa manualmente, confere na mão. Todo dia.
O documento nasce digital, mas termina impresso, assinado à mão, escaneado e reenviado.
Cada ferramenta com um fornecedor, um SLA, um padrão de segurança e uma forma diferente de auditoria.
Esse conjunto não só consome orçamento, como também trava a escala da operação.
Quando se avalia uma plataforma apenas pelo preço da mensalidade, a conta sempre fecha errado.
O Custo Total de Propriedade (TCO) inclui:
Estudos da Gartner apontam que custos indiretos podem representar mais de 60% do TCO de uma solução mal integrada ao negócio. Ou seja: o barato só é barato na proposta comercial.
Fonte: https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/total-cost-of-ownership-tco
Alguns custos não aparecem no financeiro, mas corroem a eficiência da empresa todos os dias.
Ferramentas contratadas sem conhecimento de TI, usadas para “resolver rápido” e nunca desligadas. Segundo a IBM, o Shadow IT aumenta riscos de segurança e dificulta auditorias e governança.
Fonte: https://www.ibm.com/topics/shadow-it
Quando o sistema não responde, a planilha vira sistema oficial. Sem logs, sem controle, sem histórico confiável.
Processos que só funcionam porque alguém “sabe fazer”. Quando essa pessoa sai, o risco vira real.
Sem registros claros, logs ou trilhas de auditoria, qualquer questionamento jurídico vira um problema operacional.
Antes de decidir trocar ou manter qualquer plataforma, passe por esse checklist:
Ferramentas que sustentam processos essenciais não podem ser avaliadas só por preço.
Duas soluções resolvendo o mesmo problema, com baixa integração, quase sempre indicam desperdício.
Ausência de logs, auditoria, evidências e aderência à LGPD não é detalhe. É risco latente.
Referência LGPD: https://www.gov.br/anpd/pt-br/assuntos/legislacao/lgpd
Se o volume dobrar, o processo aguenta ou quebra?
Ferramentas que exigem “gambiarras” constantes cobram esse preço em horas de trabalho.
Ao revisar plataformas, alguns critérios precisam pesar mais que o valor da fatura:
Em áreas críticas, como formalização de documentos e comunicações oficiais, escolher plataformas frágeis costuma gerar um efeito colateral perigoso: economia aparente e custo jurídico real no futuro.
É aqui que entram discussões mais estratégicas sobre substituição de plataforma, não como troca impulsiva, mas como decisão estrutural.
Soluções como Bry Signer e Bry Notifica, por exemplo, são frequentemente analisadas nesse contexto por atuarem em processos sensíveis, onde evidência, rastreabilidade e conformidade fazem diferença. Sem discurso comercial, apenas como ilustração de áreas onde o “barato” raramente é seguro.
Para sair do diagnóstico e ir para a ação, um plano simples ajuda a organizar prioridades:
Liste todas as ferramentas usadas pela empresa, por área, incluindo custos, usuários e finalidade real.
Identifique redundâncias, baixa adoção, riscos, processos manuais e integrações frágeis.
Classifique o que deve ser mantido, otimizado, substituído ou descontinuado.
Defina quais mudanças acontecem no curto prazo e quais entram no planejamento anual.
Esse movimento, feito no início do ano, evita decisões reativas ao longo dos meses e transforma orçamento em estratégia.
Revisar custos não é sinônimo de encolher a operação.
É sobre eliminar desperdícios, proteger processos críticos e criar uma base mais saudável para crescer. Empresas que fazem essa virada de chave param de apagar incêndios e passam a operar com previsibilidade, eficiência e menos surpresas no financeiro.
