A gestão do ciclo de vida dos contratos é uma tarefa que muitas vezes passa despercebida ou é negligenciada nos processos empresariais. No entanto, ela é sinônimo de segurança jurídica, agilidade e organização.
A dúvida que pode surgir é: como fazer uma gestão adequada dos contratos, garantindo segurança e eficiência, mesmo sem uma equipe especializada ou o conhecimento técnico necessário? Será que as empresas conseguem fazer esse gerenciamento por meio da tecnologia?
Neste artigo, você vai acessar um guia com as principais informações sobre ciclo de vida dos contratos, as principais etapas, processos, riscos mais comuns e como evitá-los. Acompanhe e descubra!
O ciclo de vida dos contratos abrange todas as etapas de um contrato, desde a sua concepção e negociação até o encerramento. A gestão eficiente desse ciclo é fundamental para qualquer empresa que busca profissionalização e eficiência, pois permite o controle de prazos, obrigações e riscos, além de otimizar o desempenho e fortalecer os relacionamentos comerciais.
Empresas de todos os portes e setores podem se beneficiar da gestão do ciclo de vida dos contratos, independentemente do tipo de contrato, seja ele de prestação de serviços, compra e venda, locação ou parceria.
Uma boa gestão oferece uma visão abrangente do contrato, facilitando o acompanhamento de todas as suas fases e garantindo o cumprimento dos termos acordados. Isso contribui para:
O ciclo de vida de um contrato é composto por diversas etapas — que podem variar de acordo com o tipo de documento. Compreender essas etapas é o primeiro passo para uma gestão eficaz, que minimize riscos e otimize operações. Conheça!
Nesta etapa que se definem os objetivos, os termos e as condições do contrato, estabelecendo as expectativas e responsabilidades de cada parte envolvida. A clareza e a precisão são necessárias para evitar ambiguidades e interpretações divergentes no futuro, que podem levar a disputas e conflitos.
É vital que todas as partes compreendam o propósito do contrato e os resultados esperados. Os termos e condições devem ser detalhados, abrangendo todas as obrigações, direitos e responsabilidades, incluindo prazos, pagamentos e penalidades. A linguagem utilizada deve ser clara e concisa, evitando termos vagos ou que possam gerar dúvidas.
Também é importante garantir que o contrato esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, evitando problemas legais futuros.
Nesta etapa, as partes envolvidas discutem e ajustam os termos do contrato, buscando um acordo que atenda aos interesses de todos. É uma fase importante para todos os envolvidos e exige habilidade de comunicação e negociação.
Após a negociação, o contrato é submetido à aprovação das partes responsáveis. No caso das empresas em particular, essa fase merece uma atenção especial, já que antes da aprovação final da minuta, é preciso garantir que todas as cláusulas estejam em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa.
O contrato é formalizado com a assinatura das partes, tornando-o um documento legalmente vinculativo. As assinaturas eletrônica e digital têm ganhado espaço por sua praticidade, alto nível de confiabilidade e segurança.
Com o contrato assinado, o seu objeto passa a vigorar e as partes começam a cumprir as obrigações contratuais assumidas. Nesta fase, o acompanhamento próximo e contínuo é importante para garantir o cumprimento dos prazos e condições estabelecidas.
O contrato é encerrado após o cumprimento de todas as obrigações ou pelo término do prazo estabelecido. É importante documentar o encerramento e avaliar o desempenho do contrato.
Em algumas situações, o encerramento pode se dar pelo descumprimento de cláusulas e envolver outras fases, como acionamento de setor jurídico e eventual interposição de ação judicial — mas esses são casos excepcionais que não abordaremos aqui.
Embora a gestão do ciclo de vida dos contratos seja indispensável, ela traz consigo alguns riscos que podem comprometer a eficiência e a segurança das operações empresariais.
Entre os mais comuns estão a falta de visibilidade e controle sobre os contratos, o que pode levar a perdas de prazos, descumprimento de obrigações e dificuldades na identificação de riscos. A ausência de padronização nos processos e a falta de integração entre os sistemas também podem gerar inconsistências, erros e retrabalho, aumentando os custos e diminuindo a produtividade.
Para prevenir esses riscos, as empresas podem adotar diversas medidas. A implementação de um sistema de gestão de contratos permite centralizar e automatizar os processos, garantindo maior visibilidade, controle e segurança.
Ainda, a padronização dos modelos de contrato e a definição de fluxos de trabalho claros e eficientes também são dicas interessantes para gestores que querem evitar inconsistências e erros.
A integração do sistema de gestão de contratos com outras ferramentas e sistemas da empresa, como ERP e CRM, pode contribuir para a otimização dos processos e melhora na comunicação entre diferentes áreas do negócio.
A Bry oferece soluções que otimizam a gestão de contratos, promovendo a segurança jurídica, a agilidade e a padronização dos processos. O Bry Signer, por exemplo, permite a assinatura digital de contratos com validade jurídica, garantindo a integridade e a autenticidade dos documentos.
A solução facilita a autenticação das partes envolvidas e assegura a rastreabilidade dos registros com carimbo do tempo, tornando todo o processo mais seguro, escalável e confiável. Além disso, a Bry oferece soluções complementares, como o Bry Timestamp, que garante a integridade e a rastreabilidade de dados e documentos, registrando o momento exato de sua criação e modificação. Isso é fundamental para verificar a autenticidade das informações e detectar possíveis adulterações.
Adotando as soluções da Bry, as empresas podem centralizar e automatizar a gestão do ciclo de vida dos contratos, garantindo maior visibilidade, controle e segurança. Lembrando que a padronização dos modelos e a definição de fluxos de trabalho claros e eficientes também são essenciais para evitar inconsistências e erros.
Você gostou de saber mais sobre o ciclo de vida dos contratos? Aproveite para conferir o artigo: A validade da assinatura digital dura para sempre? E aprofunde o seu conhecimento sobre contratos no ambiente digital.
