Quais documentos já podem ser assinados digitalmente? Confira esses 5!

A validade jurídica da assinatura digital transformou a maneira como empresas e pessoas conduzem seus negócios em todo o Brasil. A possibilidade de assinar documentos eletronicamente com segurança e legalidade não é mais uma comodidade, mas uma necessidade estratégica para otimizar processos e garantir a conformidade. 

Mas você sabe exatamente quais documentos podem ser assinados digitalmente e qual o nível de validade de cada um?

Neste artigo, apresentamos cinco tipos de documentos que já podem ser legalmente assinados digitalmente no Brasil, com plena validade jurídica. Vamos explorar as nuances entre documentos que exigem o rigor do certificado digital ICP-Brasil e aqueles que se beneficiam de soluções de assinatura eletrônica mais simples, mas igualmente válidas. 

Continue a leitura para entender como a assinatura digital pode trazer eficiência e segurança para suas operações! 

O que diz a legislação brasileira sobre documentos digitais?

A validade jurídica de documentos digitais no Brasil é um tema bem estabelecido pela legislação, atrelado a duas normas fundamentais: a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e, mais recentemente, a Lei nº 14.063/2020. A Medida Provisória, de 2001, foi a que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), um sistema que confere autenticidade, integridade e validade jurídica aos documentos eletrônicos. 

Ela estabeleceu que documentos eletrônicos com assinatura digital baseada em certificados emitidos pela ICP-Brasil têm o mesmo valor de documentos em papel com assinatura reconhecida em cartório, criando uma presunção legal de veracidade.

A Lei nº 14.063/2020, por sua vez, veio para modernizar e expandir as possibilidades de uso de assinaturas eletrônicas no âmbito das interações com entes públicos, atos de pessoas jurídicas e questões de saúde. 

Ela classificou as assinaturas eletrônicas em três níveis distintos: simples, avançada e qualificada, proporcionando maior flexibilidade e adequação a diferentes níveis de risco e necessidade de segurança. 

Essa lei estimulou e impulsionou a digitalização de processos, reconhecendo que nem toda transação exige o mesmo rigor de segurança, mas todas precisam de validade jurídica.

Diferença entre certificado digital ICP-Brasil e outras soluções

A distinção entre documentos que exigem um certificado digital ICP-Brasil e aqueles que podem ser assinados com soluções eletrônicas mais simples está no nível de segurança e na presunção legal de autenticidade que cada modalidade oferece, conforme definido pelas leis citadas.

Assinatura eletrônica qualificada (com certificado digital ICP-Brasil)

Tipo de assinatura que utiliza um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Ela é a que possui o mais alto nível de segurança e, por força da lei, tem presunção legal de autenticidade, sendo equivalente a uma assinatura de próprio punho com firma reconhecida. 

É exigida para atos que a lei expressamente demanda, ou para aqueles que envolvem alto risco jurídico e financeiro, ou informações protegidas por sigilo como atos de registros públicos, procurações com amplos poderes, laudos e prontuários médicos, bem como, documentos fiscais e contábeis. 

Assinatura eletrônica simples e avançada

A assinatura eletrônica simples permite a identificação do signatário por meios básicos (como login e senha) e associa dados eletrônicos a ele. É indicada para interações de baixo risco e que não envolvam informações sigilosas. 

Já a assinatura eletrônica avançada utiliza mecanismos mais complexos de autenticação (como biometria, tokens ou múltiplas etapas de verificação), garantindo um nível maior de confiança na identidade do signatário e na integridade do documento.

Embora não exijam um certificado ICP-Brasil, a validade jurídica dessas assinaturas é assegurada se houver meios de comprovar a autoria e a integridade do documento. Isso significa que as plataformas que oferecem essas soluções precisam de trilhas de auditoria robustas e métodos de autenticação confiáveis. 

Documentos que podem ser assinados com essa categoria de assinatura incluem: contratos comerciais e de serviços (não regulamentados por exigências específicas do ICP-Brasil), recibos de entrega e aceite de propostas, documentos de recursos humanos, termos de uso e políticas de privacidade online. 

Quais são os 5 documentos que podem ser assinados digitalmente com validade?

É comum que os gestores tenham dúvidas a respeito do que pode (e o que não pode) ser assinado digitalmente. Nos tópicos anteriores, já citamos alguns exemplos, no entanto, é válido destacar que há muitas variáveis a serem consideradas e as empresas precisam estar cientes de que as normas podem variar.

A seguir, listamos cinco documentos que podem ser firmados com assinatura digital. Confira:

1. Contratos sociais e alterações contratuais — documentos que alteram a estrutura de uma empresa, exigindo alta segurança e autenticidade.
2. Procurações — especialmente aquelas com poderes amplos ou que envolvem transações de alto valor, onde a comprovação da identidade do outorgante é decisiva.
3. Documentos para registro em juntas comerciais e cartórios — muitos processos de registro e averbação exigem o uso de certificado ICP-Brasil para garantir a validade e segurança jurídica.
4. Laudos e prontuários médicos — para profissionais da saúde, a assinatura com certificado ICP-Brasil é essencial para garantir a integridade e confidencialidade dos dados do paciente, em conformidade com as regulamentações do setor.
5. Documentos fiscais e contábeis — declarações, balanços e outras obrigações acessórias que dependem de alta autenticidade para fiscalização e auditoria.

Como implementar a assinatura digital na sua empresa?

Implementar a assinatura digital na sua empresa é um passo estratégico para aumentar a eficiência, reduzir custos e garantir a segurança e a validade jurídica dos seus documentos. 

O processo envolve algumas etapas essenciais para garantir uma transição suave e bem-sucedida, desde a escolha da tecnologia até a integração com os fluxos de trabalho existentes.

Primeiro, é recomendado mapear os processos que serão impactados pela digitalização das assinaturas. Identifique quais documentos são mais frequentes, quais equipes os utilizam e quais níveis de segurança são necessários para cada tipo de transação.

Isso ajudará a determinar se você precisará de assinaturas qualificadas (com certificado ICP-Brasil), avançadas ou simples. 

Em seguida, invista em uma plataforma completa e confiável que atenda às exigências legais brasileiras e às necessidades específicas da sua empresa. 

A solução deve ser intuitiva para os usuários, garantir a autenticidade e a integridade dos documentos, e oferecer trilhas de auditoria completas para fins de comprovação.

É fundamental treinar suas equipes sobre o uso da nova ferramenta e os benefícios da assinatura digital, promovendo a adesão e a adaptação. Comece com um projeto-piloto em um departamento ou processo específico para testar a solução e fazer os ajustes necessários antes de expandir para toda a organização. 

Por fim, lembre-se de que a implementação da assinatura digital é um processo contínuo de otimização. Monitore os resultados, colete feedback e esteja aberto a aprimorar os fluxos de trabalho digitalizados.

Bry Signer

A Bry é a parceira ideal para facilitar a gestão e coleta dessas assinaturas. O  Bry Signer oferece uma suíte completa que não só permite a assinatura digital de documentos com validade jurídica no Brasil, mas também simplifica a gestão de todo o ciclo de vida do documento. 

A suíte Bry Signer é composta por soluções que atendem desde empresas que precisam integrar assinaturas em seus sistemas, até aquelas que buscam uma experiência simples e intuitiva no dia a dia.

A API de Assinatura Digital da Bry oferece alto desempenho para quem deseja automatizar a coleta de assinaturas em escala, mantendo o controle e a conformidade jurídica nos fluxos internos. Já o Portal Bry Signer é ideal para equipes que buscam praticidade: ele reúne em um só lugar funcionalidades como envio de documentos, assinaturas ilimitadas, plano mensal com Certificado Digital PJ-A1 gratuito para emissão via videoconferência. 

Com essas soluções, a Bry elimina barreiras operacionais e garante eficiência com segurança — sem abrir mão da simplicidade que impulsiona negócios.

Como vimos, a assinatura digital representa um avanço inquestionável na modernização dos processos empresariais e pessoais no Brasil, oferecendo segurança, agilidade e validade jurídica para uma vasta gama de documentos. 

Compreender as características e diferenças entre a assinatura qualificada (ICP-Brasil) e as assinaturas simples e avançadas é crucial para aplicar a solução correta a cada tipo de documento, garantindo a conformidade e a eficácia. 

A implementação dessa tecnologia, facilitada por plataformas como a suíte de soluções Bry Signer da Bry , capacita as empresas a digitalizar, otimizar e proteger suas operações documentais, transformando a forma como interagem no ambiente digital e solidificando a confiança em suas transações.

Abrace a assinatura digital e eleve a eficiência e a segurança do seu negócio a um novo patamar. Teste gratuitamente o Bry Signer e otimize a assinatura de seus documentos agora mesmo.