Automatize o ciclo de vida dos seus contratos: da criação à assinatura digital

A gestão manual de contratos pode se tornar um gargalo, impactando a eficiência, a segurança jurídica e até a lucratividade das empresas. Desde a fase de elaboração até a formalização final, o ciclo de vida dos contratos é um processo complexo que demanda atenção, agilidade e, acima de tudo, precisão para evitar erros e mitigar riscos.

Neste artigo, você vai descobrir como a automação pode revolucionar a forma como sua organização lida com cada etapa do ciclo de vida dos contratos, desde a criação e negociação até a aprovação, assinatura digital e arquivamento. 

Descubra os benefícios de integrar tecnologia para otimizar fluxos de trabalho, garantir a conformidade legal e proporcionar uma gestão de contratos eficiente, segura e totalmente digital. 

Quer agilizar processos, reduzir custos e aumentar a segurança jurídica em suas transações? Continue a leitura e aprenda a transformar a gestão de contratos na sua empresa!

O que é ciclo de vida de um contrato?

Ciclo de vida de um contrato é um termo usado para se referir a todas as fases pelas quais um contrato passa, desde a sua concepção inicial até o seu encerramento ou renovação. 

Não se trata apenas da assinatura do documento, mas de um processo abrangente que envolve diversas etapas interligadas e interdependentes. 

Esse ciclo começa muito antes da formalização legal, com a fase de criação e elaboração, onde as necessidades são identificadas, termos e condições são definidos, e cláusulas são redigidas. 

Em seguida, o contrato entra na fase de negociação e revisão, momento em que as partes discutem, ajustam e finalizam os detalhes para garantir que o acordo seja mutuamente benéfico e legalmente sólido.

Após a negociação, o contrato segue para a aprovação interna e externa, onde as partes pertinentes dão seu aval final, e então para a assinatura, que pode ser física ou digital, conferindo validade jurídica ao acordo. 

No entanto, o ciclo de vida está longe de terminar aqui. A fase de execução e gestão envolve o acompanhamento das obrigações, o monitoramento de prazos, a gestão de aditivos e o controle de conformidade. 

Finalmente, o ciclo se encerra com a renovação, encerramento ou rescisão do contrato, dependendo do cumprimento dos termos ou da decisão das partes.

Neste cenário, uma gestão de contratos eficiente é fundamental para assegurar que cada uma dessas fases seja conduzida de forma otimizada, minimizando riscos e maximizando o valor do acordo para todas as partes envolvidas.

Por que automatizar as etapas contratuais é estratégico?

Desenvolvido. 

Adotando a automação, as organizações experimentam uma notável agilidade nos fluxos internos, eliminando gargalos e acelerando a tramitação de documentos. Isso se traduz diretamente em economia de tempo, já que tarefas repetitivas e burocráticas são realizadas de forma automática.

Além da otimização de tempo e agilidade, a automação contratual agrega benefícios críticos relacionados à precisão e segurança.

A redução de erros manuais é sem dúvida, um dos grandes destaques dessa estratégia, pois sistemas automatizados minimizam a chance de equívocos na inserção de dados, na formatação de cláusulas ou na conformidade com regulamentações. 

Consequentemente, há um aumento da segurança jurídica, uma vez que os contratos são gerados e gerenciados com maior precisão e em conformidade com os padrões estabelecidos, mitigando riscos de litígios e garantindo a validade dos acordos. 

Ferramentas que otimizam assinatura e rastreamento de contratos

Automatizar as etapas do ciclo de vida dos contratos é uma decisão estratégica que vai além da simples digitalização de documentos: é um investimento na eficiência e segurança de toda a organização. 

A manualidade inerente aos processos contratuais tradicionais — desde a elaboração e revisão até a aprovação e assinatura — consome um tempo valioso das equipes, aumenta a probabilidade de erros humanos e, consequentemente, eleva os custos operacionais. 

Com a automação, as empresas ganham uma agilidade incomparável nos fluxos internos. Tarefas repetitivas são executadas de forma instantânea, permitindo que os profissionais foquem em atividades mais analíticas e estratégicas. 

Essa transformação gera uma significativa economia de tempo, além de reduzir drasticamente os erros manuais, garantindo a conformidade e minimizando retrabalhos.

Além dos ganhos em produtividade e redução de falhas, a automação do ciclo de vida dos contratos proporciona um substancial aumento da segurança jurídica. 

Sistemas automatizados, especialmente aqueles que incluem a assinatura digital, oferecem trilhas de auditoria detalhadas, criptografia avançada e mecanismos de autenticação que asseguram a integridade e a autenticidade dos documentos. 

Isso ajuda a mitigar riscos de fraudes, disputas e inconformidades regulatórias. Contratos bem gerenciados e automatizados garantem que prazos, cláusulas e obrigações sejam cumpridos, fortalecendo as relações comerciais e protegendo os interesses da empresa. 

Em um mercado onde a velocidade e a conformidade são diferenciais competitivos, a automação contratual não é apenas uma melhoria operacional, mas sinônimo de crescimento sustentável.

Como garantir a validade jurídica e segurança digital no processo?

Para alcançar a automação completa do ciclo de vida dos contratos, a escolha da ferramenta certa é fundamental. E aqui que soluções como as que estão na suite Bry Signer, demonstram seu valor estratégico. Com o Bry Signer, todo o processo pode ser 100% digitalizado e automatizado, desde a criação dos documentos, passando pela gestão de fluxos de aprovação, até a coleta de assinaturas digitais com validade jurídica e o posterior arquivamento. 

A plataforma centraliza todas as interações, eliminando a necessidade de impressões, envios físicos e reconhecimentos de firma em cartório, o que acelera cada etapa do contrato e assegura que nenhuma fase crítica seja negligenciada.

O grande diferencial da API de assinatura digital está na sua capacidade de integração com os sistemas já existentes na sua empresa. É possível conectá-lo facilmente a ERPs (Enterprise Resource Planning), plataformas de RH, sistemas de compras e ferramentas do jurídico. 

Essa interoperabilidade garante que os dados fluam de forma contínua e segura entre os diferentes departamentos, evitando duplicação de informações e garantindo a consistência. 

Por exemplo, um contrato de um novo fornecedor gerado no sistema de compras pode ser automaticamente enviado para aprovação no jurídico, assinado digitalmente pelas partes via Bry Signer e, em seguida, arquivado no ERP, tudo de forma automatizada. 

Essa sinergia otimiza o ciclo de vida dos contratos, eleva a governança e a eficiência de toda a cadeia de valor da sua organização.

Desde a criação até a assinatura digital e o arquivamento, otimizar cada etapa do ciclo de vida de um contrato garante agilidade, redução de erros e economia de tempo, liberando as equipes para atividades de maior valor. 

Ferramentas como o Bry Signer exemplificam como a tecnologia pode transformar essa jornada, integrando-se a sistemas existentes e assegurando a validade jurídica e a rastreabilidade dos documentos.

Adotar essa abordagem impulsiona a produtividade, mas também fortalece a governança e a capacidade de adaptação da sua organização em um mercado cada vez mais dinâmico. 

Quer investir no ciclo de vida dos seus contratos? Implemente a Bry Signer e transforme a gestão de contratos da sua empresa.