O mercado de trabalho está em uma nova era, com processos de admissão, contratação e formatos de trabalho remotos, tudo feito à distância. Empresas podem contratar pessoas altamente qualificadas do outro lado do mundo.
Com isso, foi necessário adaptar as boas-vindas e alinhamentos iniciais com os colaboradores recém-chegados. Assim surgiu o onboarding digital.
Afinal, se desde o recrutamento até a assinatura de documentos é feita de forma online e à distância, então, essas adaptações iniciais também podem ser realizadas nesse formato.
Seu RH está começando a implementar o home office? Veja como fazer o onboarding digital e dicas para implementar.
O que é onboarding digital?
O onboarding digital é a integração e adaptação inicial dos novos colaboradores feita de forma remota, à distância e online. Esse é o formato que tem sido usado para receber os recém-contratados em home office.
O principal objetivo do onboarding digital é ser o primeiro contato do novo colaborador com a empresa, para que ele se conecte à sua equipe, ao seu cargo e à marca da organização.
Durante esse processo, o colaborador é apresentado ao seu time de trabalho, missões, valores, propósitos e objetivos da empresa.
Além disso, é feita a recepção do funcionário, alinhamento das funções e entregas, imersão na cultura organizacional, apresentação das metas do cargo e ferramentas de trabalho.
Para isso, o onboarding digital pode ser feito em um ou mais encontros em videoconferência e envio de materiais. Essa “embarcação” do colaborador em home office é feita no seu primeiro dia de trabalho, logo após assinar todos os documentos e formalizar a contratação.
Os desafios do onboarding digital
O principal desafio do onboarding digital é desenvolver um workflow que seja eficiente para passar as informações necessárias, mas que também otimize o tempo do colaborador. Afinal, as primeiras semanas costumam ser bastante intensas com treinamentos e adaptações.
Para isso, é preciso implementar ferramentas para reuniões, arquivamento e disponibilização de materiais em nuvem que ele precise consultar. Além de alinhamento com a agenda do recém-chegado.
Além disso, não é raro encontrar gestores que deixam o onboarding para depois, ou que agendam esse encontro depois que o fluxo de trabalho do colaborador já começou. Ou seja, ainda é um desafio que empresas e líderes priorizem o onboarding como o primeiro contato do funcionário após a admissão.
Funcionalidades do onboarding digital
Como dito, o onboarding digital acontece no primeiro dia de trabalho do colaborador, antes mesmo de treinamentos da área. Afinal, ele precisa se integrar à equipe e cultura da empresa antes de começar as suas demandas de trabalho.
Nesse sentido, o processo de onboarding digital têm as funções de:
- Integrar o novo colaborador ao ambiente de trabalho
- Alinhar expectativas e funções
- Apresentar a cultura organizacional, objetivos, missão e valores da empresa
Os benefícios do onboarding digital
Os benefícios do onboarding digital estão relacionados à facilidade e otimização de tempo e recursos para receber os colaboradores em home office.
Confira os principais impactos positivos que o seu setor de recursos humanos pode ter com a implementação desse processo.
Redução do turnover
A falta de alinhamento de expectativas é uma das grandes causadoras de turnover e insatisfação com o trabalho. O onboarding digital é um instrumento indispensável para que colaborador e empresa possam colocar à mesa o que esperam.
Se tratando de admissões digitais, em que o candidato não tem o contato presencial com o ambiente da empresa, esse alinhamento e imersão é ainda mais importante.
Capacitação profissional
A capacitação profissional é resultado das ferramentas utilizadas nesse processo de integração.
Além de apresentar e alinhar o workflow do cargo, as plataformas usadas nesse formato de onboarding permitem o arquivamento e compartilhamento de vídeos, materiais e documentos. Esses são elementos importantes para a imersão do colaborador na empresa e no seu cargo.
Gestão de tempo
O onboarding digital é mais rápido, eficiente e ágil que o presencial. Afinal, não é preciso fazer grandes preparações em espaços físicos, nem mesmo com deslocamento. Essa agilidade será um dos grandes benefícios nas primeiras semanas de trabalho do colaborador, que tendem a ser mais atarefadas e de adaptação.
Falando em demandas, vamos ao próximo benefício do onboarding digital.
Organização da agenda
Como dissemos, a primeira semana de trabalho de um novo colaborador, geralmente, é bastante cheia. São treinamentos e alinhamentos, fora o período de adaptação do novo ambiente e função, principalmente quando são de funcionários em home office.
Nesse sentido, o onboarding digital logo no primeiro dia de trabalho ajudará na organização da agenda. A partir desse encontro de integração, líderes e liderados têm melhor noção de “por onde começar”.
Motivação e bom ambiente de trabalho
Os momentos de onboarding à distância se tornam momentos importantes de interação, fator esse que é essencial quando os colaboradores estão em home office.
Como não há o contato presencial, esse será o primeiro momento de interação com parte do time. Isso é essencial para gerar motivação no novo colaborador e no restante da equipe. Esses são pilares para se construir um bom e saudável ambiente de trabalho.
4 dicas práticas para fazer onboarding digital
Empresas que estão acostumadas aos processos presenciais e mais burocráticos precisam de adequações e mudança da cultura tradicional para o digital.
Afinal, para que a sua empresa e setor alcancem todos os benefícios acima, é importante ter etapas de implementação alinhadas aos colaboradores. Veja algumas dicas práticas que podem ajudar.
1. Adeque os processos tradicionais
O primeiro passo para fazer o onboarding digital é adequar os processos tradicionais ao digital. Para isso, mapeie as etapas que são feitas no modelo presencial e identifique as adaptações necessárias para o formato online. Por exemplo:
- Reunião presencial — plataforma de videoconferência
- Entrega de materiais — compartilhamento de arquivos
2. Alinhe o onboarding digital com o colaborador
Logo após a aprovação do candidato e admissão, já é importante explicar ao novo colaborador como funcionará o onboarding digital. Então, alinhe que ele será online, o horário e o dia, avisando que o encontro já estará na agenda.
Além disso, é importante deixar planejada a quantidade de encontros para onboarding. Afinal, cada área pode fazer o seu (Recursos Humanos, gestão e equipe técnica, por exemplo).
3. Certifique-se de que tem todas as ferramentas
Plataformas para reuniões, serviço para compartilhamento e arquivamento de documentos e, se necessário, soluções para assinaturas digitais. Esses são alguns exemplos de ferramentas importantes para que o onboarding digital aconteça.
Portanto, para implementar esse processo, certifique-se de quem a empresa tem acesso às soluções e demais recursos.
4. Documente tudo
Documentar processos garante a melhoria contínua dos setores, além de resguardar empresa e colaborador. Primeiro é importante documentar como o onboarding digital é feito, ou seja, quais são as etapas, ferramentas utilizadas, passo a passo para agendamento, os responsáveis e os tópicos que serão abordados.
Depois, a cada um desses encontros de integração, documente o que foi abordado, quem estava presente e o horário.
Ah! E falando em otimizar agendamentos e processos internos, você já ouviu falar em RH Ágil?
Essa não é uma tendência, mas sim a realidade que o mercado está vivendo. Acesse o nosso material gratuito sobre RH Ágil e entenda por que e como a digitalização de processos pode trazer mais segurança e agilidade
Inserindo as informações acima você entrará para nossa lista de contatos e poderemos lhe enviar e-mails com novidades dos nossos serviços, direcionar anúncios e promoções. Caso não queira fazer parte da nossa lista, basta se descadastrar no próprio anúncio ou no e-mail recebido.
