Admissão digital: como funciona o processo + 4 dicas

Com a ascensão do modelo remoto de trabalho, ou home office, as empresas puderam expandir as suas oportunidades de vagas. Assim, abriu-se um leque de possibilidades para a gestão de talentos.

Afinal, as corporações podem contratar profissionais em qualquer lugar do mundo, facilitando o processo de contratar pessoas qualificadas. Enquanto os candidatos têm mais opções de vagas. Aliás, muitos dos profissionais têm priorizado empresas que oferecem esse formato de contratação e trabalho.

Com isso, surgiu a necessidade de fazer a admissão digital, já que o deslocamento de candidatos e profissionais de Recursos Humanos nem sempre é possível e pode ser evitado.

Essa é uma nova realidade do mercado de trabalho que beneficia tanto o empregador quanto os candidatos.

Por outro lado, é preciso organizar e adaptar o novo modelo de contratação à distância. Neste artigo, entenda o que é a admissão digital, as vantagens sobre o modelo tradicional e os passos para implementar na sua empresa e otimizar os processos de contratação.

O que é admissão digital?

A admissão digital é todo o processo de contratação feito de forma remota. Todos os documentos, como contratos, carteira de trabalho e fotos, são enviados e assinados digitalmente. Assim como reuniões de entrevista, fit cultural e onboarding são agendadas e realizadas via videoconferência.

Durante esse processo são usados softwares e plataformas que substituem o modelo tradicional e presencial. Dois dos mais importantes são: solução para assinaturas e hospedagem de documentos e plataformas para reuniões online.

Principais diferenças entre admissão digital e a tradicional

A tecnologia permite quebrar barreiras geográficas entre contratantes e candidatos. Por meio de um computador, boa conexão com a internet e as ferramentas necessárias, um profissional de recursos humanos pode contratar um profissional sênior e altamente qualificado, mesmo que ele esteja do outro lado do mundo.

Diante dessa nova realidade, as principais diferenças entre admissão digital e tradicional é que o modelo à distância é, infinitamente, mais barato, acessível e ágil.

Confira algumas outras diferenças entre os dois modelos de contratação:

Admissão digital

• redução nos custos envolvidos na contratação;
• acessibilidade (não há barreiras geográficas para contratação);
• facilidade em encontrar o profissional ideal (mais opções de candidatos por não ter barreiras geográficas);
• expansão da marca empregadora;
• agilidade (a tecnologia torna tudo mais rápido e fácil);
• automação de processos e desburocratização;
• otimização do processo de admissão.

Admissão tradicional

• mais e maiores custos envolvidos;
• deslocamento do candidato (mais de uma vez);
• limitação geográfica para contratação;
• tempo para organização de papéis e pastas com documentos;
• processo longo e burocrático.

Benefícios da admissão digital

Os benefícios da admissão digital estão relacionados à redução de custos, facilidade das contrações e melhora no processo de gestão de talentos. Toda a agilidade gerada pelas tecnologias melhora não somente a experiência do candidato, mas também a organização da empresa.

Confira os principais impactos positivos desse modelo de contratação à distância.

Economia financeira

A admissão digital ajuda a reduzir custos financeiros, que são aqueles que decorrem da remuneração de terceiros pela utilização de recursos externos. Ou seja, são os custos referentes à contratação de produtos ou serviços financeiros como empréstimos ou créditos, entre outros.

Segurança

Outro dos fatores positivos desse modelo é o uso de plataformas e softwares para organizar documentos e realizar assinaturas. Essas soluções usam tecnologias de criptografia para manter os dados seguros, evitando o vazamento, acessos inadequados e até mesmo a modificação das informações.

Praticidade e agilidade

Pense em uma reunião para entrevista. Basta que o candidato e o entrevistador liguem a câmera e o microfone. Não há necessidade de sair horas antes de casa, nem de reservar muito tempo na agenda do entrevistador (que também poderá estar em home office). Como todo o processo é digital e à distância, é altamente prático e rápido — para ambos os lados.  

Aumento da produtividade

O ganho de agilidade e redução de burocracias tornam a admissão mais fluída. Em consequência, a produtividade dos envolvidos é potencializada. Com isso, eles não passarão horas reunindo documentações, colhendo assinaturas nem se deslocando para as entrevistas, podendo focar em demandas mais estratégicas.

Retenção de talentos

Um estudo feito pela Microsoft identificou que 58% dos profissionais entrevistados preferem o trabalho remoto ou híbrido. Se aprofundarmos e observamos por área, outra pesquisa indicou que no setor de TI, 80% dos trabalhadores preferem o home office.

Esses dados também revelam que os profissionais priorizam as empresas que disponibilizam esses formatos no momento de se candidatarem. Portanto, ter um processo de admissão digital, alinhado ao trabalho remoto, favorece o recrutamento e retenção de talentos.  

Como validar documentos e assinaturas digitais?

Na admissão digital, toda a burocracia contratual e de documentos (como assinaturas e armazenamento) é feita online e em nuvem. Para isso, é preciso que a empresa contrate soluções para assinatura eletrônica, como contratos e fichas cadastrais.

Tais tecnologias, além de alinhadas à LGPD, garantem validade jurídica das assinaturas. Sendo assim, fazer assinatura digital tem a mesma validade e segurança que  uma contratação presencial.

Isso é possível porque esse modelo de firmar contrato já tem amparo jurídico, sendo reconhecido, inclusive, pelo Ministério do Trabalho. Para isso, os formatos, burocracias e procedimentos digitais estão regulamentados na Lei nº12.682. Essa é a legislação que trata da elaboração e armazenamento de documentos digitais.

4 dicas práticas para fazer a admissão digital

Como pode perceber, a admissão digital gera importantes benefícios para os processos de contratação e gestão de talentos, além de atuar na construção da marca empregadora. No entanto, assim como qualquer mudança e digitalização, é necessário fazer adaptações e mudanças no fluxo de trabalho.

Para ajudar nisso, seguem algumas dicas e etapas indispensáveis para adequações.

1. Mapeie o fluxo de admissão

O primeiro passo é identificar as etapas e os responsáveis em um processo de admissão. Para isso mapeie alguns fluxos, como:

• documentos;
• assinaturas e carimbos do tempo;
• etapas (primeira entrevista, segundo encontro com líderes da área, fit cultural, onboarding e outras);
• responsáveis e envolvidos;
• soluções necessárias.

2. Alinhe o fluxo de admissão ao digital

Mapeados os processos tradicionais que são feitos na sua empresa, é o momento de alinhá-los ao novo formato. Para facilitar, você pode anotar ao lado de cada processo atual como será o novo modelo. Essa pode ser a forma mais ágil de fazer essa mudança.

Por exemplo:

• documentos — solução de emissão, compartilhamento e hospedagem;
• assinaturas, carimbos e autenticações — solução para assinatura eletrônica;
• entrevistas — plataforma ou aplicativo para videoconferências.

A partir disso, já terá mapeado quais são as tecnologias, contratações e mudanças que precisará para transformar o modelo tradicional em admissão digital. Nesse caminho, é importante ter em mente que as mudanças não ocorrem do dia para a noite.

Então, desenhe os novos processos, reúna os responsáveis para alinhamento, pesquise as soluções necessárias com bastante calma e critério. Depois disso, o mais importante é testar e acompanhar para identificar etapas que precisam de ajustes.

3. Avalie os custos

Após identificar as implementações e contratações necessárias, comece a pesquisar por empresas que disponibilizam as soluções que precisa. Assim, o seu estudo terá valores para se basear e alinhar ao orçamento disponível.

4. Avalie os requisitos legais

Para que não tenha problemas jurídicos, é importante avaliar se as soluções contratadas são seguras. Então, procure pesquisar sobre o alinhamento à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e criptografia. Dessa forma, poderá assegurar que os dados e direitos à sigilo da empresa e do candidato estarão resguardados e que não terá problema antes, durante nem após a admissão digital.

Admissão digital e o RH ágil

Um dos pilares do RH ágil é a otimização de processos. Para alcançar esse patamar, além da admissão digital, é preciso implementar tecnologias e fluxos de trabalho que reduzem a papelada, a burocracia e aumentam a segurança.

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