A digitalização de documentos já é uma realidade consolidada em hospitais, clínicas, universidades e centros educacionais. Mas à medida que o volume de arquivos eletrônicos cresce, surge uma nova necessidade: governar esses documentos com políticas claras de uso, retenção e auditoria. Em outras palavras, não basta adotar a assinatura digital, é preciso criar uma política documental sólida para sustentá-la.
Em setores regulados como saúde e educação, cada documento carrega um valor jurídico, ético e operacional. Uma política documental bem estruturada evita:
Em resumo, a governança documental é o que transforma a digitalização em eficiência com segurança.
Para criar uma política robusta, algumas definições são indispensáveis:
Determine claramente níveis de autorização.
Em hospitais, por exemplo, médicos e coordenadores podem ter poderes diferentes dos administrativos. Em universidades, diretores e secretarias acadêmicas costumam ter perfis distintos.
Defina quais formatos digitais serão aceitos (PDF, XML, P7S etc.) e quais tecnologias de assinatura terão validade jurídica — ICP-Brasil, certificados A1/A3 ou corporativos.
Estabeleça por quanto tempo cada documento deve ser armazenado e em que momento deve ser revalidado ou arquivado. Isso é crucial em prontuários eletrônicos e históricos acadêmicos, que exigem guarda de longo prazo.
Outro ponto crítico é definir quem acessa o quê.
A política deve especificar papéis e responsabilidades:
O ideal é que o controle de acesso seja feito por autenticação multifator, reduzindo o risco de uso indevido de credenciais.
Uma boa política não termina na assinatura, ela se estende à vida útil do documento.
Esses mecanismos são essenciais para cumprir exigências da LGPD, do CFM e do MEC, especialmente quando há dados sensíveis em jogo.
Hospitais:
Políticas bem implementadas permitem que autorizações médicas, termos de consentimento e fichas de admissão sejam assinados digitalmente com segurança, mantendo o histórico auditável e juridicamente válido.
Universidades:
Com a assinatura digital, contratos de estágio, diplomas e registros acadêmicos ganham agilidade e conformidade com normas como o Diploma Digital MEC.
Ao aplicar políticas documentais, as instituições garantem que somente usuários autorizados assinem e que todos os documentos tenham validade legal e rastreabilidade.
A Bry oferece um ecossistema completo para dar sustentação a essa governança, com:
Com essas soluções, hospitais e universidades conseguem implementar políticas documentais sólidas, auditáveis e em total conformidade regulatória.
A assinatura digital não é apenas tecnologia, é confiança formalizada.
E a confiança só se mantém com governança, rastreabilidade e políticas claras.
Para 2026, instituições que unirem eficiência operacional com segurança documental estarão um passo à frente na transformação digital.
10 passos que diferenciam empresas que crescem das que apenas sobrevivem
Aprenda como planejar o próximo ciclo com processos mais ágeis, seguros e rentáveis.
